Дополнительные материалы: Массовое назначение задач

Массовое назначение задач позволяет создать одинаковую задачу сразу для нескольких сотрудников. При создании задачи вы выбираете исполнителей и объекты проверок, после чего для каждого выбранного сотрудника автоматически создается отдельная задача.

Важно

Для каждого исполнителя создается отдельная задача. Общая задача на нескольких сотрудников не создается.

Как массово назначить задачи

1. Нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу любой страницы CheckOffice или в разделе «Задачи».
2. Выберите «Создать задачу».
3. Выберите «Массовое назначение задач».
4. Заполните параметры.
5. Нажмите «Создать».
   
   

Заполните параметры.

• Название — введите название задачи

• Хэштеги #Пользователь и #Объект помогают экономить время при создании названий:

  • #Пользователь — автоматически подставит ФИО пользователя, создавшего задачи

  • #Объект — подставит названия объектов проверок

• «Добавить описание» — используйте, если название получается слишком длинным. Основной текст можно вынести в описание

• Дата и время крайнего срока — укажите дедлайн

Пользователи

• Группы пользователей — при необходимости можно выбрать несколько

• Включенные отдельные пользователи — выбор исполнителей. Если необходимо выбрать только этих исполнителей, оставьте поле «Группы пользователей» пустым

• Исключенные отдельные пользователи — можно исключить некоторых пользователей, входящих в выбранные вами группы

Объекты проверок

• Группы объектов — при необходимости можно выбрать несколько

• Включенные отдельные объекты — выбор объектов проверок. Объект проверок — это место или единица контроля, к которой относится задача. Все результаты задачи привязываются к нему. Если необходимо выбрать только эти объекты проверок, оставьте поле «Группы объектов» пустым

• Исключенные отдельные объекты — можно исключить некоторые объекты проверок, входящие в выбранные вами группы

  
  

• Вложения — можно прикрепить файлы при наглядности

• Приоритет — служит для удобства фильтрации (Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий)

• Категория — благодаря категориям задачи удобно фильтровать в общем списке (не обязательно)

• Наблюдатели — не могут изменять статус задачи, но имеют доступ к ней с возможностью оставлять комментарии и прикреплять файлы

Уведомления

• Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна задачи должно прийти уведомление

Дополнительно 

• Комментарий — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

• Вложение от исполнителя — требование к исполнителю добавить как минимум одно вложение перед закрытием задачи

• Комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарии перед закрытием задачи

• Запрет загрузки медиа из галереи — при включенной функции исполнителю запрещено добавлять медиа из галереи мобильного устройства

• Автоматически завершать задачу при наступлении крайнего срока — если включено, задача автоматически переведется в статус «Завершено» при наступлении дедлайна
  
  

• Учитывать «Зону ответственности» — задачи будут назначены только на тех пользователей, которые имеют выбранные объекты проверок в «Зоне ответственности»

Далее нажмите кнопку «Создать», и исполнителям поступят уведомления (в зависимости от настроек уведомлений) о создании задач.

После создания задача появится в  списке задач в статусе «Не принято». Для редактирования задачи нажмите на кнопку «:» слева от нее > Редактировать.

FAQ 

Почему создалось больше задач, чем я ожидал?

Проверьте, не выбраны ли одновременно группы пользователей и отдельные пользователи, а также группы объектов и отдельные объекты проверок. В этом случае CheckOffice создаст задачи для всех пользователей и объектов из выбранных групп, а также для отдельно выбранных элементов. Если нужно назначить задачи только конкретным пользователям или на конкретные объекты, оставьте поля групп пустыми.

Я выбрал нескольких сотрудников, а задач создалось гораздо больше. Почему?

Скорее всего, в поле «Группы пользователей» выбрана одна или несколько групп. В этом случае задачи создаются для всех пользователей, входящих в выбранные группы.

Почему задачи назначились не всем выбранным сотрудникам?

Проверьте настройку «Учитывать „Зону ответственности“». Если она включена, задачи будут назначены только тем пользователям, у которых выбранные объекты проверок входят в «Зону ответственности».

Важно

Перед использованием функции убедитесь, что у пользователей настроена «Зона ответственности».

1. Откройте раздел «Управление» > «Пользователи» > «Пользователи».
2. Откройте учетную запись нужного пользователя.
3. В блоке «Зона ответственности» настройте доступ к необходимым объектам проверок.

См. также: Создание задачи в веб-интерфейсе, Создание задачи из отчета по проверке