Раздел «Задачи»
Оглавление
Описание раздела
Приоритеты
Действия с задачами
Архив задач
Начало работы с задачей
Обсуждение
Комментарии
Завершение задачи
Описание раздела
Раздел «Задачи» — это полноценный таск-менеджер, предоставляющий широкие возможности по работе с задачами. Кроме того, в CheckOffice существует три типа задач, с помощью которых вы можете отслеживать устранение нарушений.
Раздел разбит на три основные вкладки:
Задачи — содержит список всех задач, созданных в CheckOffice
Категории задач — создание категорий задач для удобства фильтрации
Автозадачи — позволяет создавать задачи в автоматическом режиме при выявлении нарушений в проверках
Помимо автоматических задач, в сервисе существуют еще 2 типа задач:
Назначение задач из отчета по проверке — при просмотре отчета по проверке можно за пару кликов создать задачу, исполнитель который получит «вырезку» из проверки с комментариями и добавленными в пункт проверки медиа, также система отобразит, на каком объекте необходимо работать над выполнением задачи
Ручное добавление (автономные задачи) — позволяет создавать задачи без привязки к проверкам
На вкладке «Задачи» располагаются следующие фильтры-вкладки:
Мои задачи — задачи, назначенные на вас
Назначенные мной — задачи, назначенные вами
С моим участием — задачи, в которых вы числитесь участником (наблюдателем)
В моей ЗО — задачи, назначенные на объекты проверок, входящие в вашу «Зону ответственности» (где ответственными за выполнение являются другие пользователи)
Каждая вкладка группируется по статусам:
В работе — задача принята в работу исполнителем
Не принято — задача назначена исполнителю, но он еще не принял ее к исполнению
На проверке — задача выполнена исполнителем и отправлена постановщику задачи на проверку
Завершенные — результат задачи принят постановщиком, задача закрыта
Отмененные — задача отменена по каким-либо причинам
В списке задач доступна следующая информация:
ID — № задачи
Название задачи
Приоритет задачи — низкий, высокий, средний или без приоритета
Статус — В работе, Не принято, На проверке, Выполнено, Отменено, Просрочено
Категория
Дата и время крайнего срока выполнения
Ответственный — исполнитель задачи
Назначил — постановщик задачи
Объект, относящийся к задаче
Дата и время назначения задачи
Приоритеты
Приоритеты служат для визуальной приоритизации задач в соответствии с их условной значимостью.
Доступные приоритеты:
Без приоритета
Низкий
Средний
Высокий
В фильтрах доступен параметр Приоритет, позволяющий отсортировать задачи по приоритетам.
Для поиска задач доступны следующие фильтры:
ID — номер задачи
Дата назначения
Дата крайнего срока
Приоритет
Ответственные
Группы ответственных
Назначили
Группы назначивших
Объекты
Входит в группы объектов
Категории
Ответственные за объект
Действия с задачами
Напротив каждой задачи в последнем столбце справа находится контекстное меню «:» с возможностью перейти к просмотру, редактированию, отмене или удалению задачи (и ее делегированию — в зависимости от статуса задачи):
Если вы случайно отменили задачу, можно вернуть ее в работу. Перейдите на вкладку «Отмененные» > нажмите на кнопку «:» напротив интересующей вас задачи > Восстановить. Задача будет вновь в том же статусе, из которого она была отменена.
Есть возможность массово изменить ответственного в задачах. Для этого отметьте чек-боксами задачи, которые необходимо делегировать. Внизу экрана появится область с кнопками «Делегировать», «Отменить», «Удалить» и «Изменить статус». Выберите «Делегировать»:
Кнопка «Подсмотреть»
Если задача была создана из пункта проверки, и к пункту содержатся фото, есть возможность увидеть их, не заходя в задачу. Воспользуйтесь кнопкой «Подсмотреть».
Для эффективной работы с задачами предусмотрены: быстрый поиск по названию задачи, кнопка создания задач «+» (включая возможность массового назначения задач), кнопка «⋮» для перехода в Центр экспорта и архив задач (см. описание ниже), а также фильтры.
Архив задач
Архив задач — это раздел, в который перемещаются все удаленные задачи. Архив обеспечивает сохранность задач и возможность их восстановления при необходимости.
В разделе «Задачи» нажмите на кнопку в виде вертикального троеточия «⋮» и выберите «Архив задач» в выпадающем меню
Действия с задачами в архиве:
Массовое выделение — вы можете отметить чек-боксами сразу несколько задач для выбора дальнейших действий
Восстановление задач — можно вернуть задачи из архива в активное состояние
Удаление задач — перманентное удаление задач
Просмотр задач — каждая задача в архиве доступна для просмотра в привычном формате. Однако выполнять действия с задачами в архиве (такие, как редактирование, изменение статуса и др.) нельзя. Действия доступны только после восстановления задачи
Начало работы с задачей
Откройте задачу. Если задача была назначена с привязкой к пункту проверки, данная информация будет зафиксирована — отобразится № проверки с возможностью перейти в отчет по этой проверке, и пункт, из которого задача была создана.
Ниже отображаются медиа и файлы, добавленные в задачу:
С помощью кнопки «Делегировать» вы можете назначить ответственным за выполнение задачи другого пользователя.
Примечание: делегирование задач позволяет делегировать поставленные задачи пользователям, при этом сотрудник, делегирующий задачу, остается в курсе всех изменений и может участвовать в обсуждении процесса выполнения задачи.
Эта функция очень удобна, если исполнитель уходит на больничный или в отпуск, а выполнение задачи не терпит отлагательства
Чтобы взять задачу в работу, нажмите на кнопку: «Принять задачу».
Если есть необходимость, добавьте наблюдателей — они будут в курсе всех событий по задаче, но не смогут изменять ее статус.
Обсуждение
Сервис сохраняет историю изменений в задачах, а именно:
дату и время постановки задачи
изменение статуса задачи
время постановки на паузу или возвращения в работу
прикрепленные к задаче файлы
комментарии
Наличие этих элементов позволяет не только восстановить ход задачи, но и максимально объективно оценить процесс и принять меры для повышения эффективности, если это необходимо.
Комментарии
Любой комментарий можно отредактировать или удалить. «Пользователи» могут редактировать или удалять комментарии в течение 1 часа, «Администраторы» — в любое время.
Редактирование: наводим курсор на оставленный комментарий > (1) нажимаем появившуюся кнопку «⋮» > (2) выбираем Редактировать > (3) редактируем комментарий в текстовом поле > (4) кликаем на кнопку «Отправить»
(5) Опционально: кликнув на иконку с изображением корзины, мы можем отменить изменения, внесенные во время редактирования
Удаление: наводим курсор на оставленный комментарий > нажимаем на кнопку «⋮» > выбираем Удалить (после удаления комментария вы можете его восстановить)
Также вы можете при необходимости удалять прикрепленные файлы (фотографии, документы и т.д.).
Обращаем ваше внимание, что при добавлении в задачу аудиофайлов вы можете воспользоваться удобной функцией расшифровки аудиозаписей, подробности в статье: Распознавание аудиозаписей.
Завершение задачи
После принятия задачи в работу вы можете воспользоваться следующими функциями: Делегировать, Отсрочить (перенос срока выполнения задачи с указанием причины), Печать и Редактировать.
Для завершения задачи нажимаем кнопку «Выполнено», после чего задача передается постановщику, который может как «Принять результат», так и «Вернуть в работу» эту задачу.
Подробнее о том, как создать задачу, как настроить автозадачи и создать задачи из отчета по проверке, вы можете почитать в соответствующих статьях.