Дополнительные материалы: Шаблоны чек-листов

Что такое шаблон чек-листа

Шаблон чек-листа — это заранее настроенная структура проверки: разделы, категории, критерии, варианты ответов, «Логика» и т. д.

На основе шаблона чек-листа создаются проверки, которые затем выполняют сотрудники.

Перейти в подраздел можно двумя способами:  

1. Боковое меню слева > «Проверки» > «Шаблоны чек-листов»

2. Боковое меню слева > «Управление» > «Шаблоны чек-листов» > «Шаблоны чек-листов»

На этой странице содержится информация о каждом шаблоне чек-листа:

• Название шаблона чек-листа

• Название группы шаблонов чек-листов

• Дата последнего использования

• Дата и время последнего изменения шаблона чек-листа

• Пользователь, который последним вносил изменения

• Количество использований

Действия с шаблонами чек-листов

• Предпросмотр — предварительный просмотр проверки на основе выбранного шаблона чек-листа. Так можно увидеть, как проверка будет выглядеть для сотрудника, за исключением вложений

• Редактировать — переход в Конструктор для редактирования. Альтернативное действие для перехода в Конструктор — кликнуть на строку с шаблоном чек-листа

• Параметры — редактирование параметров шаблона чек-листа

• Дублировать — дублирование шаблона чек-листа (для создания нового на основе текущего)

• Изменить позицию — укажите № позиции шаблона чек-листа в списке

• Удалить — перенос шаблона чек-листа в архив. Если шаблон чек-листа был удален, его можно восстановить из архива

Чтобы перейти к действиям, нажмите «:» в столбце справа.

Массовые действия с шаблонами чек-листов

• Удалить — отметьте чек-боксами шаблоны чек-листов, которых необходимо удалить. Внизу экрана появится область с кнопкой «Удалить»

Элементы управления в верхнем правом углу

• С помощью кнопки «Создать чек-лист» можно:

  1. создать шаблон чек-листа вручную
  2. добавить готовый шаблон чек-листа из Библиотеки чек-листов в CheckOffice
  3. сгенерировать шаблон чек-листа с помощью CheckOffice AI
     

• Поиск по названию шаблона чек-листа

• Кнопка «⋮» — открывает дополнительное меню. Здесь можно перейти в «Центр экспорта» для выгрузки данных или в архив, где хранятся удаленные шаблоны чек-листов. В архиве их можно:

  • Восстановить — вернуть в список активных

  • Удалить окончательно

  • Важно: при удалении шаблона чек-листа он не удаляется окончательно, а перемещается в архив. Из архива данные можно восстановить при необходимости. Окончательное удаление выполняется отдельно. После окончательного удаления восстановление возможно только через поддержку

• Чтобы восстановить или удалить шаблон чек-листа, нажмите кнопку «:» в правом столбце и выберите соответствующее действие. Чтобы вернуться к активным шаблонам чек-листов, нажмите кнопку «Активные шаблоны» в верхней части страницы

Фильтры

С помощью фильтров в верхнем правом углу вы можете найти шаблоны чек-листов из выбранных групп.

Группы шаблонов чек-листов

1. Боковое меню слева > «Проверки» > «Группы шаблонов»

2. Боковое меню слева > «Управление» > «Шаблоны чек-листов» > «Группы шаблонов»

Группы шаблонов помогают структурировать шаблоны чек-листов и быстрее находить нужные в списке. Здесь вы можете группировать шаблоны чек-листов по выбранному признаку, например, по типу проверки (ежедневная, санитарная), по подразделениям (менеджер) или по типу объектов проверок (магазин, ресторан, склад).

Нажмите на кнопку «Добавить группу» в верхнем правом углу.

• В открывшемся окне введите название группы

• Добавьте в нее шаблоны чек-листов (опционально)

Нажмите кнопку «Добавить».

Чтобы отредактировать группу, нажмите на кнопку «:» в столбце справа или кликните на строку с группой.

В открывшемся окне вы можете внести изменения и сохранить их, или удалить группу.

FAQ

Чем шаблон чек-листа отличается от проверки?

Шаблон чек-листа — это структура предстоящей проверки.
Проверка — это созданный экземпляр шаблона чек-листа, который назначается сотруднику для выполнения.

Можно ли восстановить удаленный шаблон чек-листа?

Да. При удалении шаблон чек-листа переносится в архив. Из архива его можно восстановить.

Для чего нужны группы шаблонов чек-листов?

Группы помогают распределять шаблоны чек-листов по типам проверок, подразделениям или другим признакам.

Можно ли создать шаблон чек-листа автоматически?

Да. Можно добавить готовый шаблон из Библиотеки чек-листов в CheckOffice или сгенерировать с помощью CheckOffice AI.

Почему изменения шаблона чек-листа не появились в уже созданной проверке?

После создания проверки используется экземпляр шаблона чек-листа, который фиксируется на момент создания проверки.

Поэтому изменения, внесенные в шаблон чек-листа позже (например, новые вопросы, измененная «Логика» и другие настройки), не применяются к уже созданным проверкам. Они будут использоваться только в проверках, созданных после сохранения изменений в шаблоне чек-листа.

Создайте новую проверку (или дождитесь создания новой проверки по планированию, если используется планирование). 

Примечание

В статьях CheckOffice термины «шаблон чек-листа» и «чек-лист» могут использоваться как равнозначные.

Терминология

— шаблон чек-листа = чек-лист
— проверка = экземпляр шаблона чек-листа, созданный для выполнения
— критерий = пункт шаблона чек-листа и проверки на его основе

См. также: Конструктор чек-листов в CheckOffice, Отчет по проверке в веб-интерфейсе, Создание шаблона чек-листа