Планирование задач. Массовое планирование задач
❗Ссылка на видеоинструкцию в VK (ВКонтакте): Планирование задач.
В разделе «Планирование» вы можете запланировать график назначения задач с определенной периодичностью.
Рекомендуем предварительно выполнить следующую настройку (не обязательно):
1. Боковое меню слева > раздел «Задачи» > вкладка «Категории задач»
или
2. Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Категории задач» > вкладка «Категории задач»
Категории задач
Категории задач — это классификация задач по указанному признаку.
Нажмите на кнопку «+» для создания новой категории, введите название категории и нажмите кнопку «Добавить»:
Для редактирования или удаления категории нажмите на кнопку «:» в столбце справа от интересующей вас категории:
Планирование задач
Боковое меню слева > раздел «Планирование» > вкладка «Планирование задач» > кнопка «+ Заплан. задачу»
Создание планирования
Запланировать задачу
В открывшейся форме создания планирования выберите опцию «Запланировать задачу» и укажите необходимые данные:
Основные параметры
Название
«+ Добавить описание» — если текст названия достаточно «объемный», добавьте его в описание
Ответственные — исполнитель/исполнители задачи (если выбрано несколько ответственных, то для каждого будет создана отдельная задача)
«+ Наблюдатели» — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы
Дней на исполнение
Время крайнего срока — дедлайн
Объект — для прикрепления задачи к определенному объекту (не обязательно)
Вложения — в задачу можно прикрепить файлы для наглядности
Приоритет — Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий
Категория — с помощью категорий задачи удобнее фильтровать в общем списке (не обязательно)
Дополнительно — при активации этих параметров, перед закрытием задачи или отправкой ее на проверку постановщику, ответственный должен будет выполнить следующие требования:
Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить минимум одно вложение любого типа перед закрытием задачи
Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарий перед закрытием задачи
Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной опции исполнителю будет запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства
Учитывать «Зону ответственности» — задачи будут назначены только на тех пользователей, у которых выбранный вами объект проверок находится в «Зоне ответственности»
Уведомления
Уведомить перед дедлайном (За сколько часов уведомить?) — возможность предупредить исполнителя о завершении срока, отведенного на выполнение задачи
Периодичность
Произвольные даты — выбор нескольких произвольных дат для создания задачи
Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания задачи
Еженедельно — выбор дней недели для создания задачи
Каждый будний день (Пн-Пт) — планирование задачи на рабочие дни
Ежедневно — планирование задачи на каждый день
После ввода информации нажмите кнопку «Создать».
Графики задач можно приостановить — для этого используйте переключатель:
Вы можете массово изменить периодичность графиков, для этого отметьте чек-боксами интересующие вас планирования. Внизу экрана появится область с кнопкой «Массовое изменение планирования»:
Откроется форма для выбора периодичности. Выберите необходимую периодичность, включите или выключите графики планирований и нажмите кнопку «Сохранить».
Для быстрого поиска запланированных задач воспользуйтесь фильтрами:
Ответственные
Группы ответственных
Назначили
Группы назначивших
Объекты проверок
Входит в группы объектов
Приоритет
Тип повтора
Дата начала
Дата завершения
Категории
Чтобы скачать файлы, содержащие информацию о массовых назначениях, нажмите на кнопку «⋮».
Массовое планирование задач
Массовое планирование задач позволяет создать графики назначения задач на несколько исполнителей и объектов одновременно, а также задать иные критерии с возможностью гибкой настройки.
Боковое меню слева > раздел «Планирование» > вкладка «Планирование задач» > кнопка «+ Заплан. задачу»
Создание массового планирования задач
В открывшейся форме создания планирования выберите функцию «Массовое планирование» и введите необходимые данные:
Название
Хэштеги #Пользователь #Объект #Периодичность позволяют экономить время на написание названия планирования.
#Пользователь — автоматически пропишет в названии имя пользователя, который создал планирование.
#Объект — автоматически пропишет в названии объект, на который создано планирование.
#Периодичность — автоматически пропишет в названии заданную в планировании периодичность.
«+ Добавить описание» — если текст названия достаточно «объемный», добавьте его в описание
Дней на исполнение
Время крайнего срока — дедлайн
Пользователи
Группы пользователей
Включенные отдельные пользователи
Исключенные отдельные пользователи (поле необязательное)
Объекты
Группы объектов
Включенные отдельные объекты
Исключенные отдельные объекты (поле необязательное)
Вложения — в задачу можно прикрепить файлы для наглядности
Приоритет — Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий
Категория — с помощью категорий задачи удобнее фильтровать в общем списке (не обязательно)
Наблюдатели — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы
Дополнительно — при активации этих параметров, перед закрытием задачи или отправкой ее на проверку постановщику, ответственный должен будет выполнить следующие требования:
Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить минимум одно вложение любого типа перед закрытием задачи
Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарии перед закрытием задачи
Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной опции исполнителю будет запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства
Учитывать «Зону ответственности» — задачи будут назначены только на тех пользователей, у которых выбранный вами объект проверок находится в «Зоне ответственности»
Уведомления
Уведомить перед дедлайном (За сколько часов уведомить?) — возможность предупредить исполнителя о завершении срока, отведенного на выполнение задачи
Периодичность
Произвольные даты — выбор нескольких произвольных дат для создания задачи
Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания задачи
Еженедельно — выбор дней недели для создания задачи
Каждый будний день (Пн-Пт) — планирование задачи на рабочие дни
Ежедневно — планирование задачи на каждый день
После ввода информации нажмите кнопку «+ Создать».
После создания массового планирования графики по задачам появятся в разделе «Планирование» на вкладке «Планирование задач» в общем списке.
Графики по задачам можно приостановить, воспользовавшись переключателем:
Другие полезные статьи: Создание задачи