Массовое назначение задач
❗Ссылка на видеоинструкцию в VK: Массовое назначение задач
Массовое назначение задач — это функция, которая позволяет назначать одну и ту же задачу сразу нескольким сотрудникам, выбрав исполнителей и объекты проверок в рамках одной настройки.
Важно:
При массовом назначении в CheckOffice для каждого выбранного исполнителя создается отдельная задача. Это позволяет отслеживать выполнение индивидуально. Массовое назначение не создает одну общую задачу на всех исполнителей.
Перед тем, как использовать функционал, убедитесь, что настроена «Зона ответственности»:
Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Пользователи» > вкладка «Пользователи» > кликнуть по строке с пользователем > в блоке «Зоне ответственности» настроить доступ к объектам проверок
Для массового назначения задач вы можете воспользоваться кнопкой быстрого доступа «+», расположенной на каждой странице в верхнем правом углу, или создать задачи из раздела «Задачи» — с помощью кнопки «+».
В открывшейся форме выберите функцию «Массовое назначение задач» и укажите следующую информацию:
Название — введите название задачи
Хэштеги #Пользователь и #Объект помогают экономить время при создании названий:
#Пользователь — автоматически подставит ФИО пользователя, создавшего задачи
#Объект — подставит названия объектов проверок
«Добавить описание» — используйте, если название получается слишком длинным. Основной текст можно вынести в описание
Дата и время крайнего срока — укажите дедлайн
Пользователи
Группы пользователей — при необходимости можно выбрать несколько
Включенные отдельные пользователи — выбор исполнителей. Если необходимо выбрать только этих исполнителей, оставьте поле «Группы пользователей» пустым
Исключенные отдельные пользователи — можно исключить некоторых пользователей, входящих в выбранные вами группы
Объекты проверок
Группы объектов — при необходимости можно выбрать несколько
Включенные отдельные объекты — выбор объектов проверок. Объект проверок — это место или единица контроля, к которой относится задача. Все результаты задачи привязываются к нему. Если необходимо выбрать только эти объекты проверок, оставьте поле «Группы объектов» пустым
Исключенные отдельные объекты — можно исключить некоторые объекты проверок, входящие в выбранные вами группы
Вложения — можно прикрепить файлы при наглядности
Приоритет — служит для удобства фильтрации (Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий)
Категория — благодаря категориям задачи удобно фильтровать в общем списке (не обязательно)
Наблюдатели — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы
Уведомления
Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна задачи должно прийти уведомление
Дополнительно
Комментарий — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)
Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить как минимум одно вложение перед закрытием задачи
Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарии перед закрытием задачи
Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной функции исполнителю запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства
Автоматически завершать задачу при наступлении крайнего срока — если включено, задача автоматически переведется в статус «Завершено» при наступлении дедлайна
Учитывать «Зону ответственности» — задачи будут назначены только на тех пользователей, которые имеют выбранные объекты проверок в «Зоне ответственности»
Далее нажмите кнопку «Создать», и исполнителям поступят уведомления (в зависимости от настроек уведомлений) о создании задач.
После создания задача появится в списке задач в статусе «Не принято». Для редактирования задачи нажмите на кнопку «:» слева от нее > Редактировать:
См. также: Создание задачи, Создание задачи из отчета по проверке
ℹ️ Подробная инструкция размещена в этой статье: https://help.checkoffice.ru/article/21710