• Планирование задач. Массовое планирование задач

Графики задач
Содержание:
  1. Категории задач

  2. Планирование задач

  3. Массовое планирование задач

❗Ссылка на видеоинструкцию в VK: Планирование задач

В разделе «Планирование» можно настроить автоматическое назначение задач с определенной периодичностью.

Рекомендуем предварительно выполнить следующую настройку (не обязательно):

1. Боковое меню слева > раздел «Задачи» > вкладка «Категории задач» 

или

2. Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Категории задач» > вкладка «Категории задач»

Категории задач

Категории задач — это классификация задач по указанному признаку.

Нажмите на кнопку «+» для создания новой категории, введите название категории и нажмите кнопку «Добавить»:

Для редактирования или удаления категории нажмите на кнопку «:» в столбце справа от интересующей вас категории:

Планирование задач

Боковое меню слева > раздел «Планирование» > вкладка «Планирование задач» > кнопка «Заплан. задачу»

Выберите функцию «Запланировать задачу» и укажите следующую информацию:

Основные параметры

  • Название — введите название задачи

  • «Добавить описание» — используйте, если название получается слишком длинным. Основной текст можно вынести в описание

  • Ответственные — исполнитель/исполнители задачи (если выбрано несколько, для каждого создастся отдельная задача)

  • «Наблюдатели» — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы

  • Дней на исполнение — выберите количество дней

  • Время крайнего срока — укажите время в часах и минутах и нажмите кнопку «Применить»

  • Объект проверок — для прикрепления задачи к определенному объекту проверок (не обязательно)

  • Вложения — можно прикрепить файлы для наглядности

  • Приоритет — служит для удобства фильтрации (Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий)

  • Категория — с помощью категорий задачи удобнее фильтровать в общем списке (не обязательно)

Дополнительно

  • Комментарий — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

  • Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить как минимум одно вложение перед закрытием задачи

  • Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарии перед закрытием задачи

  • Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной опции исполнителю будет запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства


  • Учитывать «Зону ответственности» — задачи назначатся только на тех пользователей, у которых выбранный вами объект проверок находится в «Зоне ответственности»

Уведомления

  • Уведомить перед дедлайном — возможность предупредить исполнителя о дедлайне

Периодичность

  • Произвольные даты — выбор одной или нескольких произвольных дат назначения задачи
  • Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для назначения ежемесячной задачи. Ниже выберите дату, когда назначение задач должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
  • Еженедельно — выбор дней недели для назначения еженедельной задачи. Ниже выберите дату, когда назначение задач должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
  • Каждый будний день (Пн-Пт) — назначение задачи в рабочие дни недели. Ниже выберите дату, когда назначение задач должно прекратиться, или включите «Бессрочно»  
  • Ежедневно — назначение задачи на ежедневной основе. Ниже выберите дату, когда назначение задач должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 

Нажмите кнопку «Создать».

Графики по задачам можно приостановить, воспользовавшись переключателем в столбце «Состояние» справа — вкл./выкл их.

 Внимание: столбец «Дата завершения» показывает фактическую дату, после которой автоматическое наздачение задач по этому графику остановится согласно настройкам

Вы можете массово изменить периодичность — для этого отметьте графики чек-боксами. Внизу экрана появится область с кнопками. Выберите «Массовое изменение планирования»...

...и откроется форма для выбора периодичности.

Для быстрого поиска воспользуйтесь фильтром в верхнем правом углу.

Чтобы выгрузить файлы, содержащие информацию о массовых назначениях, нажмите на кнопку в виде иконки вертикального троеточия «⋮» > «Массовые назначения».

Для выгрузки планирований из Центра экспорта используйте кнопку «Экспорт планирования», которая находится под кнопкой «Массовые назначения».

Массовое планирование задач

Массовое планирование задач позволяет одновременно назначать задачи нескольким исполнителям и на несколько объектов проверок, а также задавать дополнительные критерии с гибкой настройкой. 

Боковое меню слева > раздел «Планирование» > вкладка «Планирование задач» > кнопка «Заплан. задачу»

Выберите функцию «Массовое планирование» и укажите следующую информацию:

  • Название — введите название задачи

  • Хэштеги #Пользователь #Объект #Периодичность помогают экономить время при создании названий.

    • #Пользователь — подставит ФИО пользователя, создавшего планирование

    • #Объект — подставит выбранные объекты проверок

    • #Периодичность — подставит выбранную периодичность

  • «Добавить описание» — используйте, если название получается слишком длинным. Основной текст можно вынести в описание

  • Дней на исполнение — выберите количество дней

  • Время крайнего срока — укажите время в часах и минутах и нажмите кнопку «Применить»

Пользователи

  • Группы пользователей

  • Включенные отдельные пользователи — выбор исполнителей. Если необходимо выбрать только этих исполнителей, оставьте поле выше пустым

  • Исключенные отдельные пользователи — можно исключить некоторых пользователей, входящих в выбранные группы

Объекты проверок

  • Группы объектов

  • Включенные отдельные объекты — выбор объектов проверок. Если необходимо выбрать только эти объекты проверок, оставьте поле «Группы объектов» пустым

  • Исключенные отдельные объекты — можно исключить некоторые объекты проверок, входящие в выбранные группы

  • Вложения — можно прикрепить файлы для наглядности 
  • Приоритет — служит для удобства фильтрации (Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий) 
  • Категория — с помощью категорий задачи удобнее фильтровать в общем списке (не обязательно)
  • Наблюдатели — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы

Уведомления

  • Уведомить перед дедлайном — возможность предупредить исполнителя о дедлайне

Дополнительно

  • Комментарий — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

  • Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить как минимум одно вложение перед закрытием задачи

  • Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарии перед закрытием задачи

  • Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной опции исполнителю будет запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства


  • Учитывать «Зону ответственности» — задачи назначатся только на тех пользователей, у которых выбранный вами объект проверок находится в «Зоне ответственности»

Периодичность

  • Произвольные даты — выбор одной или нескольких произвольных дат назначения задачи 
  • Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для назначения ежемесячной задачи.  Ниже выберите дату, когда назначение задач должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
  • Еженедельно — выбор дней недели для назначения еженедельной задачи. Ниже выберите дату, когда назначение задач должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
  • Каждый будний день (Пн-Пт) — назначение задачи в рабочие дни недели. Ниже выберите дату, когда назначение задач должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
  • Ежедневно — назначение задачи на ежедневной основе. Ниже выберите дату, когда назначение задач должно прекратиться, или включите «Бессрочно»

Нажмите кнопку «Создать».

Интересная статья: Создание задачи.

👆 На этом пока всё