• Гостевые проверки

Гостевые проверки — функционал, который позволяет проводить проверки без регистрации в CheckOffice. Доступ к гостевой проверке осуществляется по ссылке или QR-коду, а результаты автоматически сохраняются в CheckOffice. Гостевой доступ удобен для тайных покупателей, опросов клиентов/сотрудников и любых ситуаций, когда не нужно добавлять учетные записи.

Кому подходит: отдел продаж, отдел качества, HR, франчайзи и сети с широкой географией.

Преимущества:

• Быстрый старт — запуск проверок за минуты без создания учетных записей

• Широкий охват — доступно на любом устройстве с браузером

• Контроль на месте — отчеты и нарушения сразу в CheckOffice

Популярные кейсы:

• Пользуетесь услугами тайного покупателя? Отправьте ссылку — тайный покупатель проведет проверку в браузере на мобильном устройстве, а вы получите мгновенный отчет

• Нужно провести опрос внутри компании? Разошлите ссылку на гостевую проверку — сотрудники заполнят форму в удобном формате

• Нужна обратная связь от клиентов/посетителей? Распечатайте QR-код и разместите на видном месте — просматривайте результаты и ставьте задачи на устранение нарушений/замечаний

Гостевые проверки также подходят в других случаях, когда нет необходимости выдавать доступ к CheckOffice.

Создать гостевую проверку можно по любому шаблону чек-листа — пользователю достаточно перейти по специальной ссылке или отсканировать QR-код.

Предварительно настройте формы гостевого доступа. Перейти к ним можно двумя способами: 

1. Раздел «Гостевые проверки» > вкладка «Формы гостевого доступа»

2. Раздел «Управление» > подраздел «Гостевые проверки» > вкладка «Формы гостевого доступа»

Нажмите «Создать форму»:

Настройки:

• Логотип — отобразится в форме у гостя и в списке форм

• Название формы — например «Опрос сотрудников компании»

• Название компании

• Приветствие — например, можно кратко объяснить цель проверки и сколько времени это займет

• Прощание — сообщение после отправки формы

• Шаблон чек-листа — выберите шаблон чек-листа, по которому гость должен провести проверку

• Обязательно запросить у проверяющего — включает обязательное заполнение полей: ФИО, e-mail и телефон

• Запросить дополнительно > «Добавить» — добавьте любые поля, которые получать дополнительно. Если отметите поле чек-боксом — оно станет обязательным

• Ограничить объекты проверок — по умолчанию гостю доступны все объекты проверок. Чтобы сузить список, выберите один или несколько вариантов:

  • Группы объектов — включает в список все объекты проверок внутри выбранных групп

  • Включенные отдельные объекты — добавьте объекты проверок, которые должны быть доступны. Если необходимо выбрать только эти объекты проверок, оставьте поле «Группы объектов» пустым

  • Исключенные отдельные объекты — исключите из доступных некоторые объекты проверок (например, закрытые на ремонт)

После настройки нажмите «Предпросмотр», чтобы проверить, как выглядит форма. Если все верно, нажмите «Создать». Форма появится в списке, откуда можно получить ссылку и QR-код.

В списке форм нажмите «:» напротив нужной формы > «QR-код». 

Настройки:

• Размер изображения QR-кода на листе при печати

• Заполнить всю страницу при печати (размножить) — много копий на листе при печати

• Текст приветствия

• Предпросмотр QR-кода

• Ссылка на гостевую проверку

Нажмите «Распечатать» для печати QR-кода или отправьте ссылку гостю.

Гость сканирует QR-код или переходит по ссылке, выбирает объект проверок на карте или из списка...

...указывает информацию и приступает к гостевой проверке.

Важно! Списание гостевой проверки из вашего пакета происходит при нажатии гостем «Далее».

Нажмите «Архив», чтобы открыть удаленные формы. Там вы можете восстановить или навсегда удалить их через меню «:». Чтобы вернуться назад — нажмите «Активные формы».

В таблице доступен «Поиск», а также столбцы:

• Изображение — логотип

• Название — название формы

• Шаблон чек-листа

• Дата и время изменения — когда форма редактировалась последний раз

• Изменил — кто последним внес изменения

• Количество использований — сколько гостевых проверок создано

Как перейти к отчетам к гостевым проверкам:
Раздел «Гостевые проверки» > вкладка «Гостевые проверки»

Вверху доступна аналитика по гостевым проверкам: 

• Выполнено проверок сегодня

• Выполнено проверок всего

• Выявлено нарушений

• Средний результат (%)

В верхнем правом углу таблицы доступны: 

• Архив — переход к удаленным проверкам

• Экспорт проверок — выгрузка данных из Центра экспорта

• Полный экспорт — выгрузка данных

• Выгрузка проверок — информация о выгрузках

• Фильтр — можно фильтровать гостевые проверки по датам, №, статусу, объектам проверок и др.
  

В таблице доступны:

• Статус — состояние гостевой проверки (например, «Завершено»)

• Завершено — дата и время

• №

• Проверяющий — имя гостя

• Объект проверок

• Гостевая форма — название формы гостевого доступа

• Шаблон чек-листа

• Результат — в баллах и процентах (например, 11/15, 73%)

• Выявлено нарушений — количество нарушений

• Устройство 

• «:» — контекстное меню для строки

Меню действий: 

• Приступить / Продолжить / Редактировать — в зависимости от статуса

• Просмотр — перейти в отчет по гостевой проверке

• Удалить 

• Выгрузить в Excel

При выборе «Просмотр» или клике на строку в таблице открывается полный отчет по гостевой проверке. 

Верхняя панель:

• № и статус

• Кнопка «Обсудить проверку» — позволяет начать обсуждение в «Диалогах»

• Действия:

  • Выгрузить — в PDF или Excel. Отдельно можно выгрузить только с нарушениями

  • Поделиться — возможность поделиться гостевой ссылкой для просмотра

  • Распечатать — подготовить для печати

  • Приступить / Продолжить / Редактировать — внести изменения, если это необходимо

  • «⋮» — отправить на e-mail пользователя CheckOffice

Боковая панель слева:

• Аналитика отчета с CheckOffice AI — функция для включения автоматического анализа. Содержит общую сводку, выявленные нарушения и рекомендации по их исправлению

• Параметры — можно включить/выключить отображение геопозиции

• Показывать — «Все» или «Только нарушения»

• Структура шаблона чек-листа — список разделов и категорий и количество нарушений по каждому из них

• Дополнительная информация — количество прикрепленных фотографий, видеозаписей, аудиозаписей и штрих-кодов

Основное:

• Объект проверок — название и адрес (например, Склад «Северный», ул. Арбат, Москва).

• Шаблон чек-листа

• Результат проверки — процент выполнения и количество баллов (например, 74.29% — 26 из 35 баллов)

• Выявлено нарушений — количество нарушений по всем критериям

• Проверяющий — ФИО

• Информация о проверяющем — например, e-mail

• История — история действий

• Дата и время начала / завершения 

• Продолжительность