Содержание:

1. Планирование фотоотчетов
2. Таблица планирования фотоотчетов
3. Единичное планирование  фотоотчетов
4. Массовое планирование фотоотчетов
5. Дополнительная информация

Планирование фотоотчетов

В разделе «Планирование» можно создавать и редактировать графики создания фотоотчетов с нужной периодичностью — ежедневно, еженедельно и т. д.
Поддерживается единичное и массовое планирование.
Раздел удобно использовать для регулярных фотоотчетов по расписанию: CheckOffice автоматически создает новую группу фотоотчетов на каждый период, добавляя к названию дату и устанавливая дедлайн согласно настройкам.

Боковое меню слева > «Планирование» > «Планирование фотоотчетов» > «Заплан. фотоотчет»  

Дополнительная информация

Примечание: После настройки расписания в разделе «Планирование» группы и фотоотчеты создаются автоматически и становятся доступны для выполнения только в указанные вами даты

Таблица планирования фотоотчетов

В таблице отображаются созданные графики фотоотчетов. Каждый столбец содержит ключевую информацию о расписании.

• ID — уникальный № графика планирования

• Название — название графика, например «Еженедельный мерчандайзинг» или «Проверка витрин»

• Шаблон фотоотчета, на основе которого он создается

• Проверяющий — пользователь, назначенный для проведения фотоотчетов по графику

• Объект проверок

• Тип повтора — выбранная периодичность создания:

  • Произвольные даты — даты настраиваются вручную

  • Ежемесячно — можно выбрать числа месяца или дни недели

  • Еженедельно — можно выбрать дни недели

  • Каждый будний день (пн–пт) — только в рабочие дни

  • Ежедневно — фотоотчеты создаются каждый день (можно выбрать исключения)

  • Ежеквартально — раз в квартал (каждые 3 календарных месяца, начиная с выбранной даты)

  • Раз в несколько дней — через выбранный интервал (например, каждые 3 дня)

  • Раз в несколько месяцев — через выбранный интервал (например, каждые 6 месяцев)

• Дни недели — отображаются, если выбран еженедельный тип повтора (например, «пн, ср, пт»)

• Дата начала — день, с которого начинается создание фотоотчетов

• Дата завершения — последний день действия графика; после этой даты новые фотоотчеты не создаются

• Дата ближайшего фотоотчета — показывает, когда по графику будет создан и доступен ближайший фотоотчет

• Состояние — статус графика:

  • переключатель включен — график активен

  • переключатель выключен — создание фотоотчетов приостановлено

Дополнительная информация

Единичное планирование  фотоотчетов

Боковое меню слева > «Планирование» > «Планирование фотоотчетов» > «Заплан. фотоотчет» > «Запланировать фотоотчет»

Для единичного планирования выберите функцию «Запланировать фотоотчет» и введите следующую информацию:

Основные параметры

• Название — например, «Еженедельный мерчандайзинг»
• Объект проверок — здесь вы можете выбрать существующее значение или с помощью кнопки «+» добавить новый объект проверок в CheckOffice, который автоматически добавится в список на выбор
• Шаблон фотоотчета, на основе которого он создается
• Назначить пользователю — выберите проверяющего. Можно выбрать существующее значение или с помощью кнопки «+» добавить новое, которое автоматически добавится в список на выбор
• Валидатор — выберите валидатора для контроля качества фотоотчета. Подробности: Валидация фотоотчета

Комментарий к фотоотчету

• «Добавить комментарий» — не обязательно

Периодичность 

• Произвольные даты — выбор одной или нескольких произвольных дат создания фотоотчета
• Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания ежемесячного фотоотчета. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Еженедельно — выбор дней недели для создания еженедельного фотоотчета. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Каждый будний день (пн-пт) — создание фотоотчета в рабочие дни недели. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Ежедневно — создание фотоотчета на ежедневной основе. Можно выбрать исключения. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Ежеквартально — создание фотоотчета каждые 3 календарных месяца, начиная с выбранной даты. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Раз в несколько дней — введите количество дней, через которое должен автоматически создаваться новый фотоотчет. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно»
• Раз в несколько месяцев — введите количество месяцев, через которое должен автоматически создаваться новый фотоотчет. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно»

В настройках планирования можно включить параметр «Исключить праздничные дни» — в этом случае фотоотчеты не будут создаваться в праздничные даты. Список праздничных дней настраивается в разделе «Администрирование».

Временные параметры

• Время начала — выберите часы и минуты и нажмите «Применить»

• Дней на исполнение — количество дней, отведенных на выполнение фотоотчета; выберите 0 дней, если дедлайн фотоотчета должен быть в этот же день

• Время крайнего срока — дедлайн; выберите часы и минуты и нажмите «Применить»

Дополнительные параметры

• За сколько часов уведомить перед началом? — выберите, за сколько часов и минут до начала должно поступать уведомление; по умолчанию за 1 час

• Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна должно прийти уведомление

• Ограничить зону проведения фотоотчета — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров)

• Запрет на проведение раньше даты и времени начала, установленных во временных параметрах — если включено, начать фотоотчет раньше даты и времени начала, указанных в этом планировании, нельзя

Нажмите «Создать». 

Фотоотчет появится в разделе «Фотоотчеты» в выбранную вами дату начала.

В полях «Объект проверок», «Назначить пользователю» и «Валидатор» кнопка «+» позволяет выбрать из существующих вариантов или создать новые, которые добавятся в форму.

Массовое планирование фотоотчетов

Боковое меню слева > «Планирование» > «Планирование фотоотчетов» > «Заплан. фотоотчет» > «Массовое планирование»

Массовое планирование позволяет настроить расписание фотоотчетов сразу для нескольких объектов проверок, проверяющих и т. д. CheckOffice автоматически создаtт группы и фотоотчeты согласно настроенной периодичности.

Выберите функцию «Массовое планирование» и введите следующую информацию:

• Название — например, «Еженедельный мерчандайзинг»

• Хэштеги #Шаблон фотоотчета #Пользователь #Периодичность #Объект помогают экономить время при создании названий.

  • #Шаблон фотоотчета — автоматически подставит в название выбранные шаблоны
  • #Пользователь — подставит ФИО пользователя, создавшего планирование
  • #Периодичность — подставит выбранную периодичность
  • #Объект — подставит выбранные объекты проверок

Объекты проверок

• Группы объектов

• Включенные отдельные объекты — выбор объектов проверок. Если необходимо выбрать только эти объекты проверок, оставьте поле «Группы объектов» пустым

• Исключенные отдельные объекты — можно исключить некоторые объекты проверок, входящие в выбранные группы

Шаблоны фотоотчетов

• Шаблоны фотоотчетов — выберите шаблоны

Пользователи

• Группы прав

• Включенные отдельные пользователи — выбор проверяющих. Если необходимо выбрать только этих проверяющих, оставьте поле «Группы прав» пустым

• Исключенные отдельные пользователи — можно исключить некоторых пользователей, входящих в выбранные группы

• Валидатор — выберите валидатора для контроля качества фотоотчета. Подробности: Валидация фотоотчета

Периодичность 

• Произвольные даты — выбор одной или нескольких произвольных дат создания фотоотчета
• Ежемесячно — выбор чисел месяца или дней недели для создания ежемесячного фотоотчета. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
• Еженедельно — выбор дней недели для создания еженедельного фотоотчета. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
• Каждый будний день (пн-пт) — создание фотоотчета в рабочие дни недели. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
• Ежедневно — создание фотоотчета на ежедневной основе. Можно выбрать исключения. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
• Ежеквартально — создание фотоотчета каждые 3 календарных месяца, начиная с выбранной даты. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
• Раз в несколько дней — введите количество дней, через которое должен автоматически создаваться новый фотоотчет. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно» 
• Раз в несколько месяцев — введите количество месяцев, через которое должен автоматически создаваться новый фотоотчет. Выберите дату, когда создание фотоотчета должно прекратиться, или включите «Бессрочно»

Временные параметры

• Время начала — выберите часы и минуты и нажмите «Применить» 

• Дней на исполнение — количество дней, отведенных на выполнение фотоотчета; выберите 0 дней, если дедлайн проверки должен быть в этот же день 

• Время крайнего срока — дедлайн; выберите часы и минуты и нажмите «Применить»

• «Добавить период» — возможность добавить еще несколько временных параметров

Дополнительные параметры

• За сколько часов уведомить перед началом? — выберите, за сколько часов и минут до начала должно поступать уведомление; по умолчанию за 1 час 

• Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна должно прийти уведомление

• Ограничить зону проведения фотоотчета — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров) 

• Запрет на проведение раньше даты и времени начала, установленных во временных параметрах — если включено, начать фотоотчет раньше даты и времени начала, указанных в этом планировании, нельзя

Комментарий к фотоотчету

• «Добавить комментарий» — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

Нажмите «Создать».
Фотоотчеты появятся в разделе «Фотоотчеты» в выбранные вами даты начала.

Дополнительная информация

График фотоотчетов можно приостановить, выключив переключатель в столбце «Состояние». После этого новые фотоотчеты по графику создаваться не будут.

Внимание! В столбце «Дата завершения» указана фактическая дата, после которой CheckOffice прекратит создание фотоотчeтов по графику

Вы можете массово изменить периодичность в графиках — для этого отметьте графики чек-боксами. Внизу экрана появится область с кнопками. Выберите «Массовое изменение планирования»... 

...и откроется форма выбора периодичности.

Для быстрого поиска графика примените фильтры в верхнем правом углу.

Чтобы выгрузить файлы с информацией о массовых назначениях, нажмите на кнопку «⋮» в верхнем правом углу таблицы > «Массовые назначения».

Для выгрузки графиков из «Центра экспорта» нажмите кнопку «Экспорт планирования» под кнопкой «Массовые назначения».

Планирование фотоотчетов: единичное и массовое. запланировать фотоотчёт. https://help.checkoffice.ru/article/21844