Автозадачи

❗Ссылка на видеоинструкцию в VK: Автозадачи

Автозадачи — это функция автоматического назначения задач ответственным сотрудникам при выявлении нарушений в проверках по заданному алгоритму.

Задачи будут поступать от имени конкретного сотрудника, например, руководителя подразделения. В случае выявленного нарушения в определенном пункте проверки исполнителю будет автоматически назначена задача на устранение нарушения.

Автозадачи экономят время компании — теперь не нужно вручную отправлять задачи по e-mail, WhatsApp и т.д.

Боковое меню слева > раздел «Задачи» > вкладка «Автозадачи»

или

Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Автозадачи» > вкладка «Автозадачи»

Вы можете редактировать созданные автозадачи:

• Переключатель состояние (вкл./выкл.) позволяет временно включать или выключать автозадачи

• Редактировать

• Копировать 

• Удалить

  
  

Фильтры

Фильтры помогут быстро найти нужные автозадачи. Фильтровать можно по следующим критериям: Шаблонам чек-листов, На кого (назначена автозадача) и Категориям.

Настройка автозадачи

Для создания алгоритмов автозадач воспользуйтесь кнопкой «+».

Задайте условия назначения автозадачи:

• Шаблон чек-листа

• Зона ответственности — группы объектов и (или) отдельные объекты проверок
  
  При проведении проверки на выбранных объектах по данному шаблону чек-листа будут назначаться автозадачи
  
  

• На кого — выберите, кто будет ответственным за выполнение задачи:
  1) Пользователь — сотрудник, в «Зону ответственности» которого входят указанные выше объекты
  2) Группа прав

  3) Ответственный за объект — сотрудник, который отвечает за объект проверок (есть одноименное поле в карточке объекта проверок)

• От кого — выберите постановщика задачи; от имени данного сотрудника будет назначена задача, а также он будет принимать результаты после ее выполнения:
  1) Пользователь — сотрудник, в «Зону ответственности» которого входят указанные выше объекты
  2) Группа прав

  3) Проверяющий — постановщиком задачи автоматически назначается сотрудник, проводивший проверку на объекте

• Часов на исполнение — укажите срок, который будет дан сотруднику на выполнение задачи (в часах)

• Наблюдатели — пользователи с данным статусом не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы (как наблюдатели)

• Создавать задачу только в случае, если нет неисправленного нарушения на объекте — при включенной опции — если при проведении проверки были выявлены нарушения, сервис автоматически проверит, была ли уже назначена автозадача на устранение нарушения по данному пункту; если была — проверит статус задачи; если задача завершена — назначит новую, если не завершена — создавать дубль задачи не будет

• Категория задачи — по ней можно фильтровать задачи в общем списке

• Вложения — вы можете добавить файлы для наглядности

• Дополнительно — при активации этих параметров, перед закрытием задачи или отправкой ее на проверку исполнитель задачи должен будет выполнить требования: а) Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить минимум одно вложение любого типа перед закрытием задачи; б) Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарии перед закрытием задачи; в) Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной опции исполнителю будет запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства

• В правой части формы выберите пункты шаблона чек-листа, по которым будут назначаться автозадачи при выявлении нарушений

Для завершения настройки нажмите кнопку «Добавить», и созданный вами алгоритм будет добавлен в список автозадач.

Вас также могут заинтересовать следующие статьи: Создание задачи и Создание задачи из отчета по проверке.