Дополнительные материалы: Автозадачи

Автозадачи — это функция автоматического назначения задач при выявлении нарушений в проверках по заданному алгоритму.

В случае нарушения в определенном пункте проверки исполнителю автоматически назначается задача на устранение нарушения. 

Задачи поступают от имени конкретного сотрудника, например, руководителя подразделения. 

Автозадачи экономят время компании — теперь не нужно вручную отправлять задачи по e-mail, WhatsApp и т. д. 

Перейти к настройке автозадач можно двумя способами:

1. Боковое меню слева > «Задачи» > «Автозадачи»

2. Боковое меню слева > «Управление» > «Автозадачи» > «Автозадачи»

Вы можете редактировать автозадачи:

• Переключатель (вкл./выкл.) в столбце «Состояние» (справа) позволяет включить или временно выключить автозадачу

• Кнопка «:» слева от автозадачи позволяет редактировать, копировать и удалить автозадачу

Фильтры

Фильтры помогут быстро найти автозадачи. Фильтровать можно по шаблонам чек-листов, исполнителям («На кого») и категориям.

Создание автозадачи

Для создания алгоритмов воспользуйтесь кнопкой «+» на странице «Автозадачи».

Задайте условия:

• Шаблон чек-листа, на основе пунктов которого должны назначаться автоматические задачи

• Зона ответственности — выбор объектов, при выполнении проверок на которых должны назначаться автоматические задачи. Если необходимо выбрать определенные объекты проверок (точечно), оставьте поле «Группы объектов» пустым

• На кого — выберите, кто должен быть ответственным за выполнение:
  1. Пользователь — сотрудник, в «Зону ответственности» которого входят вышеуказанные объекты проверок
  2. Группа прав — при ее выборе автоматическая задача назначится на случайного сотрудника, входящего в нее
  3. Ответственный за объект — сотрудник, который отвечает за объект проверок (должен быть заранее выбран в одноименном поле в карточке объекта проверок)

• От кого — выбор постановщика, от имени которого должны назначаться автоматические задачи; постановщик принимает результаты их выполнения.
  1. Пользователь — сотрудник, в «Зону ответственности» которого входят вышеуказанные объекты проверок
  2. Группа прав — при ее выборе автоматическая задача назначится от случайного сотрудника, входящего в нее
  3. Проверяющий — постановщиком автоматически назначается сотрудник, выполнивший проверку

• Часов на исполнение — укажите срок, отведенный на выполнение задачи (в часах)

• Наблюдатели — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы

• Создавать задачу только в случае, если нет неисправленного нарушения на объекте — при включенной функции — если при выполнении проверки выявлены нарушения, сервис автоматически проверит, была ли уже назначена задача на устранение нарушения по этому пункту проверки; если была — проверит статус задачи; если задача выполнена — назначит новую, а если еще не выполнена — создавать дубль задачи не будет

• Категория задачи — благодаря категориям задачи удобно фильтровать в общем списке (не обязательно)

• Вложения — можно прикрепить файлы для наглядности 

• Дополнительно:

  • Комментарий — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

  • Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить как минимум одно вложение перед закрытием задачи

  • Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарии перед закрытием задачи

  • Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной функции исполнителю запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства

• В правой части формы выберите пункты шаблона чек-листа, по которым должны назначаться автоматические задачи при выявлении нарушений. Обратите внимание, что в пунктах шаблона чек-листа должно быть заранее настроено, какие варианты ответа следует считать нарушением

Нажмите кнопку «Добавить», и созданный алгоритм появится в списке на странице «Автозадачи».

Обратите внимание, что автоматические задачи назначаются после того, как проверка приобретает статус «Завершено».

FAQ 

Почему автозадача не создалась?

Проверьте:

— включена ли автозадача (столбец «Состояние»)

— настроено ли нарушение в пункте шаблона чек-листа

— входит ли объект проверок в выбранную «Зону ответственности»

— завершена ли проверка (автозадачи создаются только после получения проверкой статуса «Завершено»)

См. также: Создание задачи в веб-интерфейсе, Создание задачи из отчета по проверке