Дополнительные материалы: Массовое планирование проверок

Массовое планирование проверок — функция, позволяющая создавать графики проведения проверок с определенной периодичностью, включая в график несколько объектов проверок, пользователей и шаблонов чек-листов одновременно.

Перед тем, как использовать функционал, убедитесь, что настроена «Зона ответственности» и Права на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа.

«Зона ответственности»:
Боковое меню слева > «Управление» > «Пользователи» > «Пользователи» > откройте учетную запись пользователя > в «Зоне ответственности» настройте доступ к объектам проверок

Права на проведение и назначение проверок:
1. Боковое меню слева > «Проверки» > «Шаблоны чек-листов» > «:» у шаблона чек-листа > Параметры > Права на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа

2. Боковое меню слева > «Управление» > «Шаблоны чек-листов» > «Шаблоны чек-листов» > «:» у шаблона чек-листа > Параметры > Права на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа

Для массового планирования проверок перейдите в: 
боковое меню слева > «Планирование» > «Планирование проверок» > «Заплан. проверку» > «Массовое планирование»

Внимание: после создания графика проверок из раздела «Планирование» проверки создадутся в CheckOffice и станут доступными для проведения не ранее указанных дат

Выберите функцию «Массовое планирование» и укажите следующую информацию:

• Название — например, «Ежедневная проверка менеджера по продажам»

• Хэштеги #Шаблон чек-листа #Пользователь #Периодичность #Объект помогают экономить время при создании названий.

  • #Шаблон чек-листа — автоматически подставит в название выбранные шаблоны чек-листов
  • #Пользователь — подставит ФИО пользователя, создавшего планирование
  • #Периодичность — подставит выбранную периодичность
  • #Объект — подставит выбранные объекты проверок

Объекты проверок

• Группы объектов

• Включенные отдельные объекты — выбор объектов проверок. Объект проверок — это место или единица контроля, к которой относится проверка. Все результаты проверки привязываются к нему.Если необходимо выбрать только эти объекты проверок, оставьте поле «Группы объектов» пустым 

• Исключенные отдельные объекты — можно исключить некоторые объекты проверок, входящие в выбранные группы

Шаблоны чек-листов

• Группы шаблонов чек-листов — можно выбрать несколько

• Включенные шаблоны чек-листов — выбор шаблонов чек-листов.Если необходимо выбрать только эти шаблоны чек-листов, оставьте поле «Группы шаблонов чек-листов» пустым 

• Исключенные отдельные шаблоны чек-листов — можно исключить некоторые шаблоны чек-листов, входящие в выбранные группы

Пользователи

• Группы прав — проверяющие — сотрудники, которым назначаются проверки. Они отвечают за их выполнение

• Включенные отдельные пользователи — проверяющие — сотрудники, которым назначаются проверки.Если необходимо выбрать только этих проверяющих, оставьте поле «Группы прав» пустым

• Исключенные отдельные пользователи — можно исключить некоторых пользователей, входящих в выбранные группы

Периодичность

• Произвольные даты — выбор одной или нескольких произвольных дат создания проверки 
• Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания ежемесячной проверки. Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Еженедельно — выбор дней недели для создания еженедельной проверки.Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Каждый будний день (Пн-Пт) — создание проверки в рабочие дни недели.Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
• Ежедневно — создание проверки на ежедневной основе. Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Ежеквартально — создание проверки каждые 3 календарных месяца, начиная с выбранной даты. Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Раз в несколько дней — введите количество дней, через которое должна автоматически создаваться новая проверка. Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Раз в несколько месяцев — введите количество месяцев, через которое должна автоматически создаваться новая проверка. Выберите дату, когда создание проверки должно прекратиться, или включите «Бессрочно»

В настройках планирования можно включить параметр «Исключить праздничные дни» — в этом случае задачи не будут создаваться в праздничные даты. Список праздничных дней настраивается в разделе «Администрирование».

Временные параметры

• Время начала — выберите часы и минуты и нажмите «Применить» 

• Дней на исполнение — количество дней, отведенных на выполнение проверки; выберите 0 дней, если дедлайн проверки должен быть в этот же день 

• Время крайнего срока — дедлайн; выберите часы и минуты и нажмите «Применить»

• «Добавить период» — возможность добавить еще несколько временных параметров

Дополнительные параметры

• Автоматически завершать проверку при наступлении дедлайна — если включено, при наступлении дедлайна проверка автоматически перейдет в статус «Завершено» вне зависимости от ее фактического выполнения 

• Показывать предыдущие ответы — позволяет просматривать ответы из предыдущей проверки, выполненной на том же объекте и по тому же шаблону чек-листа 

• Уведомить перед началом — укажите, за сколько времени до начала проверки должно прийти уведомление

• Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна проверки должно прийти уведомление

• Проверка с валидацией — если выбран валидатор, для перевода проверки в статус «Завершено» необходимо провести ее валидацию. Подробности в статье: Валидация проверки. Можно выбрать существующее значение или с помощью кнопки «+» добавить новое 

• Ограничить зону проведения проверки — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров) 

• Запрет на проведение проверки раньше даты и времени начала, установленных во временных параметрах — если включено, начать проверку раньше даты и времени начала, указанных в этом планировании, нельзя

Комментарий к проверке

• «Добавить комментарий» — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

Нажмите кнопку «Создать».

В полях «Группы объектов», «Включенные отдельные объекты», «Группы прав пользователей», «Включенные отдельные пользователи» и Проверка с валидацией > «Валидатор» кнопка «+» позволяет выбрать существующие варианты или создать новые.

Графики по проверкам можно приостановить, воспользовавшись переключателем в столбце «Состояние» справа — вкл./выкл их.

Внимание! Столбец «Дата завершения» показывает фактическую дату, после которой автоматическое создание проверок по этому графику остановится согласно настройкам

Вы можете массово изменить периодичность — для этого отметьте графики чек-боксами. Внизу экрана появится область с кнопками. Выберите «Массовое изменение планирования»...

...и откроется форма для выбора периодичности.

Для быстрого поиска воспользуйтесь фильтром в верхнем правом углу.

Чтобы выгрузить файлы, содержащие информацию о массовых назначениях, нажмите на кнопку в виде иконки вертикального троеточия «⋮» > «Массовые назначения».

Для выгрузки планирований из «Центра экспорта» используйте кнопку «Экспорт планирования», которая находится под кнопкой «Массовые назначения».

FAQ

Почему создается больше планирований, чем я ожидал? 

Чаще всего это происходит, когда одновременно выбраны группы и отдельные объекты проверок, шаблоны чек-листов и пользователи. Если нужно создать планирования только для конкретных пользователей по конкретным объектам проверок и шаблонам чек-листов, оставьте поля групп пустыми.

Запланировал проверки, но их нет в разделе «Проверки». Почему? 

Откройте раздел «Планирование» > «Планирование проверок» и проверьте:

— столбец «Дата ближайшей проверки» — новая проверка будет создана только в указанную дату

— столбец «Состояние» — планирование должно быть включено

— столбец «Дата завершения» — если эта дата уже наступила, новые проверки по графику создаваться не будут

Проверки из планирования создаются автоматически по расписанию. Если проверка нужна сегодня, создайте ее вручную в разделе «Проверки». Если проверки должны создаваться без ограничения по времени, откройте планирование и включите настройку «Бессрочно».

Примечание

В статьях CheckOffice термины «шаблон чек-листа» и «чек-лист» могут использоваться как равнозначные.

Терминология

— шаблон чек-листа = чек-лист

— проверка = экземпляр шаблона чек-листа, созданный для выполнения

См. также: Создание проверки в веб-интерфейсе, Планирование проверок