Конструктор чек-листов CheckOffice — это удобный и простой в использовании инструмент, с помощью которого можно создавать цифровые чек-листы.

Конструктор чек-листов CheckOffice

После заполнения шаблона чек-листа созданный чек-лист появится в списке чек-листов и откроется для формирования.

Drag-and-drop конструктор

Примечание: Конструктор работает по принципу Drag-and-drop (перетаскивание), за счет чего работать в конструкторе действительно очень просто.

Возьмите нужный элемент и поместите его в любое место чек-листа, либо кликните по элементу два раза.

Для формирования чек-листа мы можем воспользоваться предложенными слева вариантами:

Структура

  • Раздел

  • Категория

Основные пункты — участвуют в формировании общей оценки по чек-листам, каждому пункту можно присвоить определенный вес в числовом значении (условная значимость пункта)

  • «Да / Нет / NA»

  • «Шкала»

  • «Выбор из списка»

  • «Числовое поле»

  • «Чек-бокс»

  • «Дата и время»

Дополнительные пункты нет участвуют в формировании общей оценки по чек-листам

  • Фото

  • Текстовое поле

  • Информация

  • Подпись

Опции

  • Логика

  • Функция дублирования категории

  • Дополнительная информация

Для создания структуры чек-листа необходимо добавить как минимум:

  • Один раздел

  • Одну категорию

  • Один пункт

Группировка

Создавайте нужное вам количество разделов и категорий.

  • Раздел — это группа, в которую входят Категории

  • Категория — в нее входят пункты шаблона чек-листа

Типы пунктов

Пункты делятся на несколько типов — добавляйте необходимый тип пункта под конкретную задачу.

  • «Да / Нет / NA» — пункт, в котором можно выбрать один вариант ответа

  • «Шкала» — позволяет оценить что-либо от минимального значения до максимального. Например, от 1 до 10 с шагом 1

  • «Выбор из списка» — позволяет добавить любое количество вариантов ответов (выбрать можно только один вариант)

  • «Числовое поле» — позволяет проверяющему предоставить ответ в виде числа (цифры); можно задать единицу измерения (шт., г., кг., см. и другие)

  • «Чек-бокс» — позволяет напротив ответа поставить отметку — галочку

  • «Дата и время» — требует ввода даты и времени

  • «Фото» — требует необходимое количество фото

  • «Текстовое поле» — требует ввода текстового ответа

  • «Информация» — пункт несет информационный характер

  • «Подпись» — требует подпись

В одном шаблоне чек-листа можно использовать сразу все типы пунктов

Конструктор чек-листов поддерживает функцию автосохранения — сохраняет изменения в чек-листе после каждого изменения информации

Настройка пунктов проверки

Для того чтобы настроить пункт проверки, необходимо нажать на него — откроются параметры пункта.

Пункт «Да / Нет / NA»

Самый распространенный пункт. Служит для выявления нарушений.

Настройка пункта:

  • Задаем название пункта

  • Задаем описание пункта. Есть возможность вставлять кликабельные ссылки в описание пунктов - вы можете прикреплять любую дополнительную информацию из сторонних источников в чек-листы

  • Да (зеленая кнопка) – положительный ответ

  • Нет (красная кнопка) – отрицательный ответ

  • N/A (серая кнопка) – необязательный вариант, для его деактивации нужно просто стереть название варианта. Пункт может использоваться для "Пропуска" данного пункта при проведении проверки.

Варианты ответа можно изменять: например заменить формулировки Да, Нет - на Выполнено/Не выполнено, Соответствует/Не соответствует и пр.

  • Вес. Для данного пункта можем задать вес (значимость). Данный вес будет влиять на расчет результата проверки.
    При выборе в проверке варианта «Да» вес «плюсуется» в итоговый результат проверки.
    При выборе в проверке варианта «Нет» пункт будет засчитан с «нулевым» весом, если выбрано условие "Считать нарушением".
    При выборе в проверке варианта «N/A» подсчет в результат проверки будет зависеть от включенной функции "Не учитывать в общем результате» напротив варианта ответа


Основные параметры для ответов:

  • Обязательный ответ. Данная опция позволяет обязать сотрудника дать ответ по данному пункту. Если не будет выбран один из вариантов ответа – сотрудник не сможет завершить проверку

  • Принудительно включать в отчет. По умолчанию в отчет по проверке который уходит на почту предоставляется только список пунктов в которых выявлены нарушения

  • Автоматическая геопозиция. Геопозиция считается автоматически при выборе варианта ответа

  • Считать нарушением. Мы можем выбрать какой вариант ответа будет считаться за нарушение

  • Не учитывать в общем результате. Вес пункта при ответе "N/A" не будет учитываться в общем весе пунктов. В итоговый результат отчета не будут засчитаны баллы при пропуске пункта/выборе дополнительного варианта ответа.

  • Добавить фотопример. Мы можем добавить фото-примеры для наших сотрудников

Можно прикладывать любые фото:
- пример внешнего вида сотрудника
- схемы
- планы
- инструкции
- и пр.

Пункт "Шкала"

Данный пункт используется для предоставления сотруднику выбора оценки/балла пункта


Настройка пункта:

  • Задаем название пункта

  • Задаем описание пункта. Есть возможность вставлять кликабельные ссылки в описание пунктов - вы можете прикреплять любую дополнительную информацию из сторонних источников в чек-листы

  • Минимальный балл шкалы - устанавливает минимальный балл для ответа (от)

  • Максимальный балл шкалы - устанавливает максимальный балл для ответа (до)

  • Шаг. Устанавливает шаг при выборе ответа, например 2, 4, 6, 8, 10 или 3, 6, 9...

  • Нарушения ниже. Устанавливает порог ответа для фиксации отклонения, например ответ ниже 5 будет считаться нарушением

Вес. Для данного пункта можем задать вес (значимость). Данный вес будет влиять на расчет результата проверки.

Основные параметры для ответов:

  • Обязательный ответ. Данная опция позволяет обязать сотрудника дать ответ по данному пункту. Если не будет выбран один из вариантов ответа – сотрудник не сможет завершить проверку

  • Принудительно включать в отчет. По умолчанию в отчет по проверке который уходит на почту предоставляется только список пунктов в которых выявлены нарушения

  • Автоматическая геопозиция. Геопозиция считается автоматически при выборе варианта ответа

  • Добавить фотопример. Мы можем добавить фото-примеры для наших сотрудников

    Можно прикладывать любые фото:
    - пример внешнего вида сотрудника
    - схемы
    - планы
    - инструкции
    - и пр.

Пункт «Выбор из списка»

Данный пункт используется для предоставления сотруднику выбора одного из вариантов ответа


Настройка пункта:

  • Задаем название пункта

  • Задаем описание пункта. Есть возможность вставлять кликабельные ссылки в описание пунктов - вы можете прикреплять любую дополнительную информацию из сторонних источников в чек-листы

  • Добавляем необходимое кол-во вариантов

Вес. Для данного пункта можем задать вес (значимость). Данный вес будет влиять на расчет результата проверки. При выборе в проверке одного из вариантов ответа вес «плюсуется» в итоговый результат проверки. При выборе в проверке одного из вариантов ответа, пункт будет засчитан с «нулевым» весом, если выбрано условие "Считать нарушением"

Основные параметры для ответов:

  • Обязательный ответ. Данная опция позволяет обязать сотрудника дать ответ по данному пункту. Если не будет выбран один из вариантов ответа – сотрудник не сможет завершить проверку

  • Принудительно включать в отчет. По умолчанию в отчет по проверке который уходит на почту предоставляется только список пунктов в которых выявлены нарушения

  • Автоматическая геопозиция. Геопозиция считается автоматически при выборе варианта ответа

  • Считать нарушением. Мы можем выбрать какой вариант ответа будет считаться за нарушение

  • Добавить фотопример. Мы можем добавить фото-примеры для наших сотрудников

Можно прикладывать любые фото:
- пример внешнего вида сотрудника
- схемы
- планы
- инструкции
- и пр.

Пункт «Числовое поле»

Используется в случае, если вы хотите получить от сотрудника ответ в числовом значении

Настройка пункта:

  • Задаем название пункта

  • Задаем описание пункта. Есть возможность вставлять кликабельные ссылки в описание пунктов - вы можете прикреплять любую дополнительную информацию из сторонних источников в чек-листы

  • Выбираем ед. измерения из существующего списка, либо нажимаем кнопку "Добавить" и самостоятельно добавляем любую единицу измерения. Созданные вами ед. измерения можно изменить, либо удалить.


  • Можем задать «значение по умолчанию»

  • Считать нарушением. Мы можем выбрать какое числовое значение будет считаться за нарушение

Вес. Для данного пункта можем задать вес (значимость). Данный вес будет влиять на расчет результата проверки.

Основные параметры для ответов:

  • Обязательный ответ. Данная опция позволяет обязать сотрудника дать ответ по данному пункту. Если не будет выбран один из вариантов ответа – сотрудник не сможет завершить проверку

  • Принудительно включать в отчет. По умолчанию в отчет по проверке который уходит на почту предоставляется только список пунктов в которых выявлены нарушения

  • Автоматическая геопозиция. Геопозиция считается автоматически при выборе варианта ответа

  • Добавить фотопример. Мы можем добавить фото-примеры для наших сотрудников

Можно прикладывать любые фото:
- пример внешнего вида сотрудника
- схемы
- планы
- инструкции
- и пр.

Пункт "Чек-бокс"

Используется в случае, если вы хотите получить ответ от сотрудника в виде "галочки" для обозначения своего выбора.

Настройка пункта:

  • Задаем название пункта

  • Задаем описание пункта. Есть возможность вставлять кликабельные ссылки в описание пунктов - вы можете прикреплять любую дополнительную информацию из сторонних источников в чек-листы

  • Вводим текстовый вопрос

Вес. Для данного пункта можем задать вес (значимость). Данный вес будет влиять на расчет результата проверки. При выборе в проверке одного из вариантов ответа вес «плюсуется» в итоговый результат проверки. При выборе в проверке одного из вариантов ответа, пункт будет засчитан с «нулевым» весом, если выбрано условие "Считать нарушением"

Основные параметры для ответов:

  • Включать в отчет. По умолчанию в отчет по проверке который уходит на почту предоставляется только список пунктов в которых выявлены нарушения

  • Автоматическая геопозиция. Геопозиция считается автоматически при выборе варианта ответа

  • Считать нарушением. Мы можем выбрать при какой отметке пункт будет считаться за нарушение.

  • Добавить фотопример. Мы можем добавить фото-примеры для наших сотрудников

Можно прикладывать любые фото:
- пример внешнего вида сотрудника
- схемы
- планы
- инструкции
- и пр.

Пункт "Дата и время"

Используется в случае, если вы хотите получить от сотрудника ответ в виде даты и времени

Настройка пункта:

  • Задаем название пункта

  • Задаем описание пункта. Есть возможность вставлять кликабельные ссылки в описание пунктов - вы можете прикреплять любую дополнительную информацию из сторонних источников в чек-листы

  • Выбираем в какой форме будут запрашиваться данные дата/время/дата и время

Вес. Для данного пункта можем задать вес (значимость). Данный вес будет влиять на расчет результата проверки. При выборе в проверке одного из вариантов ответа вес «плюсуется» в итоговый результат проверки. При выборе в проверке одного из вариантов ответа, пункт будет засчитан с «нулевым» весом, если выбрано условие "Считать нарушением"

Основные параметры для ответов:

  • Обязательный ответ. Данная опция позволяет обязать сотрудника дать ответ по данному пункту. Если не будет выбран один из вариантов ответа – сотрудник не сможет завершить проверку

  • Включать в отчет. По умолчанию в отчет по проверке который уходит на почту предоставляется только список пунктов в которых выявлены нарушения

  • Автоматическая геопозиция. Геопозиция считается автоматически при выборе варианта ответа

  • Считать нарушением. Мы можем настроить при каком условии пункт будет считаться нарушением

  • Добавить фотопример. Мы можем добавить фото-примеры для наших сотрудников

Можно прикладывать любые фото:
- пример внешнего вида сотрудника
- схемы
- планы
- инструкции
- и пр.


Пункт "Фото"

Используется в случае, если вы хотите получить ответ от сотрудника в виде фотографий


Настройка пункта:

  • Задаем название пункта

  • Задаем описание пункта. Есть возможность вставлять кликабельные ссылки в описание пунктов - вы можете прикреплять любую дополнительную информацию из сторонних источников в чек-листы

  • Указать количество обязательных фото

Основные параметры для ответов:

  • Обязательный ответ. Данная опция позволяет обязать сотрудника дать ответ по данному пункту. Если не будет выбран один из вариантов ответа – сотрудник не сможет завершить проверку

  • Принудительно включать в отчет. По умолчанию в отчет по проверке который уходит на почту предоставляется только список пунктов в которых выявлены нарушения

  • Автоматическая геопозиция. Геопозиция считается автоматически при выборе варианта ответа

  • Добавить фотопример. Мы можем добавить фото-примеры для наших сотрудников

Можно прикладывать любые фото:
- пример внешнего вида сотрудника
- схемы
- планы
- инструкции
- и пр.



Пункт «Текстовое поле»

Используется в случае, если вы хотите получить ответ от сотрудника в текстовом формате

Параметры пункта:

  • Задаем название пункта

  • Задаем описание пункта. Есть возможность вставлять кликабельные ссылки в описание пунктов - вы можете прикреплять любую дополнительную информацию из сторонних источников в чек-листы

Основные параметры для ответов:

  • Обязательный ответ. Данная опция позволяет обязать сотрудника дать ответ по данному пункту. Если не будет выбран один из вариантов ответа – сотрудник не сможет завершить проверку

  • Принудительно включать в отчет. По умолчанию в отчет по проверке который уходит на почту предоставляется только список пунктов в которых выявлены нарушения

  • Автоматическая геопозиция. Геопозиция считается автоматически при выборе варианта ответа

  • Добавить фотопример. Мы можем добавить фото-примеры для наших сотрудников

Можно прикладывать любые фото:
- пример внешнего вида сотрудника
- схемы
- планы
- инструкции
- и пр.

Пункт "Информация"

Используется в случае, если вам необходимо проинформировать сотрудников

Основные параметры:

  • Добавить фотопример. Мы можем добавить фото-примеры для наших сотрудников

Можно прикладывать любые фото:
- пример внешнего вида сотрудника
- схемы
- планы
- инструкции
- и пр.

Пункт "Подпись"

Используется в случае, если необходимо подтвердить данные, которые содержатся в чек-листе.

Параметры пункта:

  • Задаем название пункта

  • Задаем описание пункта. Есть возможность вставлять кликабельные ссылки в описание пунктов - вы можете прикреплять любую дополнительную информацию из сторонних источников в чек-листы

Основные параметры для ответов:

  • Обязательный ответ. Данная опция позволяет обязать сотрудника дать ответ по данному пункту. Если не будет выбран один из вариантов ответа – сотрудник не сможет завершить проверку

  • Принудительно включать в отчет. По умолчанию в отчет по проверке который уходит на почту предоставляется только список пунктов в которых выявлены нарушения

  • Автоматическая геопозиция. Геопозиция считается автоматически при выборе варианта ответа


Логика:

Функция Логика поможет детально и гибко настроить чек лист под любой ваш запрос. С помощью ветвления, есть возможность задавать условие "Если"

Для того чтобы настроить логику выбранного пункта, нажимаем кнопку "Логика". Ниже появилось поле логического действия (триггер), теперь можем переходить к настройке логики

Примечание:

В каждом пункте можно настроить необходимые параметры:

  • Ответ обязателен

  • Включать в отчет

  • Автоматическая геопозиция

Выбираем вариант ответа "Да/Нет", при выборе ответа выбираем "Равно/Не равно/Любой", где каждое обозначение:

  • Равно - при выборе ответа "Равно Нет", действие будет распространяться только на ответ "Нет"

  • Не равно - при выборе ответа "Не равно Нет", действие будет распространяться на все варианты ответа, кроме варианта "Нет"

  • Любой - выбранное действие распространяется на все варианты ответа

Далее выбираем действие, добавляем дополнительный вопрос к пункту, либо запрашиваем информацию в виде комментария, фото, видео и т.д.

Есть возможность создавать глубину вложения логических действий из 3х уровней для этого нажимаем "Двоеточие" > "Добавить логику" и создаем разные ветки ответов и действий на выбранный пункт. Если вы случайно создали лишнюю логику, вы можете ее удалить, нажав на кнопку "Удалить логику"

Примечание: Глубина вложения логических действий возможна не более трех уровней

Разберем более подробно действие "Добавить вопросы". Выбираем самый популярный пункт "Да/Нет/NA" и задаем уточняющий вопрос в подпункте

Пример:

Мы задали уточняющий вопрос "Есть ли на территории мусорные урны?" и сотрудник отвечает "Нет", тогда в подвопросе мы нажимаем опять кнопку "Логика" и выбираем при ответе "Равно Нет" дополнительный вопрос в виде пункта "Текстовое поле". И просим сотрудника "Описать причину нарушения и сроки исправления". Тем самым, вы можете создать логические цепочки вложенностью до трех уровней.

При выборе действие "Запросить". Запрашиваем у сотрудника фото, видео, аудио, QR/штрихкод, комментарий, геопозицию.

  • Фото. Позволяет обязать сотрудника добавить необходимое кол-во фото к пункту. Мы можем настроить необходимый сценарий. Напротив необходимого варианта ответа нужно поставить галочку и выбрать минимальное кол-во фотографий. Сотрудник не сможет завершить проверку пока не добавит минимально необходимое кол-во фотографий при выборе определенного варианта ответа

  • Видео. Позволяет обязать сотрудника добавить видео к пункту. Мы можем настроить необходимый нам сценарий. Напротив необходимого варианта ответа нужно поставить галочку. Сотрудник не сможет завершить проверку пока не добавит видео при выборе определенного варианта ответа

  • Аудио.

  • QR/Штрихкод.

  • Комментарий. Позволяет обязать сотрудника оставить комментарий к пункту. Мы можем настроить необходимый нам сценарий. Напротив необходимого варианта ответа нужно поставить галочку. Сотрудник не сможет завершить проверку пока не оставит комментарий при выборе определенного варианта ответа

  • Геопозиция.

Функция дублирования категорий:

Для того чтобы настроить функцию дублирования категории чек листа необходимо включить в нужной вам категории цикличность "Сделать цикличной"

Как работает данный функционал:

При прохождении проверки пользователь может "Копировать категорию" неограниченное количество раз

Пример:

Проверяющий в продуктовом магазине проверяет холодильное оборудование. На одном объекте может быть один холодильник, на другом объекте 2-3 холодильника. И чтоб под каждый магазин не создавать несколько идентичных чек листов с минимальным отличием, сотрудник сможет самостоятельно продублировать категорию холодильное оборудование во время проверки

Дополнительная информация:

  • Порядок пунктов и привязку к категории можно менять, зажав левой кнопкой мыши на "значок" и переместив его

  • Порядок категорий и привязку к разделам можно менять, зажав левой кнопкой мыши на "значок" и переместив её

  • Порядок разделов можно менять, зажав левой кнопкой мыши у раздел на "значок" и переместив его

Дополнительные настройки:

В каждой категории есть возможность выбрать ответственных пользователей. Данным сотрудникам будут приходить уведомления при нарушении и будет предоставлен доступ на просмотр

Добавлять пункты можно из шапки категории

Добавлять разделы, категории и пункты можно так же из шапки раздел

Раздел / Категорию / Пункт можно скопировать, удалить. При удалении раздела – все категории и пункты в нем присутствующие будут удалены. При удалении категории – все пункты в ней присутствующие будут удалены

Раздел / Категорию / Пункт можно временно сделать не активным (физически не удаляя из чек-листа). В таком случае при назначении проверки данные Разделы / Категории / Пункты не будут участвовать в проверке

Поздравляем! Теперь вы можете создать свой уникальный чек-лист!


Более подробно о том "Как создать новый шаблон чек-листа" и "Создание задачи из отчета по чек-листу", вы можете ознакомиться в других статьях

Вы нашли ответ?