При первичной настройке CheckOffice очень важно соблюдать последовательность этапов наполнения сервиса.

Рекомендуемый порядок настройки сервиса при первом запуске:

  1. Создание «Групп объектов»

  2. Создание «Объектов проверок»

  3. Создание «Групп прав»

  4. Создание «Пользователей»

  5. Приглашения

  6. Создание «Шаблонов чек-листов»

Создание «Групп объектов»

Группы объектов добавляются для разбивки объектов по территориальным или иным признакам.

Раздел «Управление» > Объекты проверок

Перейдите на вкладку «Группы объектов» и нажмите «+», чтобы добавить новую группу.

Создание «Объектов проверок»

В данном подразделе отображается список всех созданных объектов проверок с возможностью быстрой навигации по удобным фильтрам.

После того, как вы создали группы объектов, зайдите в «Объекты проверок» и нажмите «+» для создания объекта проверки.

Для создания объекта необходимо заполнить форму.

Вкладка Основная информация:

  • Название

  • Адрес — после ввода адреса объект будет зафиксирован на карте

  • Код — буквенное и / или числовое значение (поле необязательное)

  • Часовой пояс (с возможностью автоматического определения часового пояса по клику на «Определить по городу»)

Дополнительный функционал для объекта:

  • Не работает — позволяет указать, что объект временно не работает и добавить комментарий о причине

  • Не отображать в списках — позволяет исключить объект из списка доступных объектов для назначения проверки

Зона ответственности:

  • Группы объектов — для привязки объекта к группе

Настройки:

  • Чек-лист по умолчанию — при создании проверки для данного объекта выбранный чек-лист будет автоматически назначен в поле «Чек-лист» (поле необязательное)

  • Пользователь по умолчанию при создании проверки для данного объекта выбранный пользователь будет автоматически назначен в поле «Назначить пользователю» (поле необязательное)

Дополнительные параметры:

  • Режим работы

  • Телефон

  • Управляющий

  • Площадь

  • Высота потолков

  • Дополнительно

Вкладка Адреса для рассылки:

  • Адреса для уведомлений — позволяет добавить адреса электронной почты сотрудников, не имеющих доступа к сервису. На указанные адреса будет осуществляться рассылка с отчетами по проведенным проверкам на данном объекте

После настройки объекта проверок нажмите кнопку «Создать объект».

Создание «Групп прав»

Данная опция позволяет создавать группы прав пользователей, гибко настраивая доступ к функционалу сервиса. Для добавления пользователя необходимо добавить как минимум одну группа прав.

Раздел «Управление» > Пользователи

В левой верхней части страницы есть следующие вкладки: Пользователи, Группы пользователей, Группы прав, Приглашения.

Зайдите в «Группы прав» и нажмите кнопку «+ Добавить группу».

Укажите название для группы прав (например, Менеджеры) и настройте права для данной группы при помощи переключателей.

Вы можете сразу указать конкретных пользователей для данный группы — опция Включить в группу пользователей.

По окончании настройки нажмите кнопку «Добавить».

Создание «Пользователей»

Раздел «Управление» > Пользователи

Опция «Группы пользователей» позволяют разбить пользователей на группы для удобства формирования дальнейших отчетов. Создание групп пользователей не обязательно.

Зайдите в «Группы пользователей» и нажмите кнопку «+ Добавить группу».

Укажите название для группы пользователей, выберите сотрудников и нажмите кнопку «Создать».

Список пользователей разбит на вкладки — роли:

  • Все — перечень всех пользователей

  • Администратор — пользователи, которые имеют доступ ко всему функционалу сервиса (без ограничений)

  • Пользователь — пользователи с привязкой к группам прав

  • Заблокирован — применяется в тех случаях, когда сотрудник на больничном, в отпуске или уволен

Для создания нового пользователя нажмите «+».

Для создания пользователя необходимо заполнить форму:

Вкладка Основные

  • ФИО

  • E-mail — электронная почта будет служить логином для входа в сервис

  • Телефон (поле необязательное)

  • Должность

  • Роль — Администратор / Пользователь / Заблокирован

  • Группы пользователей (поле необязательное)

  • Группа прав

  • Зона ответственности — настройте пользователю доступ к группам объектов и / или отдельным объектам проверок

  • Запрет входа через веб-интерфейс — при включенной опции данный пользователь не будет иметь доступ к веб-версии сервиса

  • Аутентификация с Active Directory — если ваша компания использует сервис Active Directory, можно настроить интеграцию (Администрирование / Настройки / Общие настройки / Включить LDAP аутентификацию)

  • Пароль — укажите пароль пользователя для входа в сервис

Примечание: в списке пользователей можно копировать пользователя. В таком случае копируется вся информация, за исключением полей: ФИО, E-mail, Пароль

После создания пользователей вы можете зайти в карточку пользователя и отправить ему приглашение на e-mail со ссылкой для входа в сервис, и далее пользователь самостоятельно назначает себе пароль для входа в сервис.


Более подробно о том, как отправить приглашение: Приглашение пользователя в сервис.

Приглашения

Функция «Приглашение» упрощает процесс добавления пользователей в сервис: на почту пользователя поступает письмо со ссылкой для получения доступа к его учетной записи, затем он переходит по ссылке и самостоятельно устанавливает пароль для входа в сервис.

Зайдите в «Приглашения» и нажмите кнопку «Пригласить пользователя».

Раздел «Управление» > Пользователи > вкладка Приглашения > кнопка «Пригласить пользователя»

Для того чтобы пригласить пользователя, необходимо заполнить форму:

  • E-mail — он же будет логином для входа в сервис

  • Роль — Администратор / Пользователь

  • Группы пользователей (поле необязательное)

  • Группа прав (поле необязательное)

  • Зона ответственности — выдаем пользователю доступ к определенным группам объектов или отдельным объектам проверок

Также возможно направить приглашения сразу нескольким пользователям.

Есть возможность пригласить сразу несколько пользователей по кнопке «Пригласить еще пользователя».

После заполнения данных нажмите кнопку «Добавить».

Создание «Шаблонов чек-листов»

Данный подраздел предназначен для создания и редактирования шаблонов чек-листов.

Раздел «Управление» > Шаблоны чек-листов

На данной странице отображается полезная информация для каждого шаблона чек-листа:

  • Название

  • Наименования групп шаблонов

  • Дата последнего использования

  • Дата и время последнего изменения шаблона и пользователь, который последним вносил изменения

  • Количество использований

Сверху справа от списка шаблонов находится кнопка «+ Добавить из библиотеки».

Мы разработали крупнейшую Библиотеку готовых чек-листов в РФ и странах СНГ и предоставляем бесплатный доступ к ним для наших пользователей.

Из Библиотеки можно добавлять в CheckOffice уже готовые чек-листы, редактировать их в конструкторе и использовать в работе.

После добавления чек-листа из Библиотеки он появится в списке шаблонов.

После добавления шаблона из Библиотеки он сразу же отобразится в списке

Действия, которые можно совершать с шаблонами чек-листов:

  • Предпросмотр — предварительный просмотр

  • Редактировать — переход в Конструктор чек-листов для редактирования. Альтернативное действие для перехода в конструктор — клик по строке с названием шаблона чек-листа

  • Параметры — редактирование параметров чек-листа

  • Копировать — копирование шаблона чек-листа (для создания нового на основе текущего)

  • Изменить позицию — указание номера позиции чек-листа в списке

  • Удалить — перенос шаблона в Архив (если случайно удалили шаблон, его можно восстановить из Архива)

Меню с перечисленными опциями вызываем нажатием на кнопку «Двоеточие» напротив шаблона.

С помощью Фильтра вы можете найти шаблоны чек-листов из определенных групп.

Более подробная информация об использовании фильтров в статье Фильтры.

Для создания шаблона с нуля воспользуйтесь кнопкой «+ Создать чек-лист»

Для создания чек-листа требуется заполнить ряд полей:

  • Название

  • Добавить шаблон чек-листа в группы (поле необязательное)

  • Инструкция (поле необязательное поле)

Есть возможность настройки ряда функций:

  • Цвет иконки чек-листа — позволяет присвоить шаблону чек-листа цветовой индикатор для удобства навигации в списке шаблонов

  • Разрешить загрузку изображений из галереи — включение данной опции позволит сотрудникам добавлять фотографии из галереи телефона. По умолчанию сотрудник может добавлять только живые фотографии, сделанные с камеры устройства в момент проверки

  • Прав на просмотр / проведение / назначение проверок по чек-листу — вы можете выбрать, какой Группе прав пользователей или конкретному Пользователю предоставить доступ на выполнение проверок по данному чек-листу. Остальные сотрудники не будут видеть в сервисе проверки, проведенные по данному чек-листу, не смогут проводить и назначать проверки с использованием этого чек-листа

  • Права на редактирование шаблона чек-листа — вы можете дать право определенным пользователям или группе прав пользователей редактировать созданный вами шаблон чек-листа. Данное право распространяется только на тех пользователей, в чьей группе прав есть право Управление шаблонами чек-листа

  • Обязательная геопозиция для начала и завершения проверки включение функции добавляет в отчет геопозицию на момент начала и окончания проверки по данному чек-листу

После завершения настройки шаблона чек-листа нажимаем кнопку «Создать», после чего созданный чек-лист появится в общем списке шаблонов чек-листов и откроется для формирования.

Для формирования шаблона чек-листа вы можете воспользоваться предложенными слева вариантами:

Структура:

  • Раздел

  • Категория

Основные пункты — участвуют в формировании общей оценки по чек-листам, каждому пункту можно присвоить определенный вес в числовом значении (условная значимость пункта)

  • «Да / Нет / NA»

  • «Шкала»

  • «Выбор из списка»

  • «Мультивыбор»

  • «Числовое поле»

  • «Чек-бокс»

  • «Дата и время»

Дополнительные пункты нет участвуют в формировании общей оценки по чек-листам

  • «Фото»

  • «Текстовое поле»

  • «Информация»

  • «Подпись»

Для создания структуры чек-листа необходимо добавить как минимум:

  • Один раздел

  • Одну категорию

  • Один пункт

Конструктор работает по принципу Drag-and-drop (перетаскивание), за счет чего работать в конструкторе действительно очень просто. Возьмите нужный элемент и поместите его в любое место чек-листа, либо кликните по элементу два раза.

Поздравляем, первичная настройка сервиса завершена


Более подробно с настройкой Конструктора вы можете ознакомиться в данной инструкции: Конструктор чек-листов.

Вы нашли ответ?