❗Ссылка на видеоинструкцию в VK: Настройка е-mail отчетов и уведомлений

Настройка e-mail отчетов и уведомлений в карточках пользователей

Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Пользователи» > карточка пользователя > вкладка «Уведомления» > настроить уведомления > «Сохранить»

Основное

• Разрешить уведомления — включает или выключает отправку всех уведомлений

• Проверки / Обходы / Фотоотчеты / Задачи — можно отдельно настроить уведомления для каждого модуля. Ниже описаны настройки уведомлений для модуля «Проверки»

Фильтры

• Присылать уведомления по объектам проверок — если выбрать определенные объекты проверок, уведомления будут поступать только по ним

• Присылать уведомления по шаблонам чек-листов — можно ограничить уведомления определенными шаблонами чек-листов

• Только с нарушениями — при включении будут поступать отчеты по проверкам только с нарушениями

Настройка уведомлений

• Уведомление о назначении проверок — сообщает о создании проверок, в которых вы указаны проверяющим.
  Исключение: если вы одновременно являетесь и создателем проверки, и проверяющим, уведомление не отправляется по умолчанию.
  Чтобы получать его и в этом случае, включите фильтры «Присылать уведомления по объектам проверок» и «Присылать уведомления по шаблонам чек-листов», выбрав необходимые объекты и шаблоны

• Отчет по своим проверкам — отправляет отчет после выполнения проверки вами. Функция «отправлять повторно» позволяет не пропустить изменения: если после выполнения проверка, обход или фотоотчет редактируются, CheckOffice отправит обновленный отчет автоматически

• Отчет по чужим проверкам — отчеты по проверкам, выполненным другими пользователями

• Уведомление о просроченных проверках — поступает, если есть проверки с истекшим дедлайном

• Уведомление о дедлайне проверок — напоминание о приближающемся дедлайне проверки

• Уведомление о начале валидации проверок — уведомляет о том, что проверка передана на валидацию

Вы можете гибко настраивать уведомления — как каналы получения уведомлений (e-mail, push, «колокольчик» в веб-интерфейсе), так и уведомления о необходимых событиях для проверок, обходов, фотоотчетов и задач.

Внимание! Проверяющим по умолчанию поступают отчеты по проверкам, если проверки выполнялись на объектах, которые входят в их «Зону ответственности» 

«Зона ответственности» в карточке пользователя:  

Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Пользователи» > карточка пользователя > настроить доступ в «Зоне ответственности»

Настройки уведомлений для других модулей

• Обходы — почти те же настройки, что и для проверок. Отличие: фильтр «Только с замечаниями» вместо «Только с нарушениями», уведомления только об отчетах (своих и чужих)

• Фотоотчеты — почти те же настройки, что и для проверок: уведомления о назначении, отчеты по своим и чужим фотоотчетам, о дедлайне, просроченных фотоотчетах и начале валидации

• Задачи — уведомления: назначение, делегирование, добавление наблюдателя в задачу, комментарии, изменение статуса, отсроченная задача, дедлайн, просроченная задача. Вместо фильтров по объектам проверок и шаблонам чек-листов есть фильтр по приоритету (Без приоритета, Низкий, Средний, Высокий)

Рассылка e-mail отчетов по отдельным объектам проверок

Эта функция позволяет указать e-mail получателей в карточке объекта проверок. Все отчеты по проверкам, проведенным на этом объекте, будут автоматически отправляться на эти e-mail, даже если получатели не зарегистрированы в CheckOffice.

Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Объекты проверок» > карточка объекта проверок > вкладка «Адреса для рассылки» > «Добавить e-mail» > ввести e-mail адрес > «Сохранить»

Для удаления добавленного e-mail нажмите на кнопку «х» напротив адреса, который необходимо удалить.

Рассылка e-mail отчетов по всем проверкам

Боковое меню слева > раздел «Администрирование» > вкладка «E-mail» > Дополнительные адреса > «Добавить e-mail»

С помощью этой функции можно добавить e-mail сторонних получателей (например, собственника) для рассылки e-mail отчетов по всем проверкам, без необходимости регистрировать их в CheckOffice.

Уведомление при нарушении в шаблоне чек-листа

В шаблонах чек-листов есть возможность настроить уведомления при выявлении нарушений.

Как включить:

1. Откройте шаблон чек-листа в Конструкторе: раздел «Управление» > подраздел «Шаблоны чек-листов» > вкладка «Шаблоны чек-листов» или раздел «Проверки» > вкладка «Шаблоны чек-листов».

2. В настройках критерия (типы «Да  /Нет / N/A», «Шкала», «Выбор из списка», «Мультивыбор», «Числовое поле», «Чек-бокс», «Дата и время») включите функцию «Уведомление при нарушении».

Как настроить:

• После активации функции откроется окно выбора каналов уведомлений.

• Доступные варианты: e-mail, push и «колокольчик» (уведомления внутри CheckOffice).

• Можно выбрать, каким коллегам должны поступать уведомления, когда по этому критерию фиксируется нарушение.

Уведомления отправляются сразу после завершения проверки, если в ней выявлены нарушения по выбранным критериям.

⚠️ Также пользователи могут самостоятельно настроить уведомления в «Персональных настройках»