Планирование задач. Массовое планирование задач

Как запланировать задачи по графику


  1. Категории задач

  2. Планирование задач

  3. Массовое планирование задач

❗Ссылка на видеоинструкцию в VK (ВКонтакте): Планирование задач.

В разделе «Планирование» вы можете запланировать график назначения задач с определенной периодичностью.

Рекомендуем предварительно выполнить следующую настройку (не обязательно):


1. Боковое меню слева > раздел «Задачи» > вкладка «Категории задач»

или


2. Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Категории задач» > вкладка «Категории задач»


Категории задач

Категории задач — это классификация задач по указанному признаку.




Нажмите на кнопку «+» для создания новой категории, введите название категории и нажмите кнопку «Добавить»:





Для редактирования или удаления категории нажмите на кнопку «:» в столбце справа от интересующей вас категории:




Планирование задач


Боковое меню слева > раздел «Планирование» > вкладка «Планирование задач» > кнопка «+ Заплан. задачу»



Создание планирования

Запланировать задачу


В открывшейся форме создания планирования выберите опцию «Запланировать задачу» и укажите необходимые данные:

Основные параметры

  • Название

  • «+ Добавить описание» — если текст названия достаточно «объемный», добавьте его в описание

  • Ответственные — исполнитель/исполнители задачи (если выбрано несколько ответственных, то для каждого будет создана отдельная задача)

  • «+ Наблюдатели» — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы

  • Дней на исполнение

  • Время крайнего срока — дедлайн

  • Объект — для прикрепления задачи к определенному объекту (не обязательно)

  • Вложения — в задачу можно прикрепить файлы для наглядности

  • Приоритет — Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий

  • Категория — с помощью категорий задачи удобнее фильтровать в общем списке (не обязательно)

Дополнительно  при активации этих параметров, перед закрытием задачи или отправкой ее на проверку постановщику, ответственный должен будет выполнить следующие требования:

  • Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить минимум одно вложение любого типа перед закрытием задачи

  • Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарий перед закрытием задачи

  • Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной опции исполнителю будет запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства


  • Учитывать «Зону ответственности» — задачи будут назначены только на тех пользователей, у которых выбранный вами объект проверок находится в «Зоне ответственности»

Уведомления

  • Уведомить перед дедлайном (За сколько часов уведомить?) — возможность предупредить исполнителя о завершении срока, отведенного на выполнение задачи

Периодичность

  • Произвольные даты — выбор нескольких произвольных дат для создания задачи

  • Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания задачи

  • Еженедельно — выбор дней недели для создания задачи

  • Каждый будний день (Пн-Пт) — планирование задачи на рабочие дни

  • Ежедневно — планирование задачи на каждый день

После ввода информации нажмите кнопку «Создать».


Графики задач можно приостановить — для этого используйте переключатель:




Вы можете массово изменить периодичность графиков, для этого отметьте чек-боксами интересующие вас планирования. Внизу экрана появится область с кнопкой «Массовое изменение планирования»:




Откроется форма для выбора периодичности. Выберите необходимую периодичность, включите или выключите графики планирований и нажмите кнопку «Сохранить».




Для быстрого поиска запланированных задач воспользуйтесь фильтрами:

  • Ответственные

  • Группы ответственных

  • Назначили

  • Группы назначивших

  • Объекты проверок

  • Входит в группы объектов

  • Приоритет 

  • Тип повтора

  • Дата начала

  • Дата завершения

  • Категории 




Чтобы скачать файлы, содержащие информацию о массовых назначениях, нажмите на кнопку «⋮».




Массовое планирование задач

Массовое планирование задач позволяет создать графики назначения задач на несколько исполнителей и объектов одновременно, а также задать иные критерии с возможностью гибкой настройки.


Боковое меню слева > раздел «Планирование» > вкладка «Планирование задач» > кнопка «+ Заплан. задачу»




Создание массового планирования задач


В открывшейся форме создания планирования выберите функцию «Массовое планирование» и введите необходимые данные:


Название


Хэштеги #Пользователь #Объект #Периодичность позволяют экономить время на написание названия планирования.


#Пользователь — автоматически пропишет в названии имя пользователя, который создал планирование.


#Объект — автоматически пропишет в названии объект, на который создано планирование.


#Периодичность — автоматически пропишет в названии заданную в планировании периодичность.


«+ Добавить описание» — если текст названия достаточно «объемный», добавьте его в описание


Дней на исполнение


Время крайнего срока — дедлайн


Пользователи

  • Группы пользователей

  • Включенные отдельные пользователи

  • Исключенные отдельные пользователи (поле необязательное)

Объекты

  • Группы объектов

  • Включенные отдельные объекты

  • Исключенные отдельные объекты (поле необязательное)

  • Вложения — в задачу можно прикрепить файлы для наглядности

  • Приоритет — Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий

  • Категория — с помощью категорий задачи удобнее фильтровать в общем списке (не обязательно)

  • Наблюдатели — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы

Дополнительно  при активации этих параметров, перед закрытием задачи или отправкой ее на проверку постановщику, ответственный должен будет выполнить следующие требования:

  • Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить минимум одно вложение любого типа перед закрытием задачи

  • Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарии перед закрытием задачи

  • Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной опции исполнителю будет запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства


  • Учитывать «Зону ответственности» — задачи будут назначены только на тех пользователей, у которых выбранный вами объект проверок находится в «Зоне ответственности»

Уведомления

  • Уведомить перед дедлайном (За сколько часов уведомить?) — возможность предупредить исполнителя о завершении срока, отведенного на выполнение задачи

Периодичность

  • Произвольные даты — выбор нескольких произвольных дат для создания задачи

  • Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания задачи

  • Еженедельно — выбор дней недели для создания задачи

  • Каждый будний день (Пн-Пт) — планирование задачи на рабочие дни

  • Ежедневно — планирование задачи на каждый день

После ввода информации нажмите кнопку «+ Создать».


После создания массового планирования графики по задачам появятся в разделе «Планирование» на вкладке «Планирование задач» в общем списке.

Графики по задачам можно приостановить, воспользовавшись переключателем:





Другие полезные статьи: Создание задачи


👆 На этом пока всё