Планирование задач: единичное и массовое
Дополнительные материалы: Планирование задач: единичное и массовое
Содержание:
В разделе «Планирование» можно настроить автоматическое создание задач с определенной периодичностью.
Категории задач
Категории задач — это инструмент для группировки задач по определенному признаку. Использование категорий помогает быстрее находить нужные задачи и анализировать их по направлениям работы. Например, можно создать категории «Технические работы», «Обслуживание», «Обучение», «Маркетинг» и т. д.
Рекомендуем предварительно выполнить следующую настройку (не обязательно):
1. Боковое меню слева > «Задачи» > «Категории задач»
2. Боковое меню слева > «Управление» > «Категории задач» > «Категории задач»
Нажмите на кнопку «+» для создания новой категории, введите название категории и нажмите кнопку «Добавить».
Для редактирования или удаления категории нажмите на кнопку «:» в столбце справа от интересующей вас категории.
Боковое меню слева > «Планирование» > «Планирование задач» > «Заплан. задачу»
Как создать планирование задач
- Откройте раздел «Планирование» > «Планирование задач».
- Нажмите «Запланировать задачу».
- Заполните параметры.
- Нажмите «Создать».
Заполните параметры.
Основные параметры
Название — введите название задачи
«Добавить описание» — используйте, если название получается слишком длинным. Основной текст можно вынести в описание
Ответственные — исполнитель/исполнители задачи (если выбрано несколько, для каждого создастся отдельная задача)
«Наблюдатели» — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы
Дней на исполнение — выберите количество дней
Время крайнего срока — укажите время в часах и минутах и нажмите кнопку «Применить»
Объект проверок — для прикрепления задачи к определенному объекту проверок (не обязательно)
Вложения — можно прикрепить файлы для наглядности
Приоритет — служит для удобства фильтрации («Без приоритета», «Низкий», «Средний», «Высокий»)
Категория — с помощью категорий задачи удобнее фильтровать в общем списке (не обязательно)
Дополнительно
Комментарий — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)
Вложение от исполнителя — требование к ответственному добавить как минимум одно вложение перед закрытием задачи
Комментарий от исполнителя — требование к ответственному добавить комментарии перед закрытием задачи
Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной функции ответственному будет запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства
Учитывать «Зону ответственности» — задачи создаются только для тех пользователей, у которых выбранный объект проверок находится в «Зоне ответственности»
Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна задачи должно прийти уведомление
- Произвольные даты — выбор одной или нескольких произвольных дат создания задачи
- Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания ежемесячной задачи.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Еженедельно — выбор дней недели для создания еженедельной задачи.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Каждый будний день (Пн-Пт) — создание задачи в рабочие дни недели.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Ежедневно — создание задачи на ежедневной основе.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Ежеквартально — создание задачи каждые 3 календарных месяца, начиная с выбранной даты.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Раз в несколько дней — введите количество дней, через которое должна автоматически создаваться новая задача.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Раз в несколько месяцев — введите количество месяцев, через которое должна автоматически создаваться новая задача.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
В настройках планирования можно включить параметр «Исключить праздничные дни» — в этом случае задачи не будут создаваться в праздничные даты. Список праздничных дней настраивается в разделе «Администрирование».
Графики по задачам можно приостановить, воспользовавшись переключателем в столбце «Состояние» справа — вкл./выкл их.
Внимание! Столбец «Дата завершения» показывает фактическую дату, после которой автоматическое наздачение задач по этому графику остановится согласно настройкам
Вы можете массово изменить периодичность — для этого отметьте графики чек-боксами. Внизу экрана появится область с кнопками. Выберите «Массовое изменение планирования»...
...и откроется форма для выбора периодичности.
Для быстрого поиска воспользуйтесь фильтром в верхнем правом углу.
Чтобы выгрузить файлы, содержащие информацию о массовых назначениях, нажмите на кнопку в виде иконки вертикального троеточия «⋮» > «Массовые назначения».
Для выгрузки планирований из «Центра экспорта» используйте кнопку «Экспорт планирования», которая находится под кнопкой «Массовые назначения».
Как создать массовое планирование задач
Массовое планирование задач позволяет одновременно назначать задачи нескольким исполнителям и на несколько объектов проверок, а также задавать дополнительные критерии с гибкой настройкой.
- Откройте раздел «Планирование» > «Планирование задач».
- Нажмите «Запланировать задачу».
- Выберите «Массовое планирование».
- Заполните параметры.
- Нажмите «Создать».
Заполните параметры.
Название — введите название задачи
Хэштеги #Пользователь #Объект #Периодичность помогают экономить время при создании названий.
#Пользователь — подставит ФИО пользователя, создавшего планирование
#Объект — подставит выбранные объекты проверок
#Периодичность — подставит выбранную периодичность
«Добавить описание» — используйте, если название получается слишком длинным. Основной текст можно вынести в описание
Дней на исполнение — выберите количество дней
Время крайнего срока — укажите время в часах и минутах и нажмите кнопку «Применить»
Пользователи
Группы пользователей
Включенные отдельные пользователи — выбор ответственных.
Если необходимо выбрать только этих ответственных, оставьте поле выше пустымИсключенные отдельные пользователи — можно исключить некоторых пользователей, входящих в выбранные группы
Объекты проверок
Группы объектов
Включенные отдельные объекты — выбор объектов проверок. Объект проверок — это место или единица контроля, к которой относится задача. Все результаты задачи привязываются к нему.
Если необходимо выбрать только эти объекты проверок, оставьте поле «Группы объектов» пустымИсключенные отдельные объекты — можно исключить некоторые объекты проверок, входящие в выбранные группы
- Вложения — можно прикрепить файлы для наглядности
- Приоритет — служит для удобства фильтрации (Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий)
- Категория — с помощью категорий задачи удобнее фильтровать в общем списке (не обязательно)
Наблюдатели — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы
Уведомления
Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна задачи должно прийти уведомление
Дополнительно
Комментарий — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)
Вложение от исполнителя — требование к ответственному добавить как минимум одно вложение перед закрытием задачи
Комментарий от исполнителя — требование к ответственному добавить комментарии перед закрытием задачи
Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной функции ответственному будет запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства
Учитывать «Зону ответственности» — задачи создаются только для тех пользователей, у которых выбранный объект проверок находится в «Зоне ответственности»
Периодичность
- Произвольные даты — выбор одной или нескольких произвольных дат создания задачи
- Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания ежемесячной задачи.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Еженедельно — выбор дней недели для создания еженедельной задачи.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Каждый будний день (Пн-Пт) — создание задачи в рабочие дни недели.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Ежедневно — создание задачи на ежедневной основе.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Ежеквартально — создание задачи каждые 3 календарных месяца, начиная с выбранной даты.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Раз в несколько дней — введите количество дней, через которое должна автоматически создаваться новая задача.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно» - Раз в несколько месяцев — введите количество месяцев, через которое должна автоматически создаваться новая задача.
Выберите дату, когда создание задачи должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
FAQ
Запланировал задачу, но ее нет в разделе «Задачи». Почему?
Откройте раздел «Планирование» > «Планирование задач» и проверьте:
— столбец «Состояние» — планирование должно быть включено
— столбец «Дата завершения» — если эта дата уже наступила, новые задачи по графику создаваться не будут
— настройки «Периодичности» в самом планировании — задача будет создана только в соответствии с выбранным графиком
Задачи из планирования создаются автоматически по расписанию. Если задача нужна сегодня, создайте ее вручную в разделе «Задачи». Если задачи должны создаваться без ограничения по времени, откройте планирование и включите настройку «Бессрочно».
Почему создалось больше планирований задач, чем я ожидал?
Чаще всего это происходит, если одновременно выбраны группы пользователей или объектов и отдельные пользователи или объекты. Если нужно создать планирования только для конкретных пользователей или объектов, оставьте поля групп пустыми.
См. также: Создание задачи в веб-интерфейсе