• Проверки

Описание функционала раздела «Проверки»

❗Ссылка на видеоинструкцию в VK: Раздел «Проверки»

В разделе «Проверки» формируется список всех проверок в сервисе, за исключением гостевых проверок

Содержание:

  1. Проверки

  2. Функционал действий в отчете по проверке

  3. Действия с проверками

  4. Массовые действия с проверками

  5. Архив проверок

  6. Выгрузка проверок

  7. Фильтр

Проверки

На вкладке «Проверки» находятся удобные фильтры-вкладки, сортирующие проверки по категориям:

  • Все

  • Мои

  • Назначенные мной

    ...и по статусам:

  • Все

  • Назначенные

  • В работе

  • На валидации

  • Завершенные 

В списке проверок отображается краткая информация по каждой проверке:

  • Статус проверки — цветовой индикатор (Назначено, В работе, Валидация, Завершено, Просрочено)

  • Приступить — дата и время начала проверки

  • Завершено — дата и время завершения проверки

  • № проверки

  • Проверяющий

  • Объект проверок

  • Шаблон чек-листа

  • Результат в баллах и %

  • Количество выявленных нарушений

  • Количество критических нарушений

  • Устройство проведения проверки — иконка «компьютер» или «мобильное устройство»

Нажав на кнопку «+» в последнем столбце справа, можно добавить в список дополнительные столбцы:

Для создания проверки воспользуйтесь кнопкой «+»:

  • в правом верхнем углу любой страницы CheckOffice — кнопка быстрого доступа;

  • или в правом верхнем углу таблицы в разделе «Проверки».

Функционал действий в отчете по проверке

В отчетах по проверкам формируется детальная информация о каждой проверке. Чтобы открыть отчет по проверке, кликните на строку с нужной проверкой в списке.

Форма отчета по проверке:

  • Объект проверок с его группой и адресом ниже

  • Шаблон чек-листа, на основе которого создана проверка

  • Ответственный за объект проверок

  • Результат проверки в % и баллах. % рассчитывается автоматически: система сравнивает, сколько баллов набрано по проверке, с максимально возможным количеством, и переводит это в проценты. Например, если из 100 возможных баллов набрано 85 — результат будет 85%

  • Выявлено нарушений / Критических / Исправлено — количество выявленных и исправленных нарушений

  • Проверяющий

  • Назначил проверку — создатель проверки

  • Устройство проведения проверки — бренд и модель мобильного устройства, если проверка проводилась с него. ⚠️ Внимание! Для определения модели мобильного устройства и подтверждения, что проверка была проведена именно с него, в мобильном приложении CheckOffice должен быть включен доступ к геопозиции. Также необходимо, чтобы геолокация была включена на самом мобильном устройстве

  • Координаты мобильного устройства на момент начала проверки

  • Дата и время начала проверки

  • Дата и время завершения проверки

  • Продолжительность — время, затраченное на проведение проверки

  • Плановое начало — дата и время, когда следует приступить к проверке

  • Плановое завершение — дата и время, когда следует завершить проверку (дедлайн)

Вы можете пользоваться фильтрами слева. Также здесь доступна информация о структуре шаблона чек-листа и дополнительная — для справки. 

Параметры отчета по проверке:

  • Отображать геопозицию — при включении функции можно просмотреть на карте координаты начала, объекта проверок и завершения

  • Ответы из предыдущей проверки — функция позволяет посмотреть ответы из предыдущей проверки, проведенной по тому же шаблону чек-листа, для сравнения результатов

Показывать:

  • Все пункты

  • Только нарушения — при включении этого фильтра в отчете по проверке сформируется список только из нарушений

  • Только критические нарушения — формирование списка только из критических нарушений

  • Комментарии — формирование списка только из критериев с комментариями

  • Только с валидацией — отображение только тех критериев, которые были проверены валидатором. См. Валидация проверки

Структура шаблона чек-листа — позволяет находить нарушения в проверке.
Дополнительная информация:

  • Размер проверки

  • Количество фотографий

  • Количество видеозаписей

  • Количество аудиозаписей

  • Количество штрихкодов

  • Источник создания

В отчете по проверке можно сгенерировать автоматическую CheckOffice AI аналитику, нажав на кнопку в верхней левой области.

AI аналитика в отчете по проверке содержит следующую информацию:

  1. Общая сводка

  2. Выявленные нарушения

  3. Рекомендации по устранению нарушений

Полученную сводку можно скопировать, а также развернуть/свернуть.

Чтобы кнопка «Аналитика отчета с CheckOffice AI» появилась в отчете по проверке, в нем должно быть как минимум одно нарушение

В отчете по проверке отображается подсчет количества выявленных, критических и исправленных нарушений:

Ниже основной информации представлен список критериев проверки и ответов проверяющего с добавленными вложениями: фотографиями, видеозаписями, аудиозаписями и т. д.

В отчете по проверке из каждого критерия можно создать задачу.

В правом верхнем углу страницы доступны действия:

  • Выгрузить — выгрузка отчета в различных форматах на выбор:
    Сохранить PDF
    PDF (крупные фотографии)
    Только нарушения (PDF)
    Выгрузить все фотографии
    Выгрузить в Excel
    Выгрузить с фотографиями

  • Поделиться — возможность поделиться гостевой ссылкой на отчет

    Примечание: Гостевая ссылка позволяет просматривать отчет по проверке без авторизации в CheckOffice и без возможности редактирования. Если пользователь авторизуется и у него включено право на редактирование, отчет становится доступен для изменений

В отчете по проверке, поступающем на e-mail, содержится информация о выявленных нарушениях, включая критические

  • Распечатать — возможность распечатать отчет по проверке

  • «Приступить», «Продолжить» или «Редактировать» (кнопка называется по-разному в зависимости от текущего статуса проверки) — вы можете начать проверку или отредактировать ее, например, добавить фотографии, комментарии, изменить вариант ответа и т. д.

  • «Начать валидацию» или «Редактировать валидацию» — кнопка доступна, если у вас есть право на валидацию проверки

  • Кнопка «⋮» > Отправить — отправка отчета по проверке на e-mail выбранных пользователей

В режиме редактирования проверки можно изменить отображение с помощью кнопок-вкладок. Доступны варианты просмотра для смартфона, планшета и ноутбука.

История проверки — фиксирует историю действий с проверкой. Кнопка находится в блоке «Проверяющий».

В истории проверки можно отследить цепочку событий:
кем, когда, на кого и по какому шаблону чек-листа была создана проверка
кем, когда, на кого была делегирована проверка
 кто, когда и по какому шаблону чек-листа выполнил проверку и т. д.

Действия с проверками

В списке проверок в последнем столбце напротив каждой проверки расположено контекстное меню «:» с выбором действий:

  • Приступить, Продолжить или Редактировать — в зависимости от статуса проверки

  • Просмотр — просмотр отчета по проверке

  • Отсрочить — возможность перенести дедлайн проверки с указанием причины

  • Параметры — редактирование параметров доступно только для проверок в статусе «Назначено»

  • Удалить — перенос проверки в архив; если случайно удалили проверку, ее можно восстановить

  • Выгрузить в Excel — выгрузка отчета по проверке в формате .xlsx

Массовые действия с проверками

Для списка проверок доступны массовые действия. Отметьте интересующие проверки, и внизу экрана появится область с кнопками:

  • Отправить письмом — отправка отчета по проверке на e-mail пользователей

  • Экспорт CSV — выгрузка проверок в файл .csv

  • Массовая выгрузка — выгрузка проверок в архив с файлами .csv

  • Удалить — удаление проверок

Архив проверок

Чтобы перейти в архив проверок, нажмите «⋮» в верхнем правом углу таблицы > Архив.

Здесь доступен список удаленных проверок. Можно восстановить проверки или удалить их окончательно. В верхнем правом углу таблицы доступна кнопка перехода к активным проверкам и фильтр.

Для массовых действий отметьте несколько неактивных проверок — внизу появится область с кнопками «Восстановить» и «Удалить из архива».

Выгрузка проверок

Для выгрузки проверок нажмите «⋮» в верхнем правом углу:

  • Экспорт проверок переход в Центр экспорта для выгрузки данных

  • Полный экспорт — выгрузка проверок в файл .csv или .xlsx. Единоразово можно выгрузить до 100 проверок. Для выгрузки более 100 проверок рекомендуем Центр экспорта > Проверки — пункты

  • Выгрузка проверок — переход на страницу «Выгрузка проверок».
    На этой странице в столбце «Результат» отображается статус выгрузки.
    Если статус «Успешно», нажмите на него, чтобы получить файл

  • Массовые назначения — переход на страницу «Массовые назначения».
    В столбце «Результат» можно получить файлы с итогами и ошибками по каждому назначению

Фильтр

Для удобства поиска предусмотрены фильтры:

  • Приступить — фильтрация по плановому началу проверок

  • Период даты завершения — фильтр, отражающий период, в который проверки были фактически переведены в статус «Завершено». ⚠️ Внимание! При выборе периода в разделе «Аналитика» используется именно этот фильтр. Чтобы данные в разделах «Проверки» и «Аналитика» совпадали, используйте фильтр «Период даты завершения»

  • Период крайнего срока — фильтрация по плановому дедлайну проверок

  • № проверок 

  • Статус — «Назначено», «В работе», «Валидация», «Завершено»

  • Устройство — компьютер или мобильное устройство. ⚠️ Внимание! Для определения модели мобильного устройства и подтверждения, что проверка была проведена именно с него, в мобильном приложении CheckOffice должен быть включен доступ к геопозиции. Также необходимо, чтобы геолокация была включена на самом мобильном устройстве 

  • Тип проверки — источник создания проверки: QR, NFC, вручную, из «Планирования»

  • Просрочено — фильтрация по просроченным проверкам

  • Пользователи — проверяющие

  • Группы пользователей

  • Шаблоны чек-листов, на основе которых созданы проверки

  • Входит в группы объектов

  • Объекты проверок

  • Есть критические нарушения — фильтрация по проверкам с критическими нарушениями

  • Валидируемые — проверки с валидацией

  • Ответственные за объект проверок


Интересные статьи: Шаблоны чек-листов, Библиотека CheckOffice, Календарь проверок, Планирование проверок


👆 На этом пока всё