Дополнительные материалы: Проверки

Проверка — это задание, созданное на основе шаблона чек-листа. Во время проверки сотрудник отвечает на вопросы, прикладывает вложения и фиксирует нарушения. 

В разделе «Проверки» формируется список всех проверок в сервисе, за исключением гостевых проверок. 

Путь: Боковое меню > «Проверки»

Содержание:

1. Проверки
2. Отчет по проверке
3. Действия с проверками
4. Массовые действия с проверками
5. Архив проверок
6. Выгрузка проверок
7. Фильтр

Проверки

На вкладке «Проверки» находятся удобные фильтры-вкладки, сортирующие проверки по категориям:

• «Все»

• «Мои»

• «Назначенные мной»

  ...и по статусам:

• «Все»

• «Назначенные»

• «В работе»

• «На валидации»

• «Завершенные» 

В списке проверок отображается краткая информация по каждой проверке:

• Статус проверки — цветовой индикатор («Назначено», «В работе», «Валидация», «Завершено» и дополнительный статус «Просрочено»)

• Приступить — дата и время начала проверки

• Завершено — дата и время завершения проверки

• № проверки

• Проверяющий

• Объект проверок

• Шаблон чек-листа

• Результат в баллах и %

• Количество выявленных нарушений

• Количество критических нарушений

• Устройство проведения проверки — иконка «компьютер» или «мобильное устройство»

Нажав на кнопку «+» в последнем столбце справа, можно добавить в список дополнительные столбцы:

Для создания проверки воспользуйтесь кнопкой «+»:

• в правом верхнем углу любой страницы CheckOffice — кнопка быстрого доступа;

• или в правом верхнем углу таблицы в разделе «Проверки».
  

Отчет по проверке

В отчете по проверке отображается подробная информация о проверке: результаты, ответы, фотографии, комментарии, нарушения, вложения и другие данные.

Чтобы открыть отчет по проверке, откройте нужную проверку в списке.

Подробнее о возможностях отчета по проверке см. статью: Отчет по проверке в веб-интерфейсе.

Действия с проверками

В списке проверок в последнем столбце напротив каждой проверки расположено контекстное меню «:» с выбором действий:

• Приступить, Продолжить или Редактировать — в зависимости от статуса проверки

• Просмотр — просмотр отчета по проверке

• Отсрочить — возможность перенести дедлайн проверки с указанием причины

• Параметры — редактирование параметров доступно только для проверок в статусе «Назначено»

• Удалить — перенос проверки в архив; если случайно удалили проверку, ее можно восстановить

• Выгрузить в Excel — выгрузка отчета по проверке в формате .xlsx

Массовые действия с проверками

Для списка проверок доступны массовые действия. Отметьте интересующие проверки, и внизу экрана появится область с кнопками:

• Отправить письмом — отправка отчета по проверке на e-mail пользователей

• Экспорт CSV — выгрузка проверок в файл .csv

• Массовая выгрузка — выгрузка проверок в архив с файлами .csv

• Удалить — удаление проверок

Архив проверок

Чтобы перейти в архив проверок, нажмите «⋮» в верхнем правом углу таблицы > «Архив».

Здесь доступен список удаленных проверок. Можно восстановить проверки или удалить их окончательно. В верхнем правом углу таблицы доступна кнопка перехода к активным проверкам и фильтр.

Для массовых действий отметьте несколько неактивных проверок — внизу появится область с кнопками «Восстановить» и «Удалить из архива».

Важно

При удалении проверки, задачи или других элементов они не удаляются окончательно, а перемещаются в архив.

Из архива данные можно восстановить при необходимости.

Окончательное удаление выполняется отдельно. После окончательного удаления восстановление возможно только через поддержку.

Выгрузка проверок

Для выгрузки проверок нажмите «⋮» в верхнем правом углу:

• Экспорт проверок — переход в «Центр экспорта» для выгрузки данных в файл в файл .csv или .xlsx

• Полный экспорт — выгрузка проверок в файл .csv или .xlsx. Единоразово можно выгрузить до 100 проверок. Для выгрузки максимально подробной информации по более 100 проверок рекомендуем «Центр экспорта» > «Проверки — пункты»

• Выгрузка проверок — переход на страницу «Выгрузка проверок».
  На этой странице в столбце «Результат» отображается статус выгрузки.
  Если статус «Успешно», нажмите на него, чтобы получить файл

• Массовые назначения — переход на страницу «Массовые назначения».
  В столбце «Результат» можно получить файлы с итогами и ошибками по каждому назначению

Таким образом, в CheckOffice доступны следующие способы выгрузки проверок:

• PDF-отчет — формируется из страницы отчета по по проверке
• Excel и CSV — используются для выгрузки данных через «Полный экспорт» (до 100 проверок) и «Центр экспорта»

Фильтр

Для удобства поиска предусмотрены фильтры:

• Приступить — фильтрация по плановому началу проверок

• Период даты завершения — фильтр, отражающий период, в который проверки были фактически переведены в статус «Завершено». ⚠️ Внимание! При выборе периода в разделе «Аналитика» используется именно этот фильтр. Чтобы данные в разделах «Проверки» и «Аналитика» совпадали, используйте фильтр «Период даты завершения»

• Период крайнего срока — фильтрация по плановому дедлайну проверок

• № проверок 

• Статус — «Назначено», «В работе», «Валидация», «Завершено»

• Устройство — компьютер или мобильное устройство. ⚠️ Внимание! Для определения модели мобильного устройства и подтверждения, что проверка была выполнена именно с него, в мобильном приложении CheckOffice должен быть включен доступ к геопозиции. Также необходимо, чтобы геолокация была включена на самом мобильном устройстве 

• Тип проверки — источник создания проверки: QR, NFC, вручную, из «Планирования»

• Просрочено — фильтрация по просроченным проверкам

• Пользователи — проверяющие

• Группы пользователей 

• Валидатор — удобная фильтрация по валидатору

• Шаблоны чек-листов, на основе которых созданы проверки

• Входит в группы объектов

• Объекты проверок

• Есть критические нарушения — фильтрация по проверкам с критическими нарушениями

• Валидируемые — проверки с валидацией

• Ответственные за объект проверок

  
  

FAQ

Как удалить проверку?

Откройте меню «:» напротив нужной проверки и выберите пункт «Удалить». Если действие недоступно, обратитесь к «Администратору» вашей площадки CheckOffice.

Удалил проверку. Как ее вернуть?

При удалении проверка перемещается в архив. Откройте «Проверки» > «⋮» > «Архив», найдите нужную проверку > «:» в столбце справа > «Восстановить».

Не могу найти проверку. Что делать?

Сначала убедитесь, что выбраны вкладки «Все» > «Все». Затем проверьте фильтры через кнопку «Фильтр» в правом верхнем углу и при необходимости сбросьте их. Также убедитесь, что проверка не была перемещена в архив.

Почему данные в разделе «Проверки» не совпадают с разделом «Аналитика»?

Для корректного сравнения используйте фильтр «Период даты завершения». Именно он используется при построении данных в разделе «Аналитика».

Можно ли выбрать другой объект проверок после создания проверки?

Да, но только пока проверка находится в статусе «Назначено».

Если проверка уже находится в статусе «В работе» или «Завершено», выбрать другой объект проверок нельзя. Это ограничение связано с тем, что объект проверок участвует в контроле геопозиции.

Можно ли изменить номер проверки (отчета)?

Нет. Номера проверок и отчетов присваиваются автоматически в порядке создания. Изменить их вручную нельзя.

См. также: Шаблоны чек-листов, Библиотека чек-листов в CheckOffice, Календарь проверок, Планирование проверок