Оглавление

1. Описание раздела

2. Приоритеты

3. Действия с задачами

4. Архив задач

5. Начало работы с задачей

6. Обсуждение

7. Комментарии

8. Завершение задачи

Описание раздела

❗Ссылка на видеоинструкцию в VK (ВКонтакте): Раздел «Задачи».
​
Раздел «Задачи» — это полноценный таск-менеджер, предоставляющий широкие возможности по работе с задачами. Кроме того, в CheckOffice существует три типа задач, с помощью которых вы можете отслеживать устранение нарушений.
​
​

Раздел разбит на три основные вкладки:

• Задачи — содержит список всех задач, созданных в CheckOffice

• Категории задач — создание категорий задач для удобства фильтрации

• Автозадачи — позволяет создавать задачи в автоматическом режиме при выявлении нарушений в проверках
  ​

Помимо автоматических задач, в сервисе существуют еще 2 типа задач:

• Назначение задач из отчета по проверке — при просмотре отчета по проверке можно за пару кликов создать задачу, исполнитель который получит «вырезку» из проверки с комментариями и добавленными в пункт проверки медиа, также система отобразит, на каком объекте необходимо работать над выполнением задачи

• Ручное добавление (автономные задачи) — позволяет создавать задачи без привязки к проверкам

На вкладке «Задачи» располагаются следующие фильтры-вкладки:

• Мои задачи — задачи, назначенные на вас

• Назначенные мной — задачи, назначенные вами

• С моим участием — задачи, в которых вы числитесь участником (наблюдателем)

• В моей ЗО — задачи, назначенные на объекты проверок, входящие в вашу «Зону ответственности» (где ответственными за выполнение являются другие пользователи)

Каждая вкладка группируется по статусам:

• В работе — задача принята в работу исполнителем

• Не принято — задача назначена исполнителю, но он еще не принял ее к исполнению

• На проверке — задача выполнена исполнителем и отправлена постановщику задачи на проверку

• Завершенные — результат задачи принят постановщиком, задача закрыта

• Отмененные — задача отменена по каким-либо причинам

В списке задач доступна следующая информация:

• ID — № задачи

• Название задачи

• Приоритет задачи — низкий, высокий, средний или без приоритета

• Статус — В работе, Не принято, На проверке, Выполнено, Отменено, Просрочено

• Категория

• Дата и время крайнего срока выполнения

• Ответственный — исполнитель задачи

• Назначил — постановщик задачи

• Объект, относящийся к задаче

• Дата и время назначения задачи

Приоритеты

Приоритеты служат для визуальной приоритизации задач в соответствии с их условной значимостью.

Доступные приоритеты:

• Без приоритета

• Низкий

• Средний

• Высокий

В фильтрах доступен параметр Приоритет, позволяющий отсортировать задачи по приоритетам.

Для поиска задач доступны следующие фильтры:

• ID — номер задачи

• Дата назначения

• Дата крайнего срока

• Приоритет

• Ответственные

• Группы ответственных

• Назначили

• Группы назначивших

• Объекты

• Входит в группы объектов

• Категории

• Ответственные за объект

Действия с задачами

Напротив каждой задачи в последнем столбце справа находится контекстное меню «:» с возможностью перейти к просмотру, редактированию, отмене или удалению задачи (и ее делегированию — в зависимости от статуса задачи):

Если вы случайно отменили задачу, можно вернуть ее в работу. Перейдите на вкладку «Отмененные» > нажмите на кнопку «:» напротив интересующей вас задачи > Восстановить. Задача будет вновь в том же статусе, из которого она была отменена.
​
​

Есть возможность массово изменить ответственного в задачах. Для этого отметьте чек-боксами задачи, которые необходимо делегировать. Внизу экрана появится область с кнопками «Делегировать», «Отменить», «Удалить» и «Изменить статус». Выберите «Делегировать»:
​
​

Кнопка «Подсмотреть»

Если задача была создана из пункта проверки, и к пункту содержатся фото, есть возможность увидеть их, не заходя в задачу. Воспользуйтесь кнопкой «Подсмотреть».

Для эффективной работы с задачами предусмотрены: быстрый поиск по названию задачи, кнопка создания задач «+» (включая возможность массового назначения задач), кнопка «⋮» для перехода в Центр экспорта и архив задач (см. описание ниже), а также фильтры.

​

Архив задач

Архив задач — это раздел, в который перемещаются все удаленные задачи. Архив обеспечивает сохранность задач и возможность их восстановления при необходимости.

​В разделе «Задачи» нажмите на кнопку в виде вертикального троеточия «⋮» и выберите «Архив задач» в выпадающем меню
​

​Действия с задачами в архиве:

• Массовое выделение — вы можете отметить чек-боксами сразу несколько задач для выбора дальнейших действий

• Восстановление задач — можно вернуть задачи из архива в активное состояние

  

• Удаление задач — перманентное удаление задач

• Просмотр задач — каждая задача в архиве доступна для просмотра в привычном формате. Однако выполнять действия с задачами в архиве (такие, как редактирование, изменение статуса и др.) нельзя. Действия доступны только после восстановления задачи

Начало работы с задачей

Откройте задачу. Если задача была назначена с привязкой к пункту проверки, данная информация будет зафиксирована — отобразится № проверки с возможностью перейти в отчет по этой проверке, и пункт, из которого задача была создана.
​
​

Ниже отображаются медиа и файлы, добавленные в задачу:

С помощью кнопки «Делегировать» вы можете назначить ответственным за выполнение задачи другого пользователя.

Примечание: делегирование задач позволяет делегировать поставленные задачи пользователям, при этом сотрудник, делегирующий задачу, остается в курсе всех изменений и может участвовать в обсуждении процесса выполнения задачи.

Эта функция очень удобна, если исполнитель уходит на больничный или в отпуск, а выполнение задачи не терпит отлагательства
​

Чтобы взять задачу в работу, нажмите на кнопку: «Принять задачу».
​

Если есть необходимость, добавьте наблюдателей — они будут в курсе всех событий по задаче, но не смогут изменять ее статус.

Обсуждение

Сервис сохраняет историю изменений в задачах, а именно:

• дату и время постановки задачи

• изменение статуса задачи

• время постановки на паузу или возвращения в работу

• прикрепленные к задаче файлы

• комментарии

Наличие этих элементов позволяет не только восстановить ход задачи, но и максимально объективно оценить процесс и принять меры для повышения эффективности, если это необходимо.
​

Комментарии

Любой комментарий можно отредактировать или удалить. «Пользователи» могут редактировать или удалять комментарии в течение 1 часа, «Администраторы» — в любое время.

Редактирование: наводим курсор на оставленный комментарий > (1) нажимаем появившуюся кнопку «⋮» > (2) выбираем Редактировать > (3) редактируем комментарий в текстовом поле > (4) кликаем на кнопку «Отправить»

(5) Опционально: кликнув на иконку с изображением корзины, мы можем отменить изменения, внесенные во время редактирования
​

Удаление: наводим курсор на оставленный комментарий > нажимаем на кнопку «⋮» > выбираем Удалить (после удаления комментария вы можете его восстановить)
​

Также вы можете при необходимости удалять прикрепленные файлы (фотографии, документы и т.д.).
​
​

Обращаем ваше внимание, что при добавлении в задачу аудиофайлов вы можете воспользоваться удобной функцией расшифровки аудиозаписей, подробности в статье: Распознавание аудиозаписей.

Завершение задачи

После принятия задачи в работу вы можете воспользоваться следующими функциями: Делегировать, Отсрочить (перенос срока выполнения задачи с указанием причины), Печать и Редактировать.
​

Для завершения задачи нажимаем кнопку «Выполнено», после чего задача передается постановщику, который может как «Принять результат», так и «Вернуть в работу» эту задачу.
​
​

Подробнее о том, как создать задачу, как настроить автозадачи и создать задачи из отчета по проверке, вы можете почитать в соответствующих статьях.