Содержание

1. Создание шаблона чек-листа

2. Формирование структуры

3. Типы критериев

4. Основные действия

5. CheckOffice AI

❗Ссылка на видеоинструкцию в VK (ВКонтакте): Создание нового шаблона чек-листа.

Создание шаблона чек-листа

В данной инструкции описано, как создавать и редактировать шаблоны чек-листов.

Для создания шаблона чек-листа откройте:
​

1. Боковое меню слева > раздел «Проверки» > вкладка «Шаблоны чек-листов» > кнопка «+ Создать чек-лист»
​
или

​2. Боковое меню слева > раздел «Управление» > подраздел «Шаблоны чек-листов» > вкладка «Шаблоны чек-листов» > кнопка «+ Создать чек-лист»
​

Далее выберите способ создания шаблона чек-листа:
​

1. Доступно создание шаблона чек-листа вручную (описано в данной статье)
​
2. Вы можете добавить готовый шаблон чек-листа из Библиотеки.
Мы разработали крупнейшую Библиотеку готовых чек-листов в РФ и странах СНГ и предоставляем бесплатный доступ к ней для наших пользователей. Из Библиотеки можно добавлять в CheckOffice уже готовые чек-листы, редактировать их в Конструкторе и использовать в работе. После добавления шаблона чек-листа из Библиотеки он сразу же отобразится в списке шаблонов чек-листов
​
3. На тарифах EXPERT и PREMIUM доступна генерация шаблона чек-листа с помощью искусственного интеллекта CheckOffice AI
​
​

Для создания шаблона чек-листа в ручном режиме нажмите на кнопку «+» в блоке «Создать вручную» и заполните ряд полей:

• Название

• Добавить шаблон чек-листа в группы (поле необязательное)

• Инструкция — инструкция по проведению проверки для проверяющего

Доступны следующие настройки:

• Цвет иконки — позволяет присвоить шаблону чек-листа цветовой индикатор для удобства навигации в списке шаблонов

• Линейное прохождение проверок — возможность включить запрет на переход к следующему пункту проверки без выполнения обязательных действий по предыдущему пункту. Здесь же можно активировать запрет на редактирование пунктов — если включено, при переходе к следующему пункту проверки редактировать предыдущие ответы будет запрещено

Параметры:

• Разрешить загрузку изображений из галереи — включение данной опции позволит сотрудникам добавлять фотографии из галереи телефона. По умолчанию сотрудник может добавлять только «живые» фотографии, сделанные с камеры устройства в момент проведения проверки

• Права на просмотр проверок по чек-листу — вы можете выбрать, кому (Пользователям или Группам прав) предоставить доступ на просмотр проверок по шаблону чек-листа. Остальные сотрудники не будут видеть в сервисе проверки, проведенные по выбранному шаблону чек-листа

• Права на проведение/назначение проверок по чек-листу — вы можете выбрать, каким сотрудникам предоставить доступ на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа

• Права на редактирование шаблона чек-листа — вы можете дать право коллегам редактировать созданный вами шаблон чек-листа. Данное право распространяется только на тех пользователей, в чьей Группе прав включено право Управление шаблонами чек-листов

• Обязательная геопозиция для начала и завершения проверки — включение функции добавляет в отчет геопозицию на момент начала и окончания проверки по данному шаблону чек-листа

После завершения настройки шаблона чек-листа нажмите кнопку «Создать», созданный шаблон чек-листа появится в общем списке и откроется для формирования в Конструкторе.

Формирование структуры

В левой части Конструктора находится прокручиваемый список вариантов критериев для формирования шаблона чек-листа, состоящий из:

• Структуры

• Основных типов критериев

• И дополнительных типов критериев

Структура — это разделы и категории вашего шаблона чек-листа (аналоги папок и подпапок на компьютере). Разделы содержат в себе категории, которые, в свою очередь, состоят из критериев.

Критерии — это формат вопроса для проведения проверки с использованием шаблона чек-листа.

Каждый критерий имеет уникальный вес и может содержать «Логику» — структуру, которая определяет, какие действия должны быть выполнены в зависимости от определенных условий или результатов предыдущих шагов.

Вес критерия — это его условная значимость, которая влияет на расчет результатов проверки.

«Логика» для критерия — это дополнительные условия, которые срабатывают в зависимости от выбранного варианта ответа.
​

ℹ️ Для создания структуры шаблона чек-листа необходимо добавить как минимум:
- Один раздел
- Одну категорию
- Один критерий

​С помощью кнопок 🔼 и 🔽 вы можете свернуть или развернуть любой элемент структуры.

Типы критериев

Основные критерии — участвуют в формировании общей оценки в проверке. Каждому критерию можно присвоить определенный вес в числовом значении (условная значимость критерия).

• «Да / Нет / N/A» — наиболее часто используемый критерий, в котором проверяющий может выбрать только один вариант ответа

• «Шкала» — позволяет оценить что-либо от минимального значения до максимального. Например, от 1 до 10 с шагом 1

• «Выбор из списка» — позволяет проверяющему выбрать один вариант ответа из составленного вами списка, а также задать для каждого варианта уникальный вес

• «Мультивыбор» — позволяет выбрать несколько вариантов ответов, и задать для каждого варианта уникальный вес

• «Числовое поле» — позволяет проверяющему предоставить ответ в виде числа (цифры); при этом можно задать единицу измерения (шт., г., кг., см. и другие)

• «Чек-бокс» — позволяет напротив ответа поставить отметку — «галочку»

• «Дата и время» — требует ввода даты и времени

Дополнительные критерии — не участвуют в формировании общей оценки по проверкам.

• «Фото» — требует указанное вами количество фото

• «Текстовое поле» — требует ввода текстового ответа

• «Информация» — критерий несет информационный характер для проверяющего

• «Подпись» — требует подпись

Конструктор работает по принципу Drag-and-drop (перетаскивание), за счет чего работать в Конструкторе действительно очень просто. Удерживая левую кнопку мыши, возьмите нужный элемент и переместите его в любое место шаблона чек-листа

Добавлять новые критерии можно тремя способами:

1. Drag-and-drop (перетаскивание) — позволяет оперативно формировать список разделов, категорий и критериев

2. Двойной клик по нужному критерию — в этом случае структурный элемент добавится вниз шаблона чек-листа, последним

3. Использовать кнопку «Добавить критерий» — критерий будет добавлен последним в рамках редактируемого вами раздела

ℹ️ В одном шаблоне чек-листа можно использовать одновременно все типы критериев

ℹ️ Конструктор поддерживает функцию автосохранения — автоматически сохраняет изменения после каждого внесения информации

Изменить название шаблона чек-листа можно, кликнув по его заголовку:
​

Основные действия

В верхней области Конструктора находятся кнопки (слева направо):

• Кнопка возврата к списку шаблонов чек-листов

• «Редактировать» — нажмите на нее, чтобы начать редактирование шаблона чек-листа. После нажатия на кнопку «Редактировать» на ее месте появится кнопка «Сохранить и выйти»

• Показать / Скрыть «Логику» «⏬» — при нажатии на кнопку раскроется «Логика» для тех критериев, где она была добавлена

• Включить/выключить сквозную нумерацию «🔟»

• Предварительный просмотр «👁️» — показать итоговый вид шаблона чек-листа в проверке (каким его увидит проверяющий). Вы можете проверить отображение на телефоне, планшете или ноутбуке, используя соответствующие кнопки-вкладки
  ​

  

• Чтобы загрузить шаблон чек-листа по образцу, воспользуйтесь кнопкой «⬇️». Загрузить шаблон чек-листа таким образом можно только с критериями «Да / Нет / N/A» и без «Логики».

  1. Скачать образец — скачайте образец для загрузки (XLSX-файл) и заполните его. Внимание! ​Для корректного импорта загружаемый шаблон чек-листа должен строго соответствовать образцу

  2. Протестировать загрузку — предварительно можно протестировать загрузку, загрузив шаблон чек-листа, созданный по образцу — при обнаружении ошибок в файле Excel появится оповещение, и вы сможете подкорректировать файл

  3. Загрузить — импортировать шаблон чек-листа в сервис

• Настройки шаблона чек-листа «⚙️» — текущие параметры

• Дополнительные опции «⁝»

  • Распечатать бланк — возможность распечатать шаблон

  • Скачать PDF

Также, в верхнем правом углу Конструктора под кнопками находится ссылка на обучающий видеоурок.
​

CheckOffice AI

Для клиентов, использующих тариф PREMIUM, доступен функционал перефразирования названий и описаний критериев, а также генерация новых критериев и категорий.

Перефразирование критериев

Для доступа к функционалу откройте шаблон чек-листа в Конструкторе и нажмите кнопку «Редактировать».
​
​

Во время редактирования для каждого критерия будет доступна кнопка «Т+», которая позволяет перефразировать, увеличить или сократить текст названий и описаний выбранных критериев.

Добавление критериев и категорий

При редактировании шаблона чек-листа вы можете использовать кнопки добавления критерия или категории, чтобы далее использовать функцию Checkoffice AI, которая сгенерирует и добавит новыую информацию в ваш шаблон чек-листа с учетом уже имеющихся данных.

При нажатии на кнопку «Добавить категорию с CheckOffice AI» автоматически добавляется одна категория с пятью критериями внутри.

Подробнее о настройке Конструктора можно почитать здесь: Конструктор чек-листов.

Также вам могут быть полезны следующие статьи: Отчет по проверке, Шаблоны чек-листов.