Мобильное приложение CheckOffice: инструкция

Пошаговое руководство по работе в мобильном приложении: выполнение проверок, работа с задачами и использование других функций

CheckOffice состоит из двух основных частей:

веб-интерфейса,
мобильного приложения.

Веб-интерфейс используется для:

настройки,
создания и редактирования шаблонов чек-листов,
просмотра результатов,
контроля выполнения,
работы с аналитикой и экспортом
и других управленческих задач.

Мобильное приложение используется для работы «в полях» — т. е. для выполнения процессов непосредственно в месте проверки.

С его помощью можно:

выполнять проверки и задачи,
добавлять комментарии,
прикладывать фотографии, видеозаписи и другие файлы,
вести переписку с коллегами,
создавать проверки через NFC и QR (если этот сценарий используется в вашей компании).

Мобильное приложение позволяет сотрудникам работать с мобильного устройства, без привязки к рабочему компьютеру.

Содержание:

Главное меню мобильного приложения

В нижнем меню мобильного приложения доступны разделы:

«Сегодня»
«Проверки»
«Задачи»
«Диалоги»
«Еще»

Сегодня

В разделе «Сегодня» отображаются актуальные проверки, задачи (включая просроченные) и другие действия на текущий день с возможность приступить к их выполнению.

Этот раздел помогает быстро оценить, что нужно выполнить в первую очередь.

Проверки

Раздел «Проверки» предназначен для работы с проверками.

Здесь можно:

просматривать проверки,
выполнять их,
создавать новые проверки (включая такие типы проверок, как обходы и фотоотчеты),
создавать NFC- и QR-проверки.

В этом разделе отображается список проверок, разбитый по статусам (сверху над списком):

«Назначенные» — проверки в статусе «Назначено»;
«В работе» — проверки в статусе «В работе» (к ним уже приступили, но еще не выполнили);
«На доработке» — статус только для фотоотчетов, подробнее см. здесь;
«Завершенные» — последние 300 проверок в статусе «Завершено» с возможностью просмотра отчетов по проверкам;
«Все» — все проверки.

Кнопка «Мои» в верхнем правом углу позволяет выбрать, какие проверки должны отображаться в списке.

Доступны следующие варианты:
— «Мои» — проверки, назначенные на вас;
— «Назначенные мной» — проверки, назначенные вами;
— «Все» — все проверки, доступные вам.

В карточке проверки могут отображаться:

№ проверки и количество выполненных пунктов,
кнопка действий «...» для удаления, редактирования или делегирования проверки,
дата и время начала и завершения (плановые),
объект проверок,
сотрудник, который назначил проверку,
шаблон чек-листа,
комментарий (дополнительная информация),
кнопка для выполнения.

Эти элементы могут отличаться в зависимости от прав доступа и типа проверки (например, если это обход).

Также здесь доступны следующие функции:

Фильтр по датам проверок находится в календаре в верхнем левом углу.
Синяя точка на дате показывает, что на этот день назначены проверки.
Чтобы отфильтровать проверки по нужной дате, нажмите на нее в календаре и нажмите «Применить»

Фильтр в верхнем правом углу позволяет отфильтровать проверки по нужным параметрам. С его помощью можно:
- отсортировать список по дедлайну или статусу,
- отфильтровать проверки по плановой дате начала и плановой дате завершения,
- показать только просроченные проверки,
- отфильтровать проверки по объектам проверок или их группам,
- отфильтровать по шаблону чек-листа и проверяющему,
- показать только проверки, только фотоотчеты, только обходы или все типы проверок сразу

Кнопки для создания NFC- и QR-проверок через сканирование NFC-метки или QR-кода соответственно (также в верхнем правом углу)
Поиск по № проверки (над вкладками статусов)
Кнопка «+» в нижнем правом углу для создания проверки

Как создать проверку

Чтобы создать новую проверку:

Перейдите в раздел «Проверки».
Нажмите кнопку «+» в нижнем правом углу.
На экране создания откройте вкладку «Проверки».
Заполните обязательные поля:
- Объект проверок
- Шаблон чек-листа
- Приступить — плановые дата и время начала
- Дедлайн — плановые дата и время завершения
- Назначить пользователю — проверяющий
При необходимости добавьте:
- Комментарий
- Ограничить зону проведения проверки — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров)
- Запрет на проведение проверки раньше даты и времени начала, установленных во временных параметрах — если включено, начать проверку раньше даты, установленной в поле Приступить, нельзя
Нажмите кнопку «Создать проверку».

Особенности

Проверка создается на основе выбранного шаблона чек-листа.
Проверка назначается выбранному пользователю (проверяющему).
Ограничение зоны проведения проверки связано с геопозицией.Важно: убедитесь, что на мобильном устройстве проверяющего включен доступ к геопозиции для мобильного приложения CheckOffice, а также включена сама функция определения местоположения.

Выполнение проверки

Если проверка назначена на текущий день, ее можно найти в разделе «Сегодня».

Полный список всех проверок доступен в разделе «Проверки».

Чтобы приступить к проверке:

Перейдите в раздел «Сегодня» или «Проверки».
Найдите нужную проверку.
Нажмите кнопку «Приступить к проверке».

После этого откроется экран с информацией о проверке, где отображается:

информация по объекту проверок,
комментарий к проверке и инструкция (если они были добавлены).

Далее нажмите кнопку «Приступить к проверке», чтобы открыть список:

разделов,
категорий
и пунктов проверки.

Нажмите на кнопку «Приступить к проверке», откроется проверка со списком разделов, категорий и пунктов.

Работа с пунктом проверки

Каждая проверка состоит из пунктов. В каждом пункте нужно зафиксировать информацию.

В пункте проверки можно:

выбрать вариант ответа;
добавить фото (с камеры или из галереи — в зависимости от настроек);
добавить видео (с камеры или из галереи — в зависимости от настроек);
добавить файл;
записать аудио;
отсканировать штрихкод;
добавить геопозицию;
оставить комментарий;
создать задачу, связанную с этим пунктом.

Ответы из предыдущей проверки

При выполнении проверки можно просматривать ответы из предыдущей проверки, выполненной на таком же объекте проверок по такому же шаблону чек-листа.

Эта функция доступна, если при создании проверки в веб-интерфейсе включена функция: «Показывать предыдущие ответы».

Завершенные проверки

После завершения проверка автоматически переходит в раздел «Проверки» на вкладку «Завершенные».

Чтобы посмотреть результаты:

Перейдите в раздел «Проверки».
Откройте вкладку «Завершенные».
Выберите нужную проверку.
Нажмите:
- «Посмотреть подробности»
- затем «Посмотреть отчет»
- затем «Полная версия»

В отчете по проверке доступны:

ответы по всем пунктам;
прикрепленные файлы;
комментарии;
связанные задачи;
выявленные нарушения.

Что происходит, если нет интернета

Если во время выполнения проверки отсутствует интернет:

проверка сохраняется в памяти мобильного приложения;
после восстановления соединения информация автоматически синхронизируется.

Как создать обход

Чтобы создать обход:

Перейдите в раздел «Проверки».
Нажмите кнопку «+» в нижнем правом углу.
На экране создания откройте вкладку «Обходы».
Заполните поля:
- Название обхода
- Описание обхода (при необходимости)
- Объект проверок
- Пользователь (выполняющий обход) — проверяющий
При необходимости вы можете добавить:
- Участников — сотрудников, которые присутствуют во время обхода
- Ограничить зону проведения проверки — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров). Ограничение зоны проведения проверки связано с геопозицией.Важно: убедитесь, что на мобильном устройстве проверяющего включен доступ к геопозиции для мобильного приложения CheckOffice, а также включена сама функция определения местоположения
Нажмите кнопку «Создать обход».

Особенности

Обходы позволяют выполнять проверку в свободном формате — без заранее подготовленного шаблона чек-листа. Во время выполнения проверяющий может самостоятельно добавлять замечания.
Обход можно назначить только на себя.
Участники — это сотрудники, которые присутствуют во время обхода. Они не могут добавлять замечания или вносить изменения в обход.

Как создать фотоотчет

Чтобы создать фотоотчет:

Перейдите в раздел «Проверки».
Нажмите кнопку «+» в нижнем правом углу.
На экране создания откройте вкладку «Группы ФО».
Заполните обязательные поля:
- Объект проверок
- Шаблон фотоотчета
- Приступить — плановые дата и время начала
- Дедлайн — плановые дата и время завершения
- Назначить пользователю — проверяющий
- Назначить валидатора — подробнее о валидации см. здесь
При необходимости заполните дополнительные параметры:
- Название группы ФО — используется для группировки фотоотчетов. Если оставить поле пустым, ему автоматически присвоится порядковый номер
- переключатель «Добавить фотоотчет в уже существующую группу ФО» — если включить, откроется выбор группы
- Завершать по дедлайну — включает функцию автоматического завершения по дедлайну, вне зависимости от того, был выполнен фотоотчет или нет
- Уведомить перед началом — укажите, за сколько часов
- Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько часов
- Ограничить зону проведения проверки — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров). Ограничение зоны проведения проверки связано с геопозицией. Важно: убедитесь, что на мобильном устройстве проверяющего включен доступ к геопозиции для мобильного приложения CheckOffice, а также включена сама функция определения местоположения
- Лимит итераций — установите от 1 до 20 (по умолчанию заполнено). Лимит ограничивает число циклов «доработка > проверка валидатором»
- Запрет на прохождение проверки раньше даты и времени начала, установленных во временных параметрах — если включено, начать проверку раньше даты, установленной в поле Приступить, нельзя
Нажмите кнопку «Создать фотоотчет».

Особенности

Фотоотчет создается в разделе «Проверки», но является отдельным типом проверки.
Фотоотчеты создаются внутри группы фотоотчетов. Это нужно для удобной классификации и хранения материалов: одна группа может объединять несколько фотоотчетов по одной теме. Поэтому при создании фотоотчета сначала нужно выбрать существующую группу или создать новую. Такой подход помогает:
— объединять связанные фотоотчеты в одном месте,
— поддерживать более удобную структуру и навигацию,
— упростить дальнейший поиск и просмотр материалов.

Как создать NFC- или QR-проверку

В разделе «Проверки» в верхнем правом углу могут отображаться отдельные кнопки для создания:

NFC-проверки
QR-проверки

Эти кнопки используются для быстрого создания проверки по метке или коду, если такой сценарий настроен на вашей площадке, подробнее см. здесь.

Как это работает

NFC-проверка создается при использовании NFC-метки
QR-проверка создается после считывания QR-кода

Особенности

Эти функции доступны только в том случае, если в вашей компании используется сценарий NFC/QR-проверок.
Для корректной работы нужно, чтобы устройство поддерживало нужный способ считывания и чтобы доступ к камере был разрешен.

Задачи

Раздел «Задачи» предназначен для работы с задачами.

Задача может быть создана:

вручную из мобильного приложения и веб-интерфейса,
из отчета по проверке,
автоматически из нарушения.

Задачи в мобильном приложении разбиты по статусам (вверху над их списком):

«В работе» — ответственный уже приступил к выполнению
«Не принято» — ответственный еще не приступил к выполнению
«На проверке» — ответственный выполнил задачу и отправил ее на проверку постановщику, который может или принять ее результат, или вернуть в работу
«Завершенные» — задачи, по которым постановщик принял результат
«Отмененные»

Как просматривать задачи

В разделе «Задачи» можно выбрать, какие именно задачи отображать.

Для этого нажмите кнопку «Мои» в верхнем правом углу и выберите нужный вариант:

«Мои» — задачи, назначенные на вас
«Назначенные мной» — задачи, назначенные вами на других
«С моим участием» — задачи, в которых вы являетесь наблюдателем
«Моя ЗО» — задачи, которые входят в вашу «Зону ответственности» и назначены на других

Фильтр

Нажав кнопку «Фильтр» в верхнем правом углу, можно отфильтровать задачи по следующим параметрам:

ID (№ задачи)
Дата назначения
Дедлайн
Приоритет
Ответственный
Постановщик (создатель)
Объекты проверок и их группы

Как создать задачу

Чтобы создать новую задачу:

Перейдите в раздел «Задачи».
Нажмите кнопку «+» в нижнем правом углу.
Заполните обязательные поля и нажмите кнопку «Готово».

На экране создания задачи доступны следующие поля:

Задача — название задачи
Описание задачи — необязательное поле
Категория
Ответственный
Дедлайн — 1 день, 3 дня или произвольная дата
Фото / файл — необязательное поле

Дополнительно можно указать:

Наблюдателей — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью комментировать и прикреплять файлы
Приоритет — без приоритета, низкий, средний, высокий
Объект проверок
Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной функции ответственному запрещено загружать медиа из галереи мобильного устройства
Обязательное вложение — требование к ответственному добавить как минимум одно вложение любого типа
Обязательный комментарий — требование к ответственному добавить комментарий
Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько часов

Что можно делать в задаче

Внутри задачи можно:

просматривать информацию по задаче;
менять статус задачи;
вести переписку и оставлять комментарии;
прикреплять файлы;
просматривать историю изменений.

Карточка задачи

Перейдите в раздел «Задачи» и выберите нужную задачу из списка — откроется экран с двумя вкладками:

Информация
История

Вкладка «Информация»

Во вкладке «Информация» отображается основная информация по задаче.

Здесь могут быть доступны:

№ задачи
Название задачи
Статус — например, «В работе», «Не принято», «Выполнено» и т. д.
Кнопка действия — доступное действие зависит от текущего статуса задачи
Описание
Объект проверок — если задача была создана с его указанием
Категория
Если задача была создана из проверки, в карточке также отображаются № проверки, название и описание пункта проверки, а также выбранный в нем ответ
Дедлайн
Ответственный
Наблюдатели
Вложения

Во вкладке «Информация» можно быстро посмотреть, к чему относится задача, кто за нее отвечает и какая информация была передана при создании.

Вкладка «История»

Во вкладке «История» отображается вся активность по задаче.

Здесь доступны:

история изменений статусов — кто, когда и какое действие выполнил,
возможность оставлять комментарии и вести переписку,
возможность редактировать или удалять свои комментарии,
кнопка для прикрепления файлов.

Чтобы отредактировать или удалить свой комментарий, нажмите на него и удерживайте.

К задаче можно прикрепить файл из следующих источников:

галерея
камера
диктофон
документ

Во вкладке «История» удобно отслеживать процесс работы по задаче.

Диалоги

Раздел «Диалоги» позволяет вести переписку с коллегами внутри мобильного приложения CheckOffice.

Диалоги можно использовать для рабочих вопросов внутри команды.

Что доступно в разделе «Диалоги»

В разделе «Диалоги» доступны:

список диалогов;
поиск по диалогам;
фильтрация диалогов;
создание нового диалога.

Можно фильтровать диалоги по источнику создания (в верхней части списка):

Все
По проверкам
По пунктам

Что это значит

По проверкам — диалоги, созданные из проверок.
По пунктам — диалоги, созданные из конкретных пунктов проверок.

Как создать диалог

Чтобы создать новый диалог:

Перейдите в раздел «Диалоги».
Нажмите кнопку «+» в нижнем правом углу.
Укажите участников.
Начните переписку.

Что можно делать в диалоге

Внутри диалога можно:

отправлять сообщения;
прикреплять файлы;
добавлять новых участников;
изменять название диалога;
покидать диалог.

Для отправки сообщения используется поле ввода в нижней части экрана.

Чтобы прикрепить файл, нажмите на значок скрепки рядом с полем ввода сообщения.
Можно прикреплять, например:

фотографии из галереи;
фотографии с камеры;
документы.

Чтобы добавить участников, открыть информацию о диалоге или изменить его название, нажмите на название диалога или иконку профиля в верхней части экрана.

В информации о диалоге доступны действия:

Пригласить участника
Изменить название диалога
Покинуть диалог

Еще

Раздел «Еще» содержит информацию о пользователе и настройки мобильного приложения.

В этом разделе могут отображаться:

ФИО
Должность
E-mail (логин)
Название вашей площадки (например, company.checkoffice.ru)
кнопка «Поддержка»
кнопка «Настройки»
кнопка «Выйти»
текущая версия приложения

Настройки

В разделе «Настройки» могут быть доступны параметры:

Сохранение фотографий на мобильном устройстве
Звук уведомления для диалогов

Набор настроек может отличаться в зависимости от версии мобильного приложения.

Если что-то не работает

Если в мобильном приложении что-то работает некорректно, рекомендуем:

Проверить подключение к интернету.
Обновить экран мобильного приложения.
Выйти из учетной записи и войти снова.
Проверить, установлена ли последняя версия мобильного приложения.
При необходимости переустановить мобильное приложение.

Если после этого ситуация сохраняется, обратитесь к нам через кнопку «Поддержка» в разделе «Еще».

Часто задаваемые вопросы

1. Почему у меня нет нужной кнопки, вкладки, объекта проверок и т. д.?

Чаще всего это связано с правами доступа или настройками вашей площадки.

Например, по этой причине может не отображаться:

кнопка создания проверки;
объект проверок;
шаблон чек-листа;
отдельные вкладки или действия в мобильном приложении.

Если нужный элемент должен быть вам доступен, попробуйте воспользоваться поиском в поле выбора. Если это не помогло — рекомендуем обратиться к «Администратору» вашей площадки.

2. Почему я не могу приступить к проверке?

Это возможно, если:

еще не наступило время начала (при включенном ограничении);
включено ограничение зоны проведения проверки;
на мобильном устройстве выключена геолокация;
мобильное приложение не получило доступ к геопозиции.

3. Почему я не могу завершить проверку?

Обычно это происходит, если внутри проверки не выполнены обязательные действия.

Например:

не выбран вариант ответа;
не добавлены обязательные комментарии;
не добавлены обязательные вложения и т. д.

4. Почему не сохраняются ответы, фотографии или файлы?

Чаще всего это связано с нестабильным интернет-соединением.