При первичной настройке CheckOffice очень важно соблюдать последовательность этапов наполнения сервиса.

Рекомендуемый порядок настройки сервиса при первом запуске:

  1. Создание «Групп объектов»

  2. Создание «Объектов проверок»

  3. Создание «Групп прав»

  4. Создание «Пользователей»

  5. Приглашения

  6. Создание «Шаблонов чек-листов»

Создание «Групп объектов»

Группы объектов добавляются для разбивки объектов по территориальным или иным признакам.

Раздел «Управление» > Объекты проверок

Далее перейдите на вкладку «Группы объектов» и нажмите «+», чтобы добавить новую группу.

Создание «Объектов проверок»

В данном подразделе отображается список всех созданных объектов проверок с возможностью быстрой навигации по удобным фильтрам.

После того, как вы создали группы объектов, зайдите в «Объекты проверок» и нажмите «+» для создания объекта проверки.

Для создания объекта необходимо заполнить форму.

📑 Основная информация:

  • Название

  • Адрес — после ввода адреса объект будет зафиксирован на карте

  • Код — буквенное и / или числовое значение (поле необязательное)

  • Часовой пояс (с возможностью автоматического определения часового пояса по клику на «Определить по городу»)

Дополнительный функционал для объекта:

  • Не работает — позволяет указать, что объект временно не работает и добавить комментарий о причине

  • Не отображать в списках — позволяет исключить объект из списка доступных объектов для назначения проверки

Зона ответственности:

  • Группа объектов — для привязки объекта к группе

Дополнительные параметры:

  • Режим работы

  • Телефон

  • Управляющий

  • Площадь

  • Высота потолков

  • Дополнительно

Настройки:

  • Чек-лист по умолчанию — при создании проверки для данного объекта выбранный чек-лист будет автоматически назначен в поле «Чек-лист» (поле необязательное)

  • Пользователь по умолчанию при создании проверки для данного объекта выбранный пользователь будет автоматически назначен в поле «Назначить пользователю» (поле необязательное)

📑 Адреса для рассылки:

  • Адреса для уведомлений — позволяет добавить адреса электронной почты сотрудников, не имеющих доступа к сервису. На указанные адреса будет осуществляться рассылка с отчетами по проведенным проверкам на данном объекте

После настройки объекта проверок нажмите кнопку «Создать объект».

Создание «Групп прав»

Данная опция позволяет создавать группы прав пользователей, гибко настраивая доступ к функционалу сервиса. Для добавления пользователя необходимо добавить как минимум одну группа прав.

Раздел «Управление» > Пользователи

В левой верхней части страницы есть следующие вкладки: Пользователи, Группы пользователей, Группы прав, Приглашения.

Зайдите в «Группы прав» и нажмите кнопку «+ Добавить группу».

Укажите название для группы прав (например, Руководитель, Администраторы и т.д.) и настройте права для данной группы при помощи переключателей.

Также, вы можете сразу указать конкретных пользователей для данный группы.

После того как вы настроили группу прав, нажмите кнопку «Добавить».

Создание «Пользователей»

Опция «Группы пользователей» позволяют разбить пользователей на группы для удобства формирования дальнейших отчетов. Создание групп пользователей не обязательно.

Зайдите в «Группы пользователей» и нажмите кнопку «+ Добавить группу».

Укажите название для группы пользователей, выберете соответствующих для группы сотрудников и нажмите кнопку «Добавить».

Список пользователей разбит на вкладки — роли:

  • Все — перечень всех пользователей

  • Администратор — пользователи, которые имеют доступ ко всему функционалу сервиса (без ограничений)

  • Пользователь — пользователи с привязкой к группам прав

  • Заблокирован — применяется в тех случаях, когда сотрудник на больничном, в отпуске или уволен

Для создания нового пользователя нажмите «+».

Для создания пользователя необходимо заполнить форму:

Вкладка Основные

  • ФИО

  • E-mail — электронная почта будет служить логином для входа в сервис

  • Телефон (поле необязательное)

  • Должность

  • Роль — Администратор / Пользователь / Заблокирован

  • Группа пользователей (поле необязательное)

  • Группа прав

  • Зона ответственности — настройте пользователю доступ к группам объектов и / или отдельным объектам проверок

  • Запрет входа через web-интерфейс — при включенной опции данный пользователь не будет иметь доступ к web-версии сервиса

  • Аутентификация с Active Directory — если ваша компания использует сервис Active Directory, можно настроить интеграцию (Администрирование / Настройки / Общие настройки / Включить LDAP аутентификацию)

  • Пароль — укажите пароль пользователя для входа в сервис

Вкладка Чек-Листы

Здесь вы сможете отредактировать доступность чек-листов для конкретного пользователя.

Вкладка Уведомления

На этой вкладке настраиваются e-mail уведомления с опциональными возможностями выбора условий их отправки на почту.

Примечание: в списке пользователей можно копировать пользователя. В таком случае копируется вся информация, за исключением полей: ФИО, E-mail, Пароль

После создания пользователей вы можете зайти в карточку пользователя и отправить ему приглашение на e-mail со ссылкой для входа в сервис, и далее пользователь самостоятельно назначает себе пароль для входа в сервис.
Более подробно о том, как отправить приглашение: Приглашение пользователя в сервис.

Приглашения

Данная опция упрощает процесс добавления пользователей в сервис.

Пользователю на почту поступит письмо с ссылкой для получения доступа к его учетной записи, он должен перейти по ссылке и самостоятельно установить пароль для входа в сервис.

Зайдите в «Приглашения» и нажмите кнопку «Пригласить пользователя».

Для приглашения пользователя необходимо заполнить форму:

  • E-mail — электронная почта будет служить логином для входа в сервис

  • Роль — Администратор / Пользователь

  • Группа пользователей (поле необязательное)

  • Группа прав

  • Зона ответственности — настройте пользователю доступ к группам объектов и / или отдельным объектам проверок

Также возможно направить приглашения сразу нескольким пользователям.

Создание «Шаблонов чек-листов»

Данный подраздел предназначен для создания и редактирования шаблонов чек-листов.

Раздел «Управление» > Шаблоны чек-листов

На данной странице отображена полезная информация для каждого шаблона чек-листа:

  • Дата последнего использования

  • Дата изменения шаблона и пользователь, который последним вносил изменения

  • Количество использований шаблона чек-листа

Сверху справа от перечня шаблонов чек-листов находится кнопка «+ Добавить из библиотеки».

Мы разработали крупнейшую библиотеку готовых чек-листов в РФ и СНГ и предоставляем бесплатный доступ к ней для наших пользователей.

Из библиотеки можно добавлять готовые чек-листы в CheckOffice, редактировать их в конструкторе и использовать в работе.

После добавления чек-листа из библиотеки он сразу же отобразится в списке чек-листов

Действия, которые можно совершать с шаблонами чек-листов:

  • Предпросмотр — позволяет просмотреть чек-лист

  • Пункты — позволяет перейти в конструктор чек-листов для редактирования чек-листа. Альтернативное действие для перехода в конструктор — клик по названию шаблона чек-листа

  • Параметры — редактирование дополнительных параметров чек-листа

  • Копировать — копирование шаблона чек-листа для создания нового на основе текущего

  • Изменить позицию — позволяет переместить чек-лист в списке, указав номер желаемой позиции

  • Удалить — перенос шаблона чек-листа в архив (если случайно удалили не тот шаблон — его можно восстановить: кнопка «Три точки» в верхнем правом углу вызывает меню «Архив»)

Меню с перечисленными опциями вызываем нажатием на кнопку «Двоеточие».

Есть возможность фильтровать шаблоны чек-листов по группам.
Более подробная информация об использовании фильтров в данной статье: Фильтры.

Для создания нового шаблона чек-листа нажмите кнопку «+ Создать чек-лист», после чего открывается форма, в которой необходимо заполнить ряд полей:

  • Название

  • Определить шаблон в группу (поле необязательное)

  • Инструкция (поле необязательное)

Также есть возможность настройки ряда функций:

  • Цвет иконки чек-листа — позволяет присвоить шаблону чек-листа цветовой индикатор для удобства навигации в списке шаблонов

  • Разрешить загрузку изображений из галереи — включение данной опции позволит сотрудникам добавлять фотографии из галереи телефона. По умолчанию сотрудник может добавлять только живые фотографии, сделанные с камеры устройства в момент проверки

  • Ограничить доступ при включении данной опции открывается выбор предоставления Прав на просмотр/проведение/назначение проверок по чек-листу — вы можете выбрать, какой группе прав пользователей или конкретному пользователю предоставить доступ на выполнение проверок по данному чек-листу. Остальные сотрудники не будут видеть в сервисе проверки, проведенные по данному чек-листу, не смогут проводить и назначать проверки с использованием этого чек-листа

  • Права на редактирование шаблона чек-листа — вы можете дать право определенным пользователям или группе прав пользователей редактировать созданный вами шаблон чек-листа. Данное право распространяется только на тех пользователей, в чьей группе прав есть право Управление шаблонами чек-листа

  • Обязательная геопозиция для начала и завершения проверки включение функции добавляет в отчет геопозицию на момент начала и окончания проверки по данному чек-листу

После завершения настройки шаблона чек-листа нажмите кнопку «Создать», после чего созданный чек-лист появится в общем списке шаблонов чек-листов и откроется для формирования.

Для создания чек-листа вы можете воспользоваться предложенными слева вариантами:

Структура

  • Раздел

  • Категория

Основные пункты — участвуют в формировании общей оценки по чек-листам, каждому пункту можно присвоить определенный вес в числовом значении (условная значимость пункта)

  • «Да / Нет / NA»

  • «Шкала»

  • «Выбор из списка»

  • «Числовое поле»

  • «Чек-бокс»

  • «Дата и время»

Дополнительные пункты нет участвуют в формировании общей оценки по чек-листам

  • Фото

  • Текстовое поле

  • Информация

  • Подпись

Для создания структуры чек-листа необходимо добавить как минимум:

  • Один раздел

  • Одну категорию

  • Один пункт

Конструктор работает по принципу Drag-and-drop (перетаскивание), за счет чего работать в конструкторе действительно очень просто.

Возьмите нужный элемент и поместите его в любое место чек-листа, либо кликните по элементу два раза.

Поздравляем, первичная настройка сервиса завершена


Более подробно с настройкой конструктора вы можете ознакомиться в данной инструкции: Конструктор чек-листов.

Вы нашли ответ?