Дополнительные материалы: Планирование проверок

В разделе «Планирование» вы можете создавать графики проведения проверок с определенной периодичностью, а также редактировать текущие.

Как создать планирование проверок

• Откройте раздел «Планирование» > «Планирование проверок». 
• Нажмите «Запланировать проверку».
• Заполните параметры. 
• Нажмите «Создать».

Внимание: после создания графика проверок из раздела «Планирование» проверки создадутся в CheckOffice и станут доступными для проведения не ранее указанных дат

Заполните параметры.

Основные параметры

• Название — например, «Ежедневная проверка менеджера по продажам»
• Объект проверок — это место или единица контроля, к которой относится проверка. Все результаты проверки привязываются к нему
• Шаблон чек-листа, на основе которого создается проверка
• Назначить пользователю — выберите проверяющего. Проверяющий — сотрудник, которому назначается проверка. Он отвечает за ее выполнение. Можно выбрать существующее значение или с помощью кнопки «+» добавить новое, которое автоматически добавится в список на выбор

Комментарий к проверке

• «Добавить комментарий» — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

Периодичность 

• Произвольные даты — выбор одной или нескольких произвольных дат создания проверки
• Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания ежемесячной проверки.Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
• Еженедельно — выбор дней недели для создания еженедельной проверки.Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Каждый будний день (Пн-Пт) — создание проверки в рабочие дни недели.Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Ежедневно — создание проверки на ежедневной основе.Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Ежеквартально — создание проверки каждые 3 календарных месяца, начиная с выбранной даты.Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Раз в несколько дней — введите количество дней, через которое должна автоматически создаваться новая проверка.Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Раз в несколько месяцев — введите количество месяцев, через которое должна автоматически создаваться новая проверка.Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»

В настройках планирования можно включить параметр «Исключить праздничные дни» — в этом случае задачи не будут создаваться в праздничные даты. Список праздничных дней настраивается в разделе «Администрирование».

Временные параметры

• Время начала — выберите часы и минуты и нажмите «Применить»

• Дней на исполнение — количество дней, отведенных на выполнение проверки; выберите 0 дней, если дедлайн проверки должен быть в этот же день

• Время крайнего срока — дедлайн; выберите часы и минуты и нажмите «Применить»

Дополнительные параметры

• Автоматически завершать проверку при наступлении дедлайна — если включено, при наступлении дедлайна проверка автоматически перейдет в статус «Завершено» вне зависимости от ее фактического выполнения 

• Показывать предыдущие ответы — позволяет просматривать ответы из предыдущей проверки, выполненной на том же объекте проверок и по тому же шаблону чек-листа. Если переключатель не был включен при создании проверки, посмотреть предыдущие ответы в этой проверке нельзя

• Уведомить перед началом — укажите, за сколько времени до начала проверки должно прийти уведомление

• Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна проверки должно прийти уведомление

• Проверка с валидацией — если выбран валидатор, для перевода проверки в статус «Завершено» необходимо провести ее валидацию. Подробности в статье: Валидация проверки. Можно выбрать существующее значение или с помощью кнопки «+» добавить новое

• Ограничить зону проведения проверки — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров) 

• Запрет на проведение проверки раньше даты и времени начала, установленных во временных параметрах — если включено, начать проверку раньше даты и времени начала, указанных в этом планировании, нельзя

В полях «Объект проверок», «Назначить пользователю» и Проверка с валидацией > «Валидатор» кнопка «+» позволяет выбрать существующие варианты или создать новые.

Графики по проверкам можно приостановить, воспользовавшись переключателем в столбце «Состояние» справа — вкл./выкл их.

Внимание! Столбец «Дата завершения» показывает фактическую дату, после которой автоматическое создание проверок по этому графику остановится согласно настройкам

Вы можете массово изменить периодичность — для этого отметьте графики чек-боксами. Внизу экрана появится область с кнопками. Выберите «Массовое изменение планирования»...

...и появится выбор периодичности.

Для быстрого поиска воспользуйтесь фильтром в верхнем правом углу.

Чтобы выгрузить файлы, содержащие информацию о массовых назначениях, нажмите на кнопку в виде иконки вертикального троеточия «⋮» слева от кнопки «Фильтр» > «Массовые назначения».

Для выгрузки графиков проверок из «Центра экспорта» нажмите кнопку «Экспорт планирования», которая находится под кнопкой «Массовые назначения».

FAQ

Запланировал проверку, но ее нет в разделе «Проверки». Почему? 

Откройте раздел «Планирование» > «Планирование проверок» и проверьте:

• «Дата ближайшей проверки» — новая проверка будет создана только в указанную дату
• «Состояние» — планирование должно быть включено
• «Дата завершения» — если эта дата уже наступила, новые проверки по графику создаваться не будут

Проверки из планирования создаются на следующий день в 00:00. Если проверку нужно провести сегодня, создайте ее вручную в разделе «Проверки», а планирование используйте для следующих проверок.

Если проверки должны создаваться без ограничения по времени, откройте планирование и включите настройку «Бессрочно».

Почему проверка есть в календаре, но ее нет в разделе «Проверки»? 

Предстоящие проверки из планирования отображаются в календаре как запланированные события. В разделе «Проверки» они появятся только после автоматического создания по расписанию.

Как изменить запланированную проверку?

Если проверка еще не создана в разделе «Проверки», изменять нужно само планирование в разделе «Планирование» > «Планирование проверок».

Примечание

В статьях CheckOffice термины «шаблон чек-листа» и «чек-лист» могут использоваться как равнозначные.

Терминология

— шаблон чек-листа = чек-лист 
— проверка = экземпляр шаблона чек-листа, созданный для выполнения
— критерий = пункт шаблона чек-листа и проверки на его основе

См. также: Массовое планирование проверок