При первичной настройке CheckOffice очень важно соблюдать последовательность этапов наполнения сервиса.

Рекомендуемый порядок настройки сервиса при первом запуске:

1. Создание «Групп объектов»

2. Создание «Объектов проверок»

3. Создание «Групп прав»

4. Создание «Пользователей»

5. Приглашения

6. Создание «Шаблонов чек-листов»

Создание «Групп объектов»

Группы объектов созданы для разбивки объектов по территориальным или иным признакам.

Раздел «Управление» > Объекты проверок > вкладка Группы объектов
​

Нажмите на кнопку «+» в верхнем правом углу вкладки для добавления новой группы объектов.
​

Создание «Объектов проверок»

В данном подразделе отображается список всех созданных объектов проверки с возможностью быстрой навигации по фильтрам.

Раздел «Управление» > Объекты проверок

После создания групп объектов перейдите на вкладку «Объекты проверок» и нажмите кнопку «+», чтобы добавить новый объект:
​

Для создания объекта необходимо заполнить форму.

Вкладка Основная информация:

• Название — укажите наименование

• Адрес — после ввода адреса геометка адреса объекта будет зафиксирована на карте

• Код — буквенное и/или числовое значение (поле необязательное)

• Часовой пояс (с возможностью автоматического определения часового пояса по клику на «Определить по городу»)

Дополнительный функционал для объекта:

• Не работает — можно указать, что объект временно не работает, и добавить комментарий о причине

• Не отображать в списках — исключить объект из списка доступных объектов для назначения проверки

Зона ответственности:

• Группы объектов — для привязки объекта к группам

Настройки:

• Чек-лист по умолчанию — при создании проверки для данного объекта выбранный шаблон чек-листа будет автоматически назначен в поле «Шаблон чек-листа» (поле необязательное)

• Пользователь по умолчанию — при создании проверки для данного объекта выбранный пользователь будет автоматически назначен в поле «Назначить пользователю» (поле необязательное)

Свойства:

• Ответственный за объект — возможность прикрепить сотрудника к объекту. Позволяет экономить время при создании автозадач. Также «Ответственного за объект» можно выбрать среди фильтров — это поможет просматривать данные (например, статусы выполнения задач) только по тем объектам, за которые отвечает конкретный сотрудник

Дополнительно:

• Телефон

• Режим работы

• Площадь

• Высота потолков

• Дополнительная информация — комментарии

• Управляющий

Создание «Групп прав»

Данная опция позволяет создавать группы прав пользователей, гибко настраивая доступ к функционалу сервиса. Для добавления пользователя необходимо добавить как минимум одну группу прав.
​

Раздел «Управление» > Пользователи

В левой верхней части страницы расположены вкладки: Пользователи, Группы пользователей, Группы прав, Приглашения.
​

Перейдите в «Группы прав» и нажмите кнопку «+ Добавить группу».

Укажите название для группы прав (например, Менеджеры) и настройте права для данной группы при помощи переключателей.

После того как настроили права, нажмите кнопку «Добавить».
​
​

Создание «Пользователей»

Раздел «Управление» > Пользователи > вкладка Пользователи

Группы пользователей служат для категоризации и позволяют разбить пользователей на группы для удобства формирования дальнейших отчетов. Обращаем ваше внимание, что создание групп пользователей не обязательно.
​
Для создания новой группы перейдите в «Группы пользователей» и нажмите кнопку «+ Добавить группу».
​
​

Укажите название для группы и нажмите кнопку «Создать».

Перейдите на вкладку Пользователи. Список пользователей разбит на вкладки — роли:

• Все — перечень всех пользователей

• Администратор — пользователи, которые имеют доступ ко всему функционалу сервиса (без ограничений)

• Пользователь — пользователи с привязкой к группам прав

• Заблокирован — применяется в тех случаях, когда сотрудник на больничном, в отпуске или уволен
  ​

Для создания нового пользователя нажмите кнопку «+».

Для создания пользователя необходимо заполнить форму:

Вкладка Основные

• ФИО

• E-mail — электронная почта будет служить логином для входа в сервис

• Телефон (поле необязательное)

• Должность

• Роль — Администратор/Пользователь/Заблокирован

• Группы пользователей (поле необязательное)

• Группа прав

• Зона ответственности — настройте пользователю доступ к группам объектов и/или отдельным объектам проверок.
  ​Внимание! При добавлении объектов проверок и их групп в «Зону ответственности» пользователя с ролью «Администратор» ему по-прежнему будут доступны все объекты проверок; «Зона ответственности» для пользователя с ролью «Администратор» определяет те объекты проверок, по которым ему будут поступать уведомления

• Дополнительно:

  Запрет входа через веб-интерфейс — при включенной опции данный пользователь не будет иметь доступ к веб-версии сервиса

  Аутентификация с Active Directory — если ваша компания использует сервис Active Directory, можно настроить интеграцию (Администрирование > Основные настройки > Включить LDAP аутентификацию)

• Пароль — укажите пароль пользователя для входа в сервис
  ​

Примечание: в списке пользователей можно копировать пользователя — кнопка «:» в столбце Действия > Копировать. Копируется Роль, Группы пользователей и Группа прав

После создания карточки пользователя вы можете отправить ему приглашение на e-mail со ссылкой для входа в сервис. Перейдя по ссылке, пользователь самостоятельно назначит себе пароль для авторизации.

Более подробно о том, как еще можно отправлять приглашения: Приглашение пользователя.

Приглашения

Функция «Приглашение» упрощает процесс добавления пользователей в сервис: на почту пользователя поступает письмо со ссылкой для получения доступа к его учетной записи, затем он переходит по ссылке и самостоятельно устанавливает пароль для входа в сервис.
​
​При создании приглашения таким способом в сервис автоматически добавляется новый пользователь.

Раздел «Управление» > Пользователи > вкладка Приглашения > кнопка «Пригласить пользователя»

Для того чтобы пригласить пользователя, необходимо заполнить форму:

• E-mail — будет логином для входа в сервис

• Роль — Администратор/Пользователь

• Группы пользователей (поле необязательное)

• Группа прав (поле необязательное)

• Зона ответственности — выдаем пользователю доступ к определенным группам объектов или отдельным объектам проверок

Есть возможность пригласить сразу несколько пользователей по кнопке «Пригласить еще пользователя».

После заполнения данных нажмите кнопку «Добавить».

Создание «Шаблонов чек-листов»

Данный подраздел предназначен для создания и редактирования шаблонов чек-листов.

Перейти в него можно двумя способами:

1. Раздел «Проверки» > вкладка Шаблоны чек-листов > «+ Создать чек-лист»
​
или

​2. Раздел «Управление» > Шаблоны чек-листов > вкладка Шаблоны чек-листов > «+ Создать чек-лист»
​

Здесь отображается полезная информация для каждого шаблона:

• Название

• Наименования групп шаблонов

• Дата последнего использования

• Дата и время последнего изменения шаблона

• Пользователь, который последним вносил изменения

• Количество использований

Действия, которые можно совершать с шаблонами чек-листов:

• Предпросмотр — предварительный просмотр проверки по данному шаблону

• Редактировать — переход в Конструктор чек-листов для редактирования. Альтернативное действие для перехода в Конструктор — кликнуть на строку с названием шаблона чек-листа

• Параметры — редактирование параметров шаблона

• Копировать — копирование шаблона чек-листа для создания нового на основе текущего

• Изменить позицию — указание номера позиции шаблона в списке

• Удалить — перенос шаблона в архив; если случайно удалили шаблон, его можно восстановить из архива

Чтобы перейти к действиям, нажмите на кнопку «:» в столбце Действия:

С помощью фильтров вы можете найти шаблоны чек-листов из определенных групп. См. подробности в статье: Фильтры.

Для создания шаблона чек-листа воспользуйтесь кнопкой «+ Создать чек-лист»

В открывшемся окне выберите способ создания шаблона чек-листа:
​

1. Доступно создание шаблона чек-листа вручную (описано ниже)
​
2. Вы можете добавить готовый шаблон чек-листа из Библиотеки.
Мы разработали крупнейшую Библиотеку готовых чек-листов в РФ и странах СНГ и предоставляем бесплатный доступ к ней для наших пользователей. Из Библиотеки можно добавлять в CheckOffice уже готовые чек-листы, редактировать их в Конструкторе и использовать в работе. После добавления шаблона чек-листа из Библиотеки он сразу же отобразится в списке шаблонов чек-листов
​
3. Также доступна генерация шаблона чек-листа с помощью искусственного интеллекта CheckOffice AI
​

​Для создания шаблона чек-листа вручную требуется заполнить ряд полей:

• Название

• Добавить шаблон чек-листа в группы (поле необязательное)

• Инструкция (поле необязательное)

Доступны следующие настройки:

• Цвет иконки — позволяет присвоить шаблону чек-листа цветовой индикатор для удобства навигации в списке шаблонов

• Линейное прохождение проверок — возможность включить запрет на переход к следующему пункту проверки без выполнения обязательных действий по предыдущему пункту. Здесь же можно активировать запрет на редактирование пунктов — если включено, при переходе к следующему пункту проверки редактировать предыдущие ответы будет запрещено

Параметры:

• Разрешить загрузку изображений из галереи — включение данной опции позволит сотрудникам добавлять фотографии из галереи телефона. По умолчанию сотрудник может добавлять только «живые» фотографии, сделанные с камеры устройства в момент проверки

• Права на просмотр проверок по чек-листу — вы можете выбрать, кому (Пользователям или Группам прав) предоставить доступ на просмотр проверок по шаблону чек-листа. Остальные сотрудники не будут видеть в сервисе проверки, проведенные по выбранному шаблону чек-листа

• Права на проведение/назначение проверок по чек-листу — вы можете выбрать, каким сотрудникам предоставить доступ на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа

• Права на редактирование шаблона чек-листа — вы можете дать право коллегам редактировать созданный вами шаблон чек-листа. Данное право распространяется только на тех пользователей, в чьей Группе прав включено право Управление шаблонами чек-листов

• Обязательная геопозиция для начала и завершения проверки — включение функции добавляет в отчет геопозицию на момент начала и окончания проверки по данному шаблону чек-листа После завершения настройки шаблона чек-листа нажмите кнопку «Создать», шаблон чек-листа появится в общем списке и откроется для формирования.

Для формирования шаблона чек-листа воспользуйтесь предложенными слева вариантами:

Структура

• Раздел

• Категория

Основные типы критериев — участвуют в формировании общей оценки по проверкам, каждому критерию можно присвоить определенный вес в числовом значении (условная значимость критерия)

• «Да / Нет / N/A»

• «Шкала»

• «Выбор из списка»

• «Мультивыбор»

• «Числовое поле»

• «Чек-бокс»

• «Дата и время»

Дополнительные типы критериев — не участвуют в формировании общей оценки по проверкам

• «Фото»

• «Текстовое поле»

• «Информация»

• «Подпись»

Для создания структуры шаблона чек-листа необходимо добавить как минимум:

• Один раздел

• Одну категорию

• Один критерий

Примечание: Конструктор работает по принципу Drag-and-drop (перетаскивание), за счет чего работать в Конструкторе действительно очень просто.

Удерживая левую кнопку мыши, возьмите нужный элемент и переместите его в любое место шаблона чек-листа

Поздравляем, первичная настройка сервиса завершена ✨

---

Более подробно с настройкой Конструктора вы можете ознакомиться в данной статье: Конструктор чек-листов.