• Автозадачи

Как создавать автоматические задачи для устранения нарушений

❗Ссылка на видеоинструкцию в VK: Автозадачи

Автозадачи  это функция автоматического назначения задач при выявлении нарушений в проверках по заданному алгоритму.

В случае нарушения в определенном критерии (пункте) проверки исполнителю автоматически назначается задача на устранение нарушения. 

Задачи поступают от имени конкретного сотрудника, например, руководителя подразделения. 

Автозадачи экономят время компании — теперь не нужно вручную отправлять задачи по e-mail, WhatsApp и т. д. 

Боковое меню слева > раздел «Задачи» > вкладка «Автозадачи» 

или

Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Автозадачи» > вкладка «Автозадачи»

Вы можете редактировать автозадачи:

  • Переключатель (вкл./выкл.) в столбце «Состояние» (справа) позволяет включить или временно выключить автозадачу

  • Кнопка «:» слева от автозадачи позволяет редактировать, копировать и удалить автозадачу

Фильтры

Фильтры помогут быстро найти автозадачи. Фильтровать можно по шаблонам чек-листов, исполнителям («На кого») и категориям.

Создание автозадачи

Для создания алгоритмов воспользуйтесь кнопкой «+» на странице «Автозадачи».

Задайте условия:

  • Шаблон чек-листа, на основе критериев (пунктов) которого должны назначаться автоматические задачи

  • Зона ответственности — выбор объектов, при выполнении проверок на которых должны назначаться автоматические задачи. Если необходимо выбрать определенные объекты проверок (точечно), оставьте поле «Группы объектов» пустым

  • На кого — выберите, кто должен быть ответственным за выполнение:
    1. Пользователь — сотрудник, в «Зону ответственности» которого входят вышеуказанные объекты проверок
    2. Группа прав — при ее выборе автоматическая задача назначится на случайного сотрудника, входящего в нее
    3. Ответственный за объект — сотрудник, который отвечает за объект проверок (должен быть заранее выбран в одноименном поле в карточке объекта проверок)

  • От кого — выбор постановщика, от имени которого должны назначаться автоматические задачи; постановщик принимает результаты их выполнения.
    1. Пользователь — сотрудник, в «Зону ответственности» которого входят вышеуказанные объекты проверок
    2. Группа прав — при ее выборе автоматическая задача назначится от случайного сотрудника, входящего в нее
    3. Проверяющий — постановщиком автоматически назначается сотрудник, выполнивший проверку

  • Часов на исполнение — укажите срок, отведенный на выполнение задачи (в часах)

  • Наблюдатели — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы

  • Создавать задачу только в случае, если нет неисправленного нарушения на объекте — при включенной функции — если при выполнении проверки выявлены нарушения, сервис автоматически проверит, была ли уже назначена задача на устранение нарушения по этому критерию (пункту) проверки; если была — проверит статус задачи; если задача выполнена — назначит новую, а если еще не выполнена — создавать дубль задачи не будет

  • Категория задачи — благодаря категориям задачи удобно фильтровать в общем списке (не обязательно)

  • Вложения — можно прикрепить файлы для наглядности 

  • Дополнительно:

    • Комментарий — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

    • Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить как минимум одно вложение перед закрытием задачи

    • Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарии перед закрытием задачи

    • Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной функции исполнителю запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства

  • В правой части формы выберите критерии (пункты) шаблона чек-листа, по которым должны назначаться автоматические задачи при выявлении нарушений. Обратите внимание, что в критериях (пунктах) шаблона чек-листа должно быть заранее настроено, какие варианты ответа следует считать нарушением

Нажмите кнопку «Добавить», и созданный алгоритм появится в списке на странице «Автозадачи».

Обратите внимание, что автоматические задачи назначаются после того, как проверка приобретает статус «Завершено».

Интересные статьи: Создание задачи и Создание задачи из отчета по проверке.


👆 На этом пока всё