При первом запуске CheckOffice настройка выполняется поэтапно: сначала настраиваются структура и доступы, шаблоны чек-листов. Проверки и отчетность формируются на основе шаблонов чек-листов.

Ниже приведен рекомендуемый порядок первичной настройки сервиса.

Рекомендуемый порядок настройки сервиса при первом запуске:

1. Создание «Групп объектов»
2. Создание «Объектов проверок»
3. Создание «Групп прав»
4. Создание «Пользователей»
5. Приглашения
6. Создание «Шаблонов чек-листов»

Создание «Групп объектов»

Группы объектов помогают удобно объединять объекты проверок по любому признаку: например, по региону, городу или подразделению.

Например:

• «Москва»
• «Франшиза»
• «Рестораны»

Боковое меню слева > «Управление» > «Объекты проверок» > «Группы объектов» > «+»

Нажмите «+» в верхнем правом углу вкладки для добавления группы объектов. В открывшейся форме введите название группы и нажмите «Добавить».

Создание «Объектов проверок»

Объект проверок — это точка, подразделение или локация, на которой выполняются проверки, обходы, фотоотчеты и задачи.

Например:

• магазин
• ресторан
• склад
• офис
• производственная площадка
• филиал и т. д.

В подразделе «Объекты проверок» доступен список всех созданных объектов проверок с возможностью быстрой навигации по фильтрам.

Боковое меню слева > «Управление» > «Объекты проверок» > «Объекты проверок» > «+»

После создания групп объектов перейдите на вкладку «Объекты проверок» и нажмите «+», чтобы добавить новый объект проверок.

Вкладка «Основная информация»

• Название — введите название объекта проверок (обязательно)

• Адрес — указывается при создании объекта проверок. После ввода адреса и выбора из выпадающего списка геометка фиксируется на карте справа (обязательно)

• Код — можно добавить буквенное и/или числовое значение для идентификации объекта проверок (не обязательно)

• Часовой пояс —  выберите часовой пояс (обязательно)

• Не работает — можно отметить, что объект временно не работает, и добавить комментарий о причине

• Не отображать в списках — исключить объект из списка доступных объектов для создания проверок

«Зона ответственности»:

• Группы объектов — привяжите объект проверок к одной или нескольким группам объектов, например, «Все», «Москва», «Рестораны» и т. д. «Зоны ответственности» помогают определить, с какими объектами проверок работает пользователь

Значения по умолчанию:

• Шаблон чек-листа по умолчанию — при создании проверки для этого объекта выбранный шаблон чек-листа автоматически добавится в поле «Шаблон чек-листа» (не обязательно)

• Пользователь по умолчанию — при создании проверки для этого объекта выбранный пользователь автоматически добавится в поле «Назначить пользователю» (не обязательно)

Свойства: 

• Ответственный за объект проверок —  сотрудник, который отвечает за объект проверок. Это может использоваться для распределения ответственности внутри компании, фильтрации в списках и настройки автозадач

Дополнительно:

• Телефон

• Режим работы

• Площадь

• Высота потолков

• Дополнительная информация — любые комментарии

• Управляющий — это дополнительное текстовое поле. В отличие от поля «Ответственный за объект проверок», поле «Управляющий» не связано с пользователями CheckOffice и не используется для фильтрации объектов проверок

Вкладка «Адреса для рассылки»

• Адреса для уведомлений — для объекта проверок можно указать дополнительные e-mail адреса для отправки отчетов по проверкам выбранного объекта. На эти адреса можно отправлять отчеты сотрудникам, которым не нужен доступ к CheckOffice

Создание «Групп прав»

Группы прав определяют, какие действия пользователь может выполнять в CheckOffice.

Например, группы прав позволяют:

• создавать и редактировать проверки
• работать с задачами
• просматривать аналитику

Перед созданием пользователя следует создать как минимум одну группу прав.

Боковое меню слева > «Управление» > «Пользователи» > «Группы прав» > «Добавить группу»

Введите название для группы прав (например, Менеджеры) и настройте права доступа при помощи переключателей.

Внимание! Рекомендуем включить как минимум права «Заполнение проверок (незавершенных)» и «Управление задачами», чтобы пользователи могли выполнять проверки и работать с задачами

Вы можете включить в группу прав пользователей, созданных ранее, с помощью функции «Включить в группу пользователей».

Можно включить все или выключить все права в один клик.

После настройки нажмите «Добавить». 

Создание «Пользователей»

Боковое меню слева > «Управление» > «Пользователи» > «Пользователи» > «+»

⚠️ Группы пользователей позволяют объединять пользователей по категориям для удобной фильтрации и аналитики — их создание не обязательно, но рекомендуется.
Перейдите на вкладку «Группы пользователей» и нажмите «Добавить группу».

Введите название и нажмите «Создать».

Перейдите на вкладку «Пользователи». 

Список пользователей разбит на вкладки — роли:

• Все — список всех пользователей

• «Администратор» — пользователи с полным доступом ко всем разделам и функциям CheckOffice

• «Пользователь» — пользователи с доступом, зависящим от назначенной группы прав и «Зоны ответственности»

• «Заблокирован» — применяется в случаях, когда сотрудник на больничном, в отпуске или уволен

Для создания пользователя нажмите «+» в верхнем правом углу таблицы:

Вкладка «Основные»

• ФИО — введите имя

• E-mail — e-mail должен быть уникальным, потому что используется как логин для входа в CheckOffice, получения уведомлений и восстановления доступа

• Телефон — не обязательно

• Должность — введите должность

• Роль — «Администратор» / «Пользователь» / «Заблокирован»

• Группы пользователей — служат для классификации пользователей по различным критериям, например «Менеджеры» или «Аудиторы» (поле необязательное)

• Группа прав — определяет уровень доступа к функциям CheckOffice

• Зона ответственности — настройте пользователю доступ к объектам проверок.

  Важно:

  «Зона ответственности» определяет, с какими объектами проверок должен работать пользователь.

  Поле является обязательным для заполнения (кроме роли «Администратор»). Необходимо указать объекты проверок или группы объектов, с которыми пользователь должен работать.

  «Зона ответственности» настраивается дополнительно к группе прав и не заменяет ее.

  ⚠️ Внимание!

  • Если вы добавите объекты проверок или их группы в «Зону ответственности» пользователя с ролью «Администратор», у него все равно сохранится доступ ко всем объектам проверок. «Зона ответственности» для «Администратора» определяет только те объекты проверок, по которым он должен получать уведомления

  • Если у пользователя с ролью «Пользователь» должен быть доступ только к определенным объектам проверок, учитывайте: при добавлении групп объектов проверок ему автоматически открывается доступ ко всем объектам внутри этих групп

• Дополнительно: 
  Запрет входа через веб-интерфейс — при включенной функции пользователь не будет иметь доступа к веб-интерфейсу и сможет работать только через мобильное приложение
  Аутентификация с Active Directory — если ваша компания использует сервис Active Directory, можно настроить интеграцию («Администрирование» > «Основные настройки» > Включить LDAP аутентификацию)

• Пароль — введите пароль пользователя для входа в сервис

Пользователя можно копировать — «:» в столбце «Действия» > Копировать. Копируется Роль, Группы пользователей и Группа прав.

Можно отправить пользователю приглашение на e-mail со ссылкой для входа в сервис. Перейдя по ссылке, пользователь самостоятельно задает себе пароль для авторизации.

Приглашения

Функция «Приглашения» существенно упрощает процесс добавления учетных записей в CheckOffice — на электронную почту пользователя поступает письмо со ссылкой для доступа, и после перехода по ссылке пользователь самостоятельно задает пароль.
При создании приглашения таким способом в сервис автоматически добавляется новый пользователь.

Боковое меню слева > «Управление» > «Пользователи» > «Приглашения» > «Пригласить пользователя»

Чтобы пригласить пользователя, необходимо заполнить форму:

• E-mail — используется как логин для входа в CheckOffice. На этот адрес пользователь получит письмо с приглашением. E-mail должен быть уникальным

• Роль — «Администратор» / «Пользователь».
  «Администратор» — пользователь с полным доступом ко всем разделам и функциям CheckOffice.
  «Пользователь» — пользователь с доступом, который зависит от назначенной группы прав и «Зоны ответственности»

• Группы пользователей — служат для классификации по каким-либо критериям, например, «Менеджеры» (поле необязательное)

• Группа прав — определяет, какие функции CheckOffice доступны пользователю

• Зона ответственности — определяет, с какими объектами проверок должен работать пользователь

Есть возможность пригласить сразу несколько сотрудников — функция «Пригласить еще пользователя». 

После ввода информации нажмите «Добавить».

Приглашение поступит пользователю на почту от postmaster@checkoffice.ru.

Если письмо не поступило, проверьте папки «Спам» и «Промоакции», а также корректность указанного e-mail.

Необходимо перейти по ссылке из письма, чтобы получить доступ к учетной записи. Чтобы войти на площадку, приглашенный пользователь должен задать пароль.

После создания приглашения новый пользователь появится в этом же разделе на вкладке «Пользователи».

Создание «Шаблонов чек-листов»

Шаблон чек-листа — это форма будущей проверки.

В нем заранее настраиваются вопросы, разделы, категории, варианты ответов и правила заполнения. После создания шаблона чек-листа на его основе можно создавать проверки.

Внимание! Шаблон чек-листа содержит только настройки проверки. Результаты, ответы, фотографии, комментарии и т. д. появляются уже в созданных на его основе проверках 

Перейти к созданию шаблона чек-листа в него можно двумя способами:

1. Боковое меню слева > «Проверки» > «Шаблоны чек-листов» > «Создать чек-лист»

2. Боковое меню слева > «Управление» > «Шаблоны чек-листов» > «Шаблоны чек-листов» > «Создать чек-лист»

На этой странице содержится информация о каждом шаблоне чек-листа:

• Название шаблона чек-листа

• Название группы шаблонов чек-листов

• Дата последнего использования

• Дата и время последнего изменения шаблона чек-листа

• Пользователь, который последним вносил изменения

• Количество использований

Действия с шаблонами чек-листов:

• Предпросмотр — предварительный просмотр проверки на основе выбранного шаблона чек-листа. Так можно увидеть, как проверка будет выглядеть для сотрудника, за исключением вложений

• Редактировать — переход в Конструктор для редактирования. Альтернативное действие для перехода в Конструктор — кликнуть на строку с названием шаблона чек-листа

• Параметры — редактирование параметров шаблона чек-листа

• Дублировать — дублирование шаблона чек-листа (для создания нового на основе текущего)

• Изменить позицию — укажите № позиции шаблона чек-листа в списке

• Удалить — перенос шаблона чек-листа в архив. Если шаблон чек-листа был удален, его можно восстановить из архива

Чтобы перейти к действиям, нажмите «:» в столбце справа.

  Для создания шаблона чек-листа нажмите «Создать чек-лист».

1. Доступно создание шаблона чек-листа вручную (описано в этой статье)
2. Вы можете добавить готовый шаблон чек-листа из Библиотеки.
Мы разработали крупнейшую Библиотеку готовых чек-листов в РФ и странах СНГ и предоставляем бесплатный доступ к ней для наших пользователей. Из Библиотеки можно добавлять в CheckOffice уже готовые шаблоны чек-листов, редактировать их в Конструкторе и использовать в работе. После добавления шаблона чек-листа из Библиотеки он сразу же отобразится в списке
3. В CheckOffice доступна генерация шаблона чек-листа с помощью искусственного интеллекта CheckOffice AI

Для создания шаблона чек-листа в ручном режиме нажмите «+» в блоке «Создать вручную» и заполните поля:

• Название — введите название шаблона чек-листа

• Добавить шаблон чек-листа в группы (поле необязательное)

• Инструкция — инструкция по проведению проверки для проверяющего

Доступны следующие настройки:

• Цвет иконки — позволяет присвоить шаблону чек-листа цветовой индикатор для удобства навигации в списке

• Линейное прохождение проверок — возможность включить запрет на переход к следующему пункту проверки без выполнения обязательных действий по предыдущему. Здесь можно активировать запрет на редактирование пунктов — если включено, при переходе к следующему пункту проверки редактировать предыдущие ответы будет запрещено

Параметры: 

• Разрешить загрузку изображений из галереи — включение этой функции позволит сотрудникам добавлять фотографии из галереи мобильного устройства. По умолчанию сотрудник может добавлять только «живые» фотографии, сделанные с камеры мобильного устройства в момент проверки

• Права на просмотр проверок по шаблону чек-листа — вы можете выбрать, кому («Пользователям» или «Группам прав») предоставить доступ на просмотр проверок. Остальные сотрудники не будут видеть в сервисе проверки по этому шаблону чек-листа

• Права на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листу — вы можете выбрать, кому предоставить доступ на проведение и назначение проверок по шаблону чек-листа

• Права на редактирование шаблона чек-листа — вы можете дать право редактировать шаблон чек-листа. Это право распространяется только на тех пользователей, в чьей группе прав включено право «Управление шаблонами чек-листов и фотоотчетов»

• Обязательная геопозиция для начала и завершения проверки — включение функции добавляет в отчет геопозицию на момент начала и завершения проверки по этому шаблону чек-листа
  Нажмите «Создать», созданный шаблон чек-листа появится в общем списке и откроется для формирования в Конструкторе.
  
  

В левой части Конструктора находится прокручиваемый список вариантов критериев для формирования шаблона чек-листа, состоящий из:

• Структуры

• Основных типов критериев

• И дополнительных типов критериев

Структура — это разделы и категории вашего шаблона чек-листа (аналоги папок и подпапок на компьютере). Разделы содержат в себе категории, которые, в свою очередь, состоят из критериев.

Критерии — это формат вопроса для проведения проверки с использованием шаблона чек-листа.

Каждый критерий имеет уникальный вес и может содержать «Логику» — структуру, которая определяет, какие действия должны быть выполнены в зависимости от определенных условий или результатов предыдущих шагов.

Вес критерия — это его условная значимость, которая влияет на расчет результатов проверки.

«Логика» для критерия — это дополнительные условия, которые срабатывают в зависимости от выбранного варианта ответа.

ℹ️ Для создания структуры шаблона чек-листа необходимо добавить как минимум: 
- Один раздел 
- Одну категорию 
- Один критерий

С помощью кнопок 🔼 и 🔽 вы можете свернуть или развернуть любой элемент структуры.

Основные критерии — участвуют в формировании общей оценки в проверке. Каждому критерию можно присвоить определенный вес в числовом значении (условная значимость критерия).

• «Да / Нет / N/A» — наиболее часто используемый критерий, в котором проверяющий может выбрать только один вариант ответа

• «Шкала» — позволяет оценить что-либо от минимального значения до максимального. Например, от 1 до 10 с шагом 1

• «Выбор из списка» — позволяет проверяющему выбрать один вариант ответа из составленного вами списка, а также задать для каждого варианта уникальный вес

• «Мультивыбор» — позволяет выбрать несколько вариантов ответов, и задать для каждого варианта уникальный вес

• «Числовое поле» — позволяет проверяющему предоставить ответ в виде числа (цифры); при этом можно задать единицу измерения (шт., г., кг., см. и другие)

• «Чек-бокс» — позволяет напротив ответа поставить отметку — чек-бокс

• «Дата и время» — требует ввода даты и времени

Дополнительные критерии — не участвуют в формировании общей оценки по проверкам.

• «Фото» — требует указанное вами количество фотографий

• «Текстовое поле» — требует ввода текстового ответа

• «Информация» — критерий несет информационный характер для проверяющего

• «Подпись» — требует подпись

Конструктор работает по принципу Drag-and-drop (перетаскивание), за счет чего работать в Конструкторе очень просто. Удерживая левую кнопку мыши, возьмите нужный элемент и переместите его в любое место шаблона чек-листа

Добавлять критерии можно тремя способами:

1. Drag-and-drop (перетаскивание) — позволяет оперативно формировать список разделов, категорий и критериев

2. Двойной клик по нужному критерию — в этом случае структурный элемент добавится вниз шаблона чек-листа, последним

3. Использовать кнопку «Добавить критерий» — критерий будет добавлен последним в рамках редактируемого вами раздела

В одном шаблоне чек-листа можно использовать одновременно все типы критериев. Конструктор поддерживает функцию автосохранения — автоматически сохраняет изменения после каждого внесения информации

Изменить название шаблона чек-листа можно, кликнув по его заголовку:

В верхней области Конструктора находятся кнопки (слева направо):

• Кнопка возврата к списку шаблонов чек-листов

• «Редактировать» — нажмите на нее, чтобы начать редактирование шаблона чек-листа. После нажатия на кнопку «Редактировать» на ее месте появится кнопка «Сохранить и выйти»

• Показать / Скрыть «Логику» «⏬» — при нажатии на кнопку раскроется «Логика» для тех критериев, где она была добавлена

• Включить/выключить сквозную нумерацию «🔟»

• Предварительный просмотр «👁️» — показать итоговый вид шаблона чек-листа в проверке (каким его увидит проверяющий). Вы можете проверить отображение на телефоне, планшете или ноутбуке, используя соответствующие кнопки-вкладки
  

• Чтобы загрузить шаблон чек-листа по образцу, воспользуйтесь кнопкой «⬇️». Загрузить шаблон чек-листа таким образом можно только с критериями «Да / Нет / N/A» и без «Логики».

  1. Скачать образец — скачайте образец для загрузки (XLSX-файл) и заполните его. Внимание! Для корректного импорта загружаемый шаблон чек-листа должен строго соответствовать образцу

  2. Протестировать загрузку — предварительно можно протестировать загрузку, загрузив шаблон чек-листа, созданный по образцу — при обнаружении ошибок в файле Excel появится оповещение, и вы сможете подкорректировать файл

  3. Загрузить — импортировать шаблон чек-листа в сервис

• Настройки шаблона чек-листа «⚙️» — текущие параметры 
• Дополнительные функции «⁝»

  • Распечатать бланк — возможность распечатать шаблон

  • Скачать PDF

Более подробно с настройками Конструктора и «Логики» можно ознакомиться в статьях: Конструктор чек-листов в CheckOffice и «Логика» в шаблонах чек-листов. 

Готово 💙