Дополнительные материалы: Массовое назначение проверок

Массовое назначение проверок позволяет создать одинаковую проверку сразу для нескольких сотрудников. При создании проверки вы выбираете проверяющих, объекты проверок и шаблоны чек-листов, после чего для каждого выбранного сотрудника автоматически создается отдельная проверка.

Важно:

Для каждого проверяющего создается отдельная проверка. Общая проверка на нескольких сотрудников не создается.

Как массово назначить проверки

• Нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу любой страницы CheckOffice или в разделе «Проверки».
• Выберите «Создать проверку».
• Выберите «Массовое назначение проверок».
• Заполните параметры.
• Нажмите «Создать».

Заполните параметры.

Объекты проверок

• Группы объектов

• Включенные отдельные объекты — выбор объектов проверок. Объект проверок — это место или единица контроля, к которой относится проверка. Все результаты проверки привязываются к нему.Если необходимо выбрать только эти объекты проверок, оставьте поле «Группы объектов» пустым

• Исключенные отдельные объекты — можно исключить некоторые объекты проверок, входящие в выбранные вами группы

Шаблоны чек-листов

• Группы шаблонов чек-листов— можно выбрать несколько

• Включенные отдельные шаблоны чек-листов — выбор шаблонов чек-листов.Если необходимо выбрать только эти шаблоны чек-листов, оставьте поле «Группы шаблонов чек-листов» пустым

• Исключенные отдельные шаблоны чек-листов — можно исключить некоторые шаблоны чек-листов, входящие в выбранные вами группы

Пользователи

• Группы прав — проверяющие — сотрудники, которым назначаются проверки. Они отвечают за их выполнение. Можно выбрать существующее значение или с помощью кнопки «+» добавить новое, которое автоматически добавится в список на выбор

• Включенные отдельные пользователи — проверяющие — сотрудники, которым назначаются проверки.Если необходимо выбрать только этих проверяющих, оставьте поле «Группы прав» пустым

• Исключенные отдельные пользователи — можно исключить некоторых пользователей, входящих в выбранные вами группы

Временные параметры

• Дата и время начала

• Дата и время крайнего срока — дедлайн

Дополнительные параметры

• Автоматически завершать проверку при наступлении дедлайна — если включено, при наступлении дедлайна проверка автоматически перейдет в статус «Завершено» вне зависимости от ее фактического выполнения 

• Показывать предыдущие ответы — позволяет просматривать ответы из предыдущей проверки, выполненной на том же объекте проверок и по тому же шаблону чек-листа. Если переключатель не был включен при создании проверки, посмотреть предыдущие ответы в этой проверке нельзя

• Уведомить перед началом — укажите, за сколько времени до начала проверки должно прийти уведомление

• Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна проверки должно прийти уведомление

• Проверка с валидацией — если включено, для перевода проверки в статус «Завершено» необходимо провести ее валидацию. Подробности в статье: Валидация проверки

• Ограничить зону проведения проверки — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров)

• Запрет на проведение проверки раньше даты и времени начала, установленных во временных параметрах — если включено, начать проверку раньше даты, установленной в поле Дата и время начала, нельзя

Комментарий к проверке

• «Добавить комментарий» — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

Созданные проверки появятся в общем списке проверок на фильтр-вкладке «Назначенные». Для изменения параметров созданной проверки нажмите на кнопку «:» справа от проверки > Параметры. Изменение параметров доступно только для проверок в статусе «Назначено».

FAQ

Почему создалось больше проверок, чем я ожидал?

Проверьте, не выбраны ли одновременно группы и отдельные объекты проверок, шаблоны чек-листов и пользователи.
В этом случае CheckOffice создаст проверки для всех элементов из выбранных групп и дополнительно для отдельно выбранных элементов.
Если нужно назначить проверки конкретным пользователям по конкретным объектам проверок и шаблонов чек-листов, оставьте поля групп пустыми.

Я выбрал нескольких сотрудников, а проверки назначились почти всем. Почему?

Скорее всего, в поле «Группы прав» была выбрана группа. В этом случае проверки создаются для всех сотрудников, входящих в выбранную группу прав.

Можно ли создать одну общую проверку на нескольких сотрудников?

Нет, для каждого сотрудника создается отдельная проверка.

Важно

Перед использованием массового назначения проверок убедитесь, что выполнены следующие условия:

• для пользователей настроена «Зона ответственности»,
• в шаблоне чек-листа настроены права на проведение и назначение проверок.

Как настроить «Зону ответственности»

1. Откройте раздел «Управление» > «Пользователи» > «Пользователи».
2. Откройте учетную запись нужного пользователя.
3. В блоке «Зона ответственности» настройте доступ к необходимым объектам проверок.

Как настроить права на проведение и назначение проверок

1. Откройте раздел «Проверки» > «Шаблоны чек-листов».
2. Откройте нужный шаблон чек-листа.
3. Перейдите в раздел «Параметры».
4. Настройте «Права на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа».

Примечание

В статьях CheckOffice термины «шаблон чек-листа» и «чек-лист» могут использоваться как равнозначные.

Терминология

— шаблон чек-листа = чек-лист 
— проверка = экземпляр шаблона чек-листа, созданный для выполнения
— критерий = пункт шаблона чек-листа и проверки на его основе

См. также: Создание проверки в веб-интерфейсе, Планирование проверок, Массовое планирование проверок