Дополнительные материалы: Массовое назначение проверок

В CheckOffice есть возможность назначать проверки на несколько объектов проверок, шаблонов чек-листов и пользователей одновременно.

Важно:

При массовом назначении в CheckOffice для каждого выбранного исполнителя создается отдельная проверка. Это позволяет отслеживать выполнение индивидуально. Массовое назначение не создает одну общую проверку на всех исполнителей.

Перед тем, как использовать функционал, убедитесь, что настроена «Зона ответственности» и Права на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа. 

«Зона ответственности»:
Боковое меню слева > «Управление» > «Пользователи» > «Пользователи» > откройте учетную запись пользователя > в блоке «Зоне ответственности» настройте доступ к объектам проверок

Права на проведение и назначение проверок:
1. Боковое меню слева > «Проверки» > «Шаблоны чек-листов» > «:» у шаблона чек-листа > Параметры > Права на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа

2. Боковое меню слева > «Управление» > «Шаблоны чек-листов» > «Шаблоны чек-листов» > «:» у шаблона чек-листа > Параметры > Права на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа

Для массового назначения проверок вы можете воспользоваться кнопкой быстрого доступа «+», расположенной на каждой странице CheckOffice в верхнем правом углу.

Также можно массово назначить проверки из раздела «Проверки» — боковое меню слева > раздел «Проверки» > вкладка «Проверки» > кнопка «+».

В открывшейся форме выберите функцию «Массовое назначение проверок» и укажите параметры:

Объекты проверок

• Группы объектов

• Включенные отдельные объекты — выбор объектов проверок. Объект проверок — это место или единица контроля, к которой относится проверка. Все результаты проверки привязываются к нему.Если необходимо выбрать только эти объекты проверок, оставьте поле «Группы объектов» пустым

• Исключенные отдельные объекты — можно исключить некоторые объекты проверок, входящие в выбранные вами группы

Шаблоны чек-листов

• Группы шаблонов чек-листов— можно выбрать несколько

• Включенные отдельные шаблоны чек-листов — выбор шаблонов чек-листов.Если необходимо выбрать только эти шаблоны чек-листов, оставьте поле «Группы шаблонов чек-листов» пустым

• Исключенные отдельные шаблоны чек-листов — можно исключить некоторые шаблоны чек-листов, входящие в выбранные вами группы

Пользователи

• Группы прав — проверяющие — сотрудники, которым назначаются проверки. Они отвечают за их выполнение. Можно выбрать существующее значение или с помощью кнопки «+» добавить новое, которое автоматически добавится в список на выбор

• Включенные отдельные пользователи — проверяющие — сотрудники, которым назначаются проверки.Если необходимо выбрать только этих проверяющих, оставьте поле «Группы прав» пустым

• Исключенные отдельные пользователи — можно исключить некоторых пользователей, входящих в выбранные вами группы

Временные параметры

• Дата и время начала

• Дата и время крайнего срока — дедлайн

Дополнительные параметры

• Автоматически завершать проверку при наступлении дедлайна — если включено, при наступлении дедлайна проверка автоматически перейдет в статус «Завершено» вне зависимости от ее фактического выполнения 

• Показывать предыдущие ответы — позволяет просматривать ответы из предыдущей проверки, выполненной на том же объекте и по тому же шаблону чек-листа 

• Уведомить перед началом — укажите, за сколько времени до начала проверки должно прийти уведомление

• Уведомить перед дедлайном — укажите, за сколько времени до дедлайна проверки должно прийти уведомление

• Проверка с валидацией — если включено, для перевода проверки в статус «Завершено» необходимо провести ее валидацию. Подробности в статье: Валидация проверки

• Ограничить зону проведения проверки — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров)

• Запрет на проведение проверки раньше даты и времени начала, установленных во временных параметрах — если включено, начать проверку раньше даты, установленной в поле Дата и время начала, нельзя

Комментарий к проверке

• «Добавить комментарий» — можно добавить дополнительную информацию (не обязательно)

Созданные проверки появятся в общем списке проверок на фильтр-вкладке «Назначенные». Для изменения параметров созданной проверки нажмите на кнопку «:» справа от проверки > Параметры. Изменение параметров доступно только для проверок в статусе «Назначено».

FAQ

Почему создалось больше проверок, чем я ожидал?

Проверьте, не выбраны ли одновременно группы и отдельные объекты проверок, шаблоны чек-листов и пользователи.
В этом случае CheckOffice создаст проверки для всех элементов из выбранных групп и дополнительно для отдельно выбранных элементов.
Если нужно назначить проверки конкретным пользователям по конкретным объектам проверок и шаблонов чек-листов, оставьте поля групп пустыми.

Я выбрал нескольких сотрудников, а проверки назначились почти всем. Почему?

Скорее всего, в поле «Группы прав» была выбрана группа. В этом случае проверки создаются для всех сотрудников, входящих в выбранную группу прав.

Можно ли создать одну общую проверку на нескольких сотрудников?

Нет, для каждого сотрудника создается отдельная проверка.

Примечание

В статьях CheckOffice термины «шаблон чек-листа» и «чек-лист» могут использоваться как равнозначные.

Терминология

— шаблон чек-листа = чек-лист

— проверка = экземпляр шаблона чек-листа, созданный для выполнения

См. также: Создание проверки в веб-интерфейсе, Планирование проверок, Массовое планирование проверок