Раздел «Задачи» — это полноценный таск-менеджер, предоставляющий широкие возможности по работе с задачами. Кроме того, существует три типа задач, с помощью которых вы можете отслеживать устранение нарушений.
Автоназначение задач — позволяет создавать задачи в автоматическом режиме при выполнении проверок.
Назначение задач из отчета по чек-листу — при просмотре отчета по проверке можно в один клик создать задачу ответственному сотруднику, который получит «вырезку» из чек-листа с комментарием и фотографией, а также система отобразит, на каком объекте необходимо работать над выполнением этой задачи.
Ручное добавление (автономные задачи) — позволяет назначать задачи любому сотруднику без привязки к чек-листам.
В данном разделе содержится информация по всем типам задач.
Раздел разбит на три основные вкладки:
Мои задачи — задачи, назначенные на вас
Назначенные мной — задачи, назначенные вами
С моим участием — задачи, в которых вы числитесь участником (наблюдателем)
Каждая вкладка группируется по статусам:
В работе — задача принята в работу исполнителем
Не принято — задача назначена исполнителю, но он еще не принял задачу к исполнению
На проверке — задача выполнена исполнителем и отправлена постановщику задачи на проверку
Завершенные — результат задачи принят постановщиком, задача закрыта
Отмененные — задача отменена по каким-либо причинам
В списке задач доступна следующая информация:
ID
Задача — под названием задачи отображается ее приоритет
Категория
Крайний срок исполнения
Ответственный — исполнитель
Назначил — постановщик задачи
Объект проверки
Назначено — дата назначения задачи
Примечание: задачи можно сортировать по алфавиту, порядковому номеру, крайнему сроку, дате назначения задачи и другим критериям
Приоритеты
Приоритеты служат для визуальной приоритизации задач в соответствии с их условной значимостью.
Доступные приоритеты:
Нет
Низкий
Средний
Высокий
В блоке фильтры доступен параметр Приоритет, позволяющий отсортировать задачи по приоритетам.
Контекстное меню
В списке задач напротив каждой задачи находится контекстное меню с возможностью перейти к просмотру, редактированию, отмене или удалению задачи.
Если вы случайно отменили задачу, можно вернуть ее в работу. Переходим на вкладку «Отмененные», выбираем задачу и кликаем на кнопку «Двоеточие», выбираем пункт Восстановить. Задача будет вновь в том же статусе, из которого она была отменена.
Есть возможность массово изменить ответственного в задачах. Для этого слева отмечаем галочкой необходимые задачи, нажимаем кнопку «Действия» — Делегировать, выбираем ответственного. Выбранные задачи будут делегированы на другого ответственного.
Подсмотреть
Если к задаче добавлены фотографии и / или комментарии, есть возможность увидеть их, не заходя в задачу, воспользовавшись кнопкой «Подсмотреть».
Действия с задачами
Для эффективной работы с задачами предусмотрены: быстрый поиск по названию задачи (поле Поиск), массовое назначение задач (кнопка «Масс. назначение»), создание задачи (кнопка «+») и фильтры.
Открываем задачу. Если задача была назначена с привязкой к пункту чек-листа, данная информация будет зафиксирована: отобразится номер проверки с возможностью перейти в отчет по данной проверке, и пункт чек-листа, из которого была назначена задача.
С помощью кнопки «Делегировать» вы можете назначить ответственным за выполнение задачи другого пользователя.
Примечание: делегирование задач позволяет делегировать поставленные задачи пользователям, при этом сотрудник, делегирующий задачу, остается в курсе всех изменений и может участвовать в обсуждении процесса выполнения задачи.
Эта функция очень удобна, если исполнитель уходит на больничный или в отпуск, а выполнение задачи не терпит отлагательства
Далее нажимаем кнопку «Принять задачу».
Если есть необходимость, добавляем участников, а именно наблюдателей — так они будут в курсе всех изменений по задаче.
Возможность обсуждения задач
Сервис сохраняет историю изменений в задачах, а именно:
дату и время постановки задачи
изменение статуса задачи
время постановки на паузу или возвращения в работу
прикрепленные к задаче файлы (фотографии, документы)
комментарии
Наличие этих элементов позволяет не только восстановить ход задачи, но и максимально объективно оценить процесс и принять меры для повышения эффективности при возникновении такой необходимости.
Редактирование комментария в задаче
Любой комментарий можно отредактировать или удалить. Пользователи могут редактировать или удалять комментарии в течение 1 часа, Администраторы — в любое время.
Редактирование: наводим курсор на оставленный комментарий > (1) нажимаем появившуюся кнопку «Три точки» > (2) выбираем Редактировать > (3) редактируем комментарий в текстовом поле > (4) кликаем на кнопку «Отправить»
(5) Опционально: кликнув на иконку Корзина, мы можем отменить изменения, внесенные во время редактирования
Удаление: наводим курсор на оставленный комментарий > нажимаем кнопку «Три точки» > выбираем Удалить (после удаления комментария вы можете его восстановить)
Также вы можете при необходимости удалять прикрепленные файлы (фотографии, документы и т.д.).
Завершение задачи
После принятия задачи в работу вы можете воспользоваться следующими функциями: Делегировать, Отсрочить (перенос срока выполнения задачи с указанием ее причины), Печать и Редактировать.
Для завершения задачи нажимаем кнопку «Выполнено», после чего задача передается ответственному лицу (постановщику), которое может как «Принять результат», так и «Вернуть в работу» данную задачу.
Подробнее о том, как создать задачу, как настроить автозадачи и создать задачи из отчета по чек-листу, вы можете прочитать в соответствующих статьях.