CheckOffice состоит из двух основных частей:

• веб-интерфейса,
• мобильного приложения.

Веб-интерфейс используется для:

• настройки,
• создания и редактирования шаблонов чек-листов,
• просмотра результатов,
• контроля выполнения,
• работы с аналитикой и экспортом
• и других управленческих задач.

Мобильное приложение используется для работы «в полях» — т. е. для выполнения процессов непосредственно в месте проверки.

С его помощью можно:

• выполнять проверки и задачи,
• добавлять комментарии,
• прикладывать фотографии, видеозаписи и другие файлы,
• вести переписку с коллегами,
• создавать проверки через NFC и QR (если этот сценарий используется в вашей компании).

Мобильное приложение позволяет сотрудникам работать с мобильного устройства, без привязки к рабочему компьютеру.

Содержание:

• Главное меню мобильного приложения
• Сегодня
• Проверки
  • Как создать проверку
  • Выполнение проверки
  • Как создать обход
  • Как создать фотоотчет
  • Как создать NFC- или QR-проверку
• Задачи
  • Как создать задачу
  • Вкладка «Информация»
  • Вкладка «История»
• Диалоги
  • Как создать диалог
  • Что можно делать в диалоге
• Еще
  • Настройки
• Если что-то не работает
• Что важно учитывать
• Частые вопросы 

Главное меню мобильного приложения

В нижнем меню мобильного приложения доступны разделы:

• «Сегодня»
• «Проверки»
• «Задачи»
• «Диалоги»
• «Еще»

Сегодня

В разделе «Сегодня» отображаются актуальные проверки, задачи (включая просроченные) и другие действия на текущий день с возможность приступить к их выполнению. 

Этот раздел помогает быстро оценить, что нужно выполнить в первую очередь.

Проверки

Раздел «Проверки» предназначен для работы с проверками.

Здесь можно:

• просматривать проверки,
• выполнять их,
• создавать новые проверки (включая такие типы проверок, как обходы и фотоотчеты),
• создавать NFC- и QR-проверки.

В этом разделе отображается список проверок, разбитый по статусам (сверху над списком):

• «Назначенные» — проверки в статусе «Назначено»;

• «В работе» — проверки в статусе «В работе» (к ним уже приступили, но еще не выполнили);

• «На доработке» — статус только для фотоотчетов, подробнее см. здесь;

• «Завершенные» — последние 300 проверок в статусе «Завершено» с возможностью просмотра отчетов по проверкам;

• «Все» — все проверки.

Кнопка «Мои» в верхнем правом углу позволяет выбрать, какие проверки должны отображаться в списке. 

Доступны следующие варианты:
— «Мои» — проверки, назначенные на вас;
— «Назначенные мной» — проверки, назначенные вами;
— «Все» — все проверки, доступные вам.

В карточке проверки могут отображаться:

• № проверки и количество выполненных пунктов, 
• кнопка действий «...» для удаления, редактирования или делегирования проверки,
• дата и время начала и завершения (плановые),
• объект проверок,
• сотрудник, который назначил проверку, 
• шаблон чек-листа,
• комментарий (дополнительная информация),
• кнопка для выполнения.

Эти элементы могут отличаться в зависимости от прав доступа и типа проверки (например, если это обход).

Также здесь доступны следующие функции:

• Фильтр по датам проверок находится в календаре в верхнем левом углу.
  Синяя точка на дате показывает, что на этот день назначены проверки.
  Чтобы отфильтровать проверки по нужной дате, нажмите на нее в календаре и нажмите «Применить»

• Фильтр в верхнем правом углу позволяет отфильтровать проверки по нужным параметрам. С его помощью можно:

  • отсортировать список по дедлайну или статусу,
  • отфильтровать проверки по плановой дате начала и плановой дате завершения,
  • показать только просроченные проверки,
  • отфильтровать проверки по объектам проверок или их группам,
  • отфильтровать по шаблону чек-листа и проверяющему,
  • показать только проверки, только фотоотчеты, только обходы или все типы проверок сразу

• Кнопки для создания NFC- и QR-проверок через сканирование NFC-метки или QR-кода соответственно (также в верхнем правом углу)
  

• Поиск по № проверки (над вкладками статусов)

• Кнопка «+» в нижнем правом углу для создания проверки

Как создать проверку

Чтобы создать новую проверку:

1. Перейдите в раздел «Проверки».
2. Нажмите кнопку «+» в нижнем правом углу.
3. На экране создания откройте вкладку «Проверки».
4. Заполните обязательные поля:
   • Объект проверок
   • Шаблон чек-листа
   • Приступить — плановые дата и время начала
   • Крайний срок — плановые дата и время завершения
   • Назначить пользователю — проверяющий
5. При необходимости добавьте:
   • Комментарий

   • Ограничить зону проведения проверки — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров)

   • Запрет на проведение проверки раньше даты и времени начала, установленных во временных параметрах — если включено, начать проверку раньше даты, установленной в поле Приступить, нельзя

6. Нажмите кнопку «Создать проверку».

Особенности

• Проверка создается на основе выбранного шаблона чек-листа.
• Проверка назначается выбранному пользователю (проверяющему).
• Ограничение зоны проведения проверки связано с геопозицией. Важно: убедитесь, что на мобильном устройстве проверяющего включен доступ к геопозиции для мобильного приложения CheckOffice, а также включена сама функция определения местоположения.

Выполнение проверки

Если проверка назначена на текущий день, ее можно найти в разделе «Сегодня».

Полный список всех проверок доступен в разделе «Проверки».

Чтобы приступить к проверке:

1. Перейдите в раздел «Сегодня» или «Проверки».
2. Найдите нужную проверку.
3. Нажмите кнопку «Приступить к проверке».

После этого откроется окно с информацией о проверке, где отображается:

• информация по объекту проверок,
• комментарий к проверке и инструкция (если они были добавлены).

Далее нажмите кнопку «Приступить к проверке», чтобы открыть список:

• разделов,
• категорий
• и пунктов проверки.

Нажмите на кнопку «Приступить к проверке», откроется проверка со списком разделов, категорий и пунктов.

Работа с пунктом проверки

Каждая проверка состоит из пунктов. В каждом пункте нужно зафиксировать информацию.

В пункте проверки можно:

• выбрать вариант ответа;
• добавить фото (с камеры или из галереи — в зависимости от настроек);
• добавить видео (с камеры или из галереи — в зависимости от настроек);
• добавить файл;
• записать аудио;
• отсканировать штрихкод;
• добавить геопозицию;
• оставить комментарий;
• создать задачу, связанную с этим пунктом.

Ответы из предыдущей проверки

При выполнении проверки можно просматривать ответы из предыдущей проверки, выполненной на таком же объекте проверок по такому же шаблону чек-листа.

Эта функция доступна, если при создании проверки в веб-интерфейсе включена функция: «Показывать предыдущие ответы».

Завершенные проверки

После завершения проверка автоматически переходит в раздел «Проверки» на вкладку «Завершенные». 

Чтобы посмотреть результаты:

1. Перейдите в раздел «Проверки».
2. Откройте вкладку «Завершенные».
3. Выберите нужную проверку.
4. Нажмите:
   • «Посмотреть подробности»
   • затем «Посмотреть отчет»
   • затем «Полная версия»

В отчете по проверке доступны:

• ответы по всем пунктам;
• добавленные файлы;
• комментарии;
• связанные задачи;
• выявленные нарушения.

Что происходит, если нет интернета

Если во время выполнения проверки отсутствует интернет:

• проверка сохраняется в памяти мобильного приложения;
• после восстановления соединения информация автоматически синхронизируется.

Как создать обход

Чтобы создать обход:

1. Перейдите в раздел «Проверки».
2. Нажмите кнопку «+» в нижнем правом углу.
3. На экране создания откройте вкладку «Обходы».
4. Заполните поля:
   • Название обхода
   • Описание обхода (при необходимости)
   • Объект проверок
   • Пользователь (выполняющий обход) — проверяющий
5. При необходимости вы можете добавить:
   • Участников — сотрудников, которые присутствуют во время обхода
   • Ограничить зону проведения проверки — включение контроля геопозиции. Подробности в статье: Контроль геопозиции. При включении укажите максимальное расстояние от объекта проверок в метрах (например, 300 метров). Ограничение зоны проведения проверки связано с геопозицией. Важно: убедитесь, что на мобильном устройстве проверяющего включен доступ к геопозиции для мобильного приложения CheckOffice, а также включена сама функция определения местоположения.
6. Нажмите кнопку «Создать обход».

Особенности

• Обходы позволяют выполнять проверку в свободном формате — без заранее подготовленного шаблона чек-листа. Во время выполнения проверяющий может самостоятельно добавлять замечания.
• Обход можно назначить только на себя.
• Участники — это сотрудники, которые присутствуют во время обхода. Они не могут добавлять замечания или вносить изменения в обход.

Как создать фотоотчет

Как создать NFC- или QR-проверку

Задачи

На странице Задачи находится список задач, разбитый по статусам:

• В работе — сотрудник уже приступил к выполнению задачи

• Не принято — сотрудник еще не принял задачу в работу

• На проверке — сотрудник завершил выполнение задачи и отправил ее на проверку постановщику задачи

• Завершенные

• Отмененные

Нажав на кнопку «Мои», вы можете выбрать, задачи в каком из статусов отображать:

• Мои — задачи, назначенные на вас

• Назначенные мной — задачи, назначенные вами на других сотрудников

• С моим участием — задачи, в которых вы являетесь участником — наблюдателем

• Моя ЗО — для просмотра задач, которые входят в вашу «Зону ответственности», и назначены на других сотрудников

Нажав на кнопку Фильтр в верхнем правом углу, вы можете отфильтровать задачи по ID (номеру задачи), Дате назначения, Крайнему сроку, Приоритету, Ответственному, Автору, Объекту или Группе объектов.

Как создать задачу

Чтобы создать новую задачу, нажмите кнопку «+».

Форма создания задачи:

• Задача — введите название задачи

• Описание задачи (поле необязательное)

• Категория

• Ответственный

• Крайний срок выполнения задачи

• Фото / файл (поле необязательное)

Дополнительно:

• Наблюдатели

• Приоритет — Низкий, Средний, Высокий, Без приоритета

• Объект (поле необязательное)

• Запрет на добавление медиа из галереи — при включенной опции пользователям будет запрещено добавлять медиа из галереи устройства

• Обязательное вложение — требование к исполнителю добавить минимум одно вложение любого типа перед закрытием задачи

• Обязателен комментарий от исполнителя — требование к исполнителю добавить комментарий перед закрытием задачи

• Уведомить перед дедлайном

  
  

  
  

Вкладка «Информация»

При выборе задачи на странице Задачи откроется страница, разделенная на две вкладки — Информация и История.

Вкладка Информация:

• № задачи

• Название

• Статус задачи — В работе/Выполнено и т.д.

• Кнопка действия в зависимости от статуса задачи

• Описание

• Объект — если задача связана с объектом или создана из пункта проверки

• Категория

• Номер проверки — если задача была назначена из проверки

• Имя пункта — если задача была назначена из проверки

• Ответ пункта — если задача была назначена из проверки

• Описание пункта — если задача была назначена из проверки

• Комментарий пункта — если задача была назначена из проверки

• Крайний срок

• Ответственный сотрудник — исполнитель задачи

• Наблюдатели

• Фото

  
  

  
  

  

Вкладка «История»

• История изменений по статусам задачи (кто и когда совершил действие с задачей)

• Диалоги между участниками задачи

• Поле ввода комментария (отправленный комментарий можно Редактировать или Удалить, коснувшись области с комментарием и удерживая)

• Кнопка прикрепления файла в виде значка скрепки с возможностью выбора источника: галерея, камера, диктофон, документ

  
  

  
  

Диалоги

Диалоги позволяют вести переписку с коллегами из вашей компании в приложении CheckOffice. В чатах вы можете обсуждать выполнение проверок и другие рабочие процессы.

На вкладке Диалоги расположены:

• Фильтр отображения диалогов по источникам создания:

  • Все чаты

  • По проверкам — здесь будут отображаться те диалоги, которые были созданы в процессе обсуждения проверок
    По пунктам — здесь будут отображаться диалоги, созданные из пунктов проверок. В каждом пункте проверки отображается кнопка «Обсудить» для создания чата

• строка поиска по Диалогам

• кнопка «+» для создания нового Диалога

Как создать диалог

Нажав на кнопку «+», вы можете создать новый чат, пригласив туда определенных коллег.

Что можно делать в диалоге

В процессе диалога можно добавлять участников или удалять их.

В диалоге расположены следующие элементы:

• Поле ввода комментария (отправленный комментарий можно Редактировать или Удалить, коснувшись области с комментарием и удерживая)

• Кнопка прикрепления файла в виде значка скрепки с возможностью выбора источника: галерея, камера, документ

Нажав на иконку диалога, вы можете изменить его название (воспользовавшись кнопкой в виде карандаша), пригласить участников или покинуть диалог.

Еще

На странице Еще отображается:

• ФИО

• Должность

• Логин — e-mail

• Домен (пример — name.checkoffice.ru)

• Кнопка «Поддержка» — кнопка связи с поддержкой сервиса

• Кнопка «Настройки» — опции Сохранять фото на устройстве?, Звук уведомления для диалогов

• Кнопка «Выйти» для выхода из аккаунта

• Текущая версия приложения
  
  

  

Настройки

Если что-то не работает

Что важно учитывать

См. также: Как войти в мобильное приложение CheckOffice